Gestionnaire de l'offre de formation / secrétaire pédagogique

Université de Lille; Lille; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une université dynamique et innovante en tant que Gestionnaire de l'offre de formation. Vous serez au cœur des activités administratives, jouant un rôle clé dans l'accompagnement des étudiants et enseignants. Ce poste vous permettra de mettre en pratique vos compétences organisationnelles et relationnelles tout en contribuant à l'excellence académique. Si vous êtes une personne rigoureuse et adaptable, prête à relever des défis dans un environnement stimulant, cette opportunité est faite pour vous. Participez à la mission de l'université et aidez à façonner l'avenir des étudiants.

Qualifications

• Expérience confirmée dans la gestion administrative, idéalement dans l'enseignement.
• Capacité à gérer un calendrier complexe et à travailler sous pression.

Responsabilités

• Accueillir et informer enseignants, étudiants et partenaires extérieurs.
• Assurer la gestion administrative des activités du service.
• Participer à l'organisation des journées portes ouvertes et des examens.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Communication

Outils bureautiques (Word, Excel)

Capacité d'écoute

Formation

Diplôme en gestion administrative ou domaine connexe

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Description du poste

À propos

L'Université de Lille, reconnue pour son excellence académique et son engagement dans la recherche et l'innovation, accueille plus de 74 000 étudiants et 6 300 personnels au sein de ses différents campus. Elle se distingue par une offre de formation diversifiée, des infrastructures modernes, et une politique active d'internationalisation. Rejoindre l'Université de Lille, c'est intégrer un environnement dynamique et collaboratif, où la réussite des étudiants et le développement des personnels sont au cœur des préoccupations.

Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Votre mission

En tant que Gestionnaire de l'offre de formation, vous assurez l'ensemble des actes administratifs depuis l'inscription jusqu'à la délivrance des diplômes, dans le cadre d'un ou plusieurs parcours de formation. Au contact des étudiants et des enseignants, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et le suivi des activités administratives du service, participant activement à l'organisation d'événements tels que les journées portes ouvertes et les périodes d'examens.

Vos responsabilités

• Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants, stagiaires, partenaires extérieurs).
• Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service.
• Participer à l'organisation des journées portes ouvertes.
• Alimenter des bases de données et répondre aux enquêtes.
• Participer à la préparation de la rentrée et autres événements.
• Vérifier les structures d'enseignement et saisir les modalités de contrôle et des connaissances.
• Assurer une communication adaptée pour la diffusion des informations.
• Gérer les demandes d'informations relatives à la formation : réception, diffusion et traitement des courriels.
• Mettre en œuvre les opérations liées aux examens.
• Préparer les procès-verbaux pour les délibérations des jurys, de la collecte des notes à l'édition des procès-verbaux.

Plusieurs postes sont à pourvoir, sur les différents campus, avec des missions pouvant légèrement varier en fonction de la structure d'affectation et du type de formation.

Le profil idéal

Vous êtes une personne organisée et rigoureuse, capable de gérer votre activité dans un calendrier complexe. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) et avez une expérience confirmée dans la gestion administrative, idéalement dans un établissement d'enseignement ou un centre de formation. Votre sens relationnel et votre capacité d'écoute font de vous un interlocuteur de confiance pour les enseignants, étudiants et partenaires extérieurs.

Vous êtes discret(ète) et fiable, proactif(ve) et adaptable, capable de faire face aux variations de charge de travail, notamment lors des périodes de rentrée ou d'examens.

Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et contribuer à la mission de l'Université de Lille, nous serons ravis de vous accueillir !