Gestionnaire courrier DCC / Division des cabinets (F / H)

Ministère du Travail, de la Santé, des Solidarités et des Familles; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un ministère recherche un(e) Gestionnaire de Cabinet pour assurer le traitement et la gestion des courriers adressés aux ministres. Le poste requiert des compétences organisationnelles, un bon sens du service public et la capacité à travailler en équipe. Des formations seront proposées pour l'adaptation au poste.

Qualifications

• Disposer de notions de base sur l'organisation des ministères sociaux.
• Savoir analyser des informations et synthétiser des données.
• Capacité à collecter des données chiffrées et thématiques.

Responsabilités

• Assurer le traitement des correspondances postal et électronique.
• Numériser les courriers via 'Elise / Pégase'.
• Préparer les pochettes 'courrier' pour les différents cabinets.

Connaissances

Sens de l'initiative

Travail en équipe

Sens de l'organisation

Sens du service public

Outils

Outlook

Teams

Elise-Pégase

Excel

Description du poste

Date de la vacance de l'emploi : 03 / 07 / 2025

Poste ouvert aux contractuels

CDD de 3 mois

Catégorie C

Localisation géographique : 14 avenue Duquesne - 75007 PARIS

Télétravail possible : Non

Description de l'employeur :

La division des cabinets apporte un appui aux cabinets ministériels relevant des ministères sociaux. Ses principales missions sont :

• d'assurer le soutien de cabinets ministériels et développer la mutualisation des moyens mis à leur disposition,
• d'assurer la gestion des ressources humaines de proximité, gestion du parc informatique et téléphonique, gestion et répartition des moyens logistiques,
• d'assurer l’enregistrement, l’analyse et l’orientation des courriers adressés aux cabinets des ministres,
• d'assurer la gestion des courriers des élus et des particuliers ainsi que le traitement des questions écrites parlementaires,
• de présenter les projets de textes à la signature des ministres et d’assurer le suivi de la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires,
• d'instruire les dossiers de propositions de distinctions honorifiques,
• d'intervenir à la demande des membres du Gouvernement relevant des ministères sociaux pour rechercher des solutions appropriées à des situations sociales précaires.

Description du poste :

Activités principales :

Sous l'autorité directe du chef de Pôle et de la cheffe de mission coordination du courrier des cabinets (DDC-DCC-MCC), le(la) titulaire du poste est chargé(e) d'assurer le traitement des correspondances postal et électronique adressées aux membres du Gouvernement relevant du ministère du travail, de la santé, des solidarités et des famille.

l(elle) est chargé(e) de :

• numériser via l'application de gestion électronique de documents "Elise / Pégase" le courrier

papier et électronique) en réception du service central du courrier et des boîtes aux lettres de

messageries électroniques dédiées ;

• assurer l'analyse du courrier (papier et électronique), le primo enregistrement, l'orientation et

la distribution physique et dématérialisée ;

• traiter et suivre les demandes relatives aux courriers reçus (relance, doublon, pétition,

réattribution, réorientation, réouverture, etc ...)

• préparer les pochettes "courrier" pour les différents cabinets (4 cabinets ministres actuellement) et directions et services internes.
• peut être chargé(e) par la cheffe de mission ou le chef du pôle de renseigner les

tableaux de gestion chiffrée relatifs au suivi de l'activité du Pôle ;

• peut être chargé(e) par la cheffe de mission ou le chef de pôle d'effectuer l de renseigner les tableaux de gestion chiffrée et thématisée relatifs au suivi de l'activité du pôle "webmail".

Conditions particulières d’exercice :

Contraintes en termes de respect de delais de traitement de l'information

Période de forte activité (annonce médiatique, actualités ministérielles, remaniement, ...)

Réactivité

Discrétion professionnelle

Descriptif du profil recherché :

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles

solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.

M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,

conseiller les autres agents, optimiser le résultat.

A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous

le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.

N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus

vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Organisation des ministères sociaux et de l'environnement institutionnel

Application bureautique / informatique (Outlook, Team, Elise-Pégase)

Analyser une information, une correspondance

Synthétiser les informations et les données à saisir

Collecter des données (chiffrées et thématiques)

Savoir-être :

Sens de l'initiative et du travail autonome

Aptitude à travailler en équipe

Sens de l'organisation

Sens du service public

Savoir-faire :

Le poste convient à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle

Formations prévues dans le cadre de l’adaptation au poste de travail :

Formation interne "initiale" sur l'application "Elise-Pégase" (GED-ECM de gestion et suivi de la correspondance)

Formation à la messagerie Outlook

Formation à la messagerie Teams

Formation initiale Excel (si nécessaire)

Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) :

Documents à transmettre : CV et lettre de motivation

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Gestionnaire Cabinet • Paris, Île-de-France, France