Gestionnaire de la Formation Professionnelle

TN France; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une opportunité passionnante au sein d'une université prestigieuse à Paris, où vous serez responsable de la gestion administrative et financière des activités de formation professionnelle. Ce poste dynamique implique le suivi des budgets, l'organisation d'événements, et la collaboration avec divers acteurs pour assurer le bon fonctionnement des services. Vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement stimulant, favorisant l'interdisciplinarité et l'innovation. Si vous êtes motivé par la gestion et souhaitez contribuer à des projets enrichissants, cette position est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et suivi budgétaire.
• Capacité à organiser des événements et gérer des dossiers administratifs.

Responsabilités

• Traiter les dépenses et gérer les workflows.
• Organiser des colloques et séminaires, gérer les relations fournisseurs.
• Fournir un soutien logistique au laboratoire.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi budgétaire

Organisation d'événements

Maîtrise des outils bureautiques

Communication

Formation

Diplôme en gestion

Formation en administration

Outils

SIFAC

GESLAB

Forma’link

Description du poste

Gestionnaire de la Formation Professionnelle, Paris

Université Paris Descartes

L’UFR GHES comprend trois départements pédagogiques (Géographie, Histoire, Économie), sept laboratoires de recherche, ainsi que deux plateformes scientifiques et technologiques. Les spécialités en formation et recherche incluent :
En géographie : études urbaines et régionales, migrations, inégalités de développement.
En histoire : histoire des femmes et du genre, colonialismes et indépendances, études des mondes extra-européens et histoire globale.
En économie : approches hétérodoxes et institutionnalistes, théorie de la régulation, forte ouverture aux autres sciences sociales.
Ces approches sont envisagées de manière interdisciplinaire, favorisant des liens entre départements. Les laboratoires et plateformes reflètent cette pluridisciplinarité, regroupant également des chercheurs du CNRS et de l’IRD.

Ce poste de gestionnaire est rattaché au Laboratoire Ladyss (UMR 7533), qui compte 71 membres statutaires et 62 doctorants, répartis sur quatre sites universitaires (Paris Nanterre, Paris 8, Campus Condorcet, Paris Cité). Le service administratif comprend une secrétaire générale, une gestionnaire, et une chargée des données scientifiques, basée à Nanterre.

Responsabilités principales :

1. Traiter les dépenses : saisir et suivre commandes via SIFAC et GESLAB, gérer les workflows et intégrer les données.
2. Suivre les immobilisations et traiter les litiges liés aux factures et commandes, en lien avec les prescripteurs et fournisseurs.
3. Gérer les missions en France et à l’étranger : suivi, réservation de voyages et hôtels dans le cadre des marchés publics.
4. Organiser des colloques et séminaires : gestion financière, relations fournisseurs, logistique pour les invités.
5. Suivre les crédits budgétaires liés aux contrats et conventions de recherche.
6. Archiver et contrôler les pièces justificatives, établir des bilans et tableaux de bord pour le suivi financier.
7. Préparer les justificatifs financiers pour les financements (ANR, Europe, fondations) et assister lors des audits.
8. Fournir un soutien logistique au laboratoire (courrier, imprimante, gestion des accès, réservation de salles, support informatique).
9. Collaborer avec l’équipe pour assurer la continuité du service et suivre l’évolution des règles financières et d’achats.

Technicien.ne de la formation professionnelle :

1. Gérer et suivre administrativement les activités du service FA/FP.
2. Accompagner le public dans le montage de dossiers administratifs et financiers (apprentis, salariés, demandeurs d’emploi).
3. Élaborer devis, conventions FP, et gérer les dossiers avec les entreprises et financeurs OPCO.
4. Inscrire les apprentis au CFA et suivre l’avancement des contrats.
5. Vérifier les inscriptions administratives et gérer les conventions de stage.
6. Collecter et alimenter la base de données du CFA (Forma’link).
7. Maîtriser les outils bureautiques, s’adapter aux applications spécifiques, renseigner des tableaux de bord.
8. Travailler en équipe, assurer la continuité en cas d’absence, gérer son activité dans un calendrier complexe.