Gestionnaire de dossiers état civil et titres sécurisés

cdg69; Les Ulis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique de gestion administrative recherche un Gestionnaire de dossiers état civil à Les Ulis. Vous serez chargé(e) de l'accueil des usagers et de l'instruction des dossiers d'état civil. La capacité à maîtriser les outils informatiques et une bonne connaissance de l'environnement institutionnel sont requises. Ce poste est un contrat à temps complet, sans télétravail proposé.

Qualifications

• Connaissance des techniques d’accueil et de gestion des dossiers administratifs.
• Capacité de prise de notes et rédaction de documents administratifs.
• Excellente présentation et discrétion.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
• Instruire et délivrer les actes d’état civil.
• Conseiller les usagers sur les procédures administratives.

Connaissances

Connaissance de l’environnement institutionnel et local

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)

Techniques d’accueil physique et téléphonique

Capacité d’analyse

Sens du service public

Description du poste

Gestionnaire de dossiers état civil et titres sécurisés, Essonne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Il est possible de recruter une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, notamment pour un grade d'entrée de catégorie C, permettant un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Description de l'emploi : Placé(e) sous l’autorité de la Directrice des affaires générales et des relations aux usagers, vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique, ainsi que de l’instruction des dossiers des usagers concernant l’état civil et les titres sécurisés.

Missions / conditions d'exercice :

• Assurer une mission d’accueil physique et téléphonique
• Conseiller les usagers, traiter et suivre les dossiers liés à la naissance, mariage, décès, PACS, titres d’identité
• Instruire, élaborer et délivrer les actes d’état civil
• Transmettre, réceptionner et analyser les dossiers

De manière ponctuelle, vous pourriez également :

• Remplacer les agents d’accueil en cas de nécessité
• Assister les élus lors de la célébration de mariage
• Communiquer les listes de naissances, mariages, décès

Profils recherchés :

• Connaissance de l’environnement institutionnel et local
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique
• Bonne culture générale
• Capacité de prise de notes et rédaction de documents administratifs
• Goût pour la polyvalence
• Capacité d’analyse, esprit de synthèse et clarté
• Sens du service public, réactivité, dynamisme
• Discrétion, disponibilité, rigueur
• Diplomatie, calme, tact, sens de l’accueil, courtoisie, écoute
• Bonne présentation