Gestionnaire de l'offre de formation (Dpt SID)

University of Lille 1 Sciences and Technology; Villeneuve-d'Ascq; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université compétente recherche un agent administratif pour assurer le secrétariat pédagogique des formations. Vous serez responsable de l'accueil et de l'orientation des étudiants, de l'organisation des jurys et des contrôles, ainsi que de la mise à jour des emplois du temps. Le poste demande de la rigueur, une bonne expression écrite et orale, ainsi que la maîtrise de logiciels spécifiques.

Qualifications

• Connaissances théoriques sur l'environnement professionnel.
• Expérience souhaitée sur des fonctions similaires.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat pédagogique des formations.
• Accueillir et informer les étudiants et enseignants.
• Organiser les jurys et les contrôles continus.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement universitaire

Maîtrise des logiciels de gestion (Word, Excel)

Capacité à travailler en équipe

Bonne expression écrite et orale

Outils

Apogée

ADE

Mon Master

Moodle

ENT

Description du poste

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.

Votre mission

Sous la responsabilité de la responsable de l'offre de formation, il/ elle assure le secrétariat pédagogique des formations en première année de Licence (150 étudiants) et en deuxième année de Master (60 étudiants), répartie en 3 parcours avec une option transversale en Master recherche.

Activités principales et associées (1/2)

• Accueillir, informer et orienter les étudiants, futurs étudiants et les enseignants (téléphone, mail, accueil physique)
• Diffuser l'information (moodle, affichage ou autre)
• Élaborer, mettre à jour les modifications d'emplois du temps : absences, rattrapage; suivi des absences dans les services
• Participer à l'organisation des contrôles continus et terminaux : préparer les plannings des contrôles continus et des oraux, centraliser les sujets, assurer la logistique (reproduction des sujets, gestion des salles, émargements, etc)
• Organiser les jurys : saisie des notes, vérification et édition des PV, édition des relevés de notes et attestations de réussite
• Assurer le secrétariat pédagogique des étudiants (dispenses, aménagements, organisation de l'inscription dans les cours, et préparation des groupes, interdits et laisser passer)
• Suivre les candidatures des étudiants de Master, vérifier la recevabilité des dossiers
• Participer au suivi des étudiants en situation de handicap (tableau de suivi et logistique des examens)
• Participer à la modélisation des modalités de contrôles des connaissances et des règles de calcul des formations dont il/ elle a la charge dans apogée
• Réaliser les opérations de gestion courante en lien avec le domaine d'activité
• Participer à la préparation de la rentrée et événements liés au département
  
  

La fiche de poste est susceptible d'évoluer

Le profil idéal

Compétences Requises

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnel

• Connaitre le fonctionnement et l’organisation de l'université et de ses composantes
• Connaitre l'offre de formation proposée dans le département (et l'Institut)
• Connaitre la réglementation, la charte des examens, les modalités de contrôles des connaissances, les règles de progression en licence et master
• Connaitre l'organisation générale du schéma LMD
  
  

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de gestion courante (word excel)
• Savoir utiliser les logiciels et applications spécifiques : Apogée,ADE, Mon Master, Ecandidat, moodle, ENT, suivi des services enseignants, référentiel des formations, Choisis ton cours.
  
  

Savoir-faire comportementaux

• Rigueur, réactivité, discrétion, ponctualité
• Capacité à travailler en équipe, avoir le sens du relationnel
• Capacité d'écoute et d'échange
• Savoir prioriser son travail
• Devoir de réserve et de neutralité
• Bonne expression écrite et orale
  
  

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience souhaitée sur des fonctions similaires

Conditions particulières d’exercice

Disponibilité et amplitude horaire variable, contraintes calendaires fortes (pics d'activité prévisibles et réguliers) accueil permanent des usagers et des enseignants