Gestionnaire de Formation - Qualiopi H / F

Elior Santé; Créteil; Sur place; EUR 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de santé de premier plan recherche un Gestionnaire formation à Créteil. En charge de l'organisation et du suivi des formations, le candidat idéal doit disposer d'un Bac +2 à Bac +3 en Ressources Humaines et avoir entre 2 à 5 ans d'expérience. Compétences en communication ainsi que maîtrise de Microsoft Office sont essentielles. Le salaire proposé est de 32 k€ brut annuel.

Qualifications

• 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience avec les plateformes de déclaration de formation.

Responsabilités

• Gestion des prestations de formation et des rapports.
• Facturation et suivi des paiements.
• Suivi des indicateurs de performance.

Connaissances

Communication écrite et orale

Gestion du temps

Attention aux détails

Formation

Bac +2 à Bac +3 en Ressources Humaines

Outils

Microsoft Office

Bases de données

Description du poste

Rattaché(e) à la responsable du service formation, vous missions sont les suivantes :

A. Annonce des formations :

Réception et planification :

• Réception du planning des formations le 15 de chaque mois pour le mois suivant par le Responsable Hôtellerie de Santé
• Point mensuel avec le Responsable pour préciser les actions à mener.
• Création et envoi des courriers d'annonce de formation aux clients via la boîte mail du service formation.
• Archivage des courriers d'annonce dans les dossiers appropriés.

B. Rapports de formation :

• Réception et traitement des rapports de formation des formateurs.
• Extraction des informations des stagiaires et création des courriers de rapport de formation.
• Envoi des rapports aux clients et archivage des courriers.
• Scanner et archiver les rapports de formation, fichiers stagiaires, protocoles, feuilles de présence, etc.

C. Préparation et logistique pour les formations encadrement :

• Récupération des listings des participants et préparation des convocations nominatives.
• Envoi des convocations et gestion de la logistique (salle, matériel...)

Gestion des documents :

• Centralisation du recueil des besoins auprès de RRH et des Responsables Formation.
• Création et envoi des conventions de formation (collecte du nombre de personnes, nom des sites, dates...)
• Mise à jour et gestion des fichiers stagiaires (noms, date de naissance, horaire de travail…)

Facturation et suivi des paiements

• Suivi mensuel des réalisations pour la facturation par entité (ESPS, ERHS, SES, DBG).
• Coordination avec le service comptabilité pour la génération et l'envoi des factures.

Prise en charge AKTO :

• Dépôt des certificats de réalisation, feuilles de présence et factures sur la plateforme AKTO.
• Archivage des factures et des feuilles de présence.
• Suivi des paiements et rapprochement des dossiers de paiement.

Suivi des indicateurs :

• Reporting sur la base des indicateurs attendus

E. Gestion des supports et livrables de formation :

Stock et commandes et / ou impression, préparation :

• Gestion du stock des livrets de formation, commande et suivi de la facturation.
• Préparation et impression des dossiers de formation en relation avec les formateurs
• Bac +2 à Bac +3 en Ressources Humaines

Expérience professionnelle :

• 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire dans le secteur de la formation professionnelle, idéalement dans un organisme de formation.
• Expérience avec les plateformes de déclaration de formation (comme Akto), maîtrise des procédures Qualiopi, gestion de la facturation et des paiements.

Compétences techniques :

• Excellence maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Connaissance des bases de données.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Bonne maîtrise de Qualiopi

Qualités personnelles :

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Attention aux détails et précision dans le travail administratif.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Capacité à collaborer efficacement avec différents services et partenaires.

Rémunération : 32 k€

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Gestionnaire Formation • Créteil, Île-de-France, France