Gestionnaire d'accueil Mairie et citoyenneté, secrétariat du Maire

TN France; Château-Gontier; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité dynamique recherche un Gestionnaire d'accueil pour intégrer son équipe. Ce rôle essentiel implique d'assurer un accueil de qualité, de gérer les formalités administratives et de travailler en étroite collaboration avec le Maire. Vous serez en charge de l'orientation du public, de la gestion des dossiers d'état civil et de la coordination des opérations électorales. Si vous aimez le contact humain et avez un sens aigu de l'organisation, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée à servir la communauté avec professionnalisme et dévouement.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives et des enjeux du recensement.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques.

Responsabilités

• Assurer un accueil de qualité et gérer les demandes du public.
• Réaliser des formalités administratives et gérer l'état civil.

Connaissances

Techniques rédactionnelles

Outils informatiques

Gestion des demandes d'aide sociale

Gestion de l'agenda

Formation

Diplôme de niveau Bac

Formation en secrétariat

Outils

Word

Excel

Logiciels métiers

Description du poste

Gestionnaire d'accueil Mairie et citoyenneté, secrétariat du Maire, Dordogne

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe, Rédacteur

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté dans l'attente d'un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Descriptif de l'emploi

Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité, maîtriser les techniques rédactionnelles, connaître et respecter les procédures administratives, comprendre les enjeux et modalités du recensement, connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics, maîtriser les techniques de secrétariat, Word, Excel, logiciels métiers.

Missions / conditions d'exercice

• Secrétariat : Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité : accueillir et orienter le public (physique, téléphonique, dématérialisé), identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, gérer le courrier, l'affichage municipal, le classement, orienter vers les services ou organismes compétents, connaître parfaitement les outils informatiques et logiciels de gestion, identifier et orienter les demandes d'aide sociale, exercer le rôle de la commune dans le Plan Partenarial de Gestion de la Demande de Logement Social, tenir l’agenda du Maire et son secrétariat.
• Etat Civil - Cimetière et formalités administratives : réception et instruction des dossiers d’attestations d’accueil, demandes d’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livret de famille, mentions, auditions), délivrance d’actes d’Etat civil, assistance administrative pour les mariages, gestion funéraire, sécurisation des processus et rédaction des actes, mise à jour des logiciels métiers, délégation de signature, fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué, organisation et coordination du recensement de la population, tenue des listes électorales, organisation des opérations électorales.

Profils recherchés - SAVOIR FAIRE :

• Adapter et organiser les services d'accueil pour une proximité accrue, optimiser la gestion des flux et réduire les temps d'attente, organiser la tenue des bureaux de vote, assurer une veille réglementaire et juridique, gérer la polyvalence et les priorités, gérer l'urgence des informations, réaliser la saisie de documents, vérifier la validité des informations.

SAVOIR ETRE :

• Goût pour le contact et l'accueil, capacité à gérer des situations conflictuelles, gestion de dossiers variés, sens de l'organisation et du service public, qualités relationnelles, discrétion et déontologie.