Gestionnaire de la cellule des diplômes de doctorat et HDR

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique de renom recherche un professionnel pour rejoindre son équipe dédiée à la gestion des doctorants et des écoles doctorales. Ce rôle essentiel consiste à éditer et certifier les diplômes, à gérer les demandes d’édition, et à collaborer avec diverses équipes pour assurer la conformité réglementaire. Vous serez également responsable de la mise à jour des procédures et des bases de données, tout en accueillant les usagers et en suivant leurs demandes. Si vous êtes passionné par l'éducation et la recherche, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative des doctorants et des écoles doctorales.
• Capacité à rédiger des procédures et à assurer la conformité réglementaire.

Responsabilités

• Éditer et certifier les diplômes de doctorat et HDR.
• Gérer les enquêtes et mettre à jour les bases de données.
• Assurer l'accueil des usagers et suivre les demandes.

Connaissances

Gestion administrative

Communication

Rédaction de procédures

Collaboration inter-équipes

Veille réglementaire

Formation

Diplôme de doctorat

Formation en gestion administrative

Outils

APOGEE

AMETHIS

DEMAT

Description du poste

Au sein de la Direction Générale Déléguée de la Recherche, International, Valorisation et Etudes doctorales (DRIVE), le pôle « Collège des Ecoles Doctorales et HDR » regroupe tous les services en lien avec la formation doctorale. Elle est composée de 35 agents et comprend 3 départements : « gestion administrative des doctorants », « gestion et animation des Ecoles Doctorales » et « formation des doctorants », ainsi qu'une équipe dédiée à l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR). La mission principale est d'éditer les diplômes de doctorat des 21 écoles doctorales et des HDR d’Université Paris cité (environ 700 par an).

1. Editer les duplicatas des diplômes ;
2. Vérifier la complétude des demandes d’édition et aider à la fiabilisation avec les équipes Inscription et soutenances du pôle CED et HDR ;
3. Certifier les qualifications auprès des organismes de recrutements ;
4. Accueillir les usagers et suivre les demandes ;
5. Rédiger les procédures pour l’organisation des missions ;
6. Mettre à jour le site internet ;
7. Gérer les enquêtes ministérielles et d’établissement en lien avec les équipes financement et formation ;
8. Appliquer la règlementation et les procédures relatives au doctorat ;
9. Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données ;
10. Communiquer et collaborer avec les équipes inscriptions et soutenances ;
11. Mettre en œuvre et tenir à jour le classement et l’archivage des dossiers des docteur.e.s ;
12. Assurer la veille réglementaire et vérifier les pièces nécessaires et la conformité.

APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants.
AMETHIS : Accès multi-établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et docteurs.
DEMAT : Application pour la gestion des soutenances.