Gestionnaire centre de formation

Hôpitaux Paris Est Val-de-Marne; Saint-Maurice; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Saint-Maurice recherche un chargé de mission pour gérer son centre de formation. Vous serez responsable de l'accueil des participants, de l'organisation des formations et de la gestion administrative. Le candidat idéal doit avoir des compétences en communication, gestion de budget et rédaction de documents. Ce poste à temps plein implique des déplacements occasionnels.

Prestations

Formations proposées pour l'intégration

Utilisation possible des véhicules de l'hôpital

Qualifications

• Être capable d'accueillir et orienter les clients, formateurs et prestataires.
• Analyser et justifier des résultats à partir de données et tableaux de bord.
• Compétences en gestion budgétaire et administrative.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'information concernant les formations.
• Réservation et préparation logistique des salles de formation.
• Suivi et mise à jour des dossiers de formation.

Connaissances

Accueillir et orienter les clients

Analyser des données

Gérer un budget

Communiquer digitalement

Rédiger des documents

Organiser et archiver des données

Outils

Logiciels de gestion et communication

Logiciel de gestion de formation

Description du poste

Overview

Les HPEVM se dotent en 2025 d’un centre de formation chargé de la vente de formations à destination d’agents d’autres établissements de santé et structures médico-sociales.

Le chargé de mission assure, sous la houlette de la responsable formation, la gestion du centre : réponses aux courriers adressés au centre, établissement des devis et de la facturation des actions de formation, gestion des formateurs en lien avec le service de recrutement de la DRH, recensement auprès des pôles des actions de formation réalisées par les agents de l’établissement susceptibles d’être ouvertes à l’extérieur de l’hôpital, rédaction et mise à jour du catalogue des formations et de la page dédiée sur le site Internet des HPEVM, réalisation d’actions de communication.

Responsabilités

• Accueil, orientation et information aux personnes concernant les formations proposées par le centre de formation des HPEVM
• Réservation, préparation logistique, ouverture / fermeture des salles de formation
• Accueil des participants et des formateurs (accueil physique et en distanciel)
• Réception, traitement des courriers, inscriptions, renseignements, dossiers, ou tout document en lien avec le centre de formation (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Suivi des statistiques, du bilan des formations, renseignement des indicateurs pédagogiques et financiers du centre de formation
• Suivi et mise à jour des dossiers de formation
• Facturation et suivi des prestations réalisées : émission d’avis des sommes à payer, relance factures, paiement des prestations : formateurs, autre prestataires, etc…
• Renseignement et suivi des critères qualité liés au centre de formation (QUALIOPI, DRIEETS, etc…)
• Renseignement, suivi, mise à jour des données formation sur les logiciels informatiques (Intranet, Internet, Outlook, Word, Excel, Power Point, TEAMS, ZOOM……)
• Collaborer à la mise en place des projets de formation en lien avec les partenaires internes et externes

Compétences requises

• Accueillir et orienter les clients, formateurs, prestataires du centre de formation
• Analyser des données, tableaux de bord et justifier des résultats
• Gérer un budget et rapporter à sa hiérarchie tout risque d’écart
• Communiquer via les outils numériques disponibles auprès des potentiels clients : élaborer un catalogue de formation, le diffuser, etc…
• Rédiger des notes, courriers, convocations, conventions, émargements, tout document en lien avec le centre de formation
• Facturer les prestations réalisées
• Organiser, classer et archiver des données, informations et documents du centre de formation

Connaissances requises

• Logiciels de gestion et communication
• Logiciel dédié à la gestion de la formation
• Organisation et fonctionnement des établissements publics de santé
• Gestion budgétaire et administrative
• Réglementation de la formation continue
• Connaissance des critères réglementaires et de normes de qualité des centres de formation (QUALIOPI, DRIEETS, etc…)

Qualités requises

• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Aisance rédactionnelle
• Aisance relationnelle, capacité à instaurer un dialogue constructif avec son interlocuteur
• Capacité à identifier et gérer les priorités
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité de proposition

Conditions de travail

Temps plein – 7 h 40 par jour modulés selon les priorités d’organisation du service entre 8h30 et 17h10

Spécificité du poste

Poste localisé principalement sur le site de Saint-Maurice; des déplacements ponctuels sur le site des Murets des Hôpitaux Paris Est Val de Marne (utilisation possible des véhicules de l’hôpital).

Des formations seront proposées pour accompagner l’intégration dans le poste en tenant compte du profil du candidat retenu.

Risques professionnels :

Travail sur écran. Echanges possibles avec des interlocuteurs mécontents.