Gestionnaire approvisionnement (H/F) _ Service D.S.E. Lommelet

EPSM de l'agglomération lilloise - GHT Psy NPdC; Lille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé publique à Lille recherche un Gestionnaire approvisionnement. Vous serez responsable de l'organisation des achats, du suivi des dépenses et de la gestion des communications. Les candidats doivent avoir des compétences en gestion administrative et un intérêt pour les marchés et fournisseurs. Ce poste demande autonomie et capacité à prioriser les tâches. Horaires variables, permis B requis pour déplacements occasionnels.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative souhaitée.
• Compétences en budget et suivi des dépenses.
• Connaissance des marchés et fournisseurs.

Responsabilités

• Participer à l'organisation des achats et approvisionnements.
• Assurer le suivi des dépenses de transports sanitaires.
• Gérer les dépenses de communication et culture.
• Interface avec les services pour les dysfonctionnements.
• Rédiger des comptes-rendus et centraliser les supports.

Connaissances

Dynamisme

Discrétion

Autonomie

Gestion des priorités

Capacité d'analyse et de synthèse

Capacité d'écoute

Formation

Catégorie C Adjoint Administratif

Outils

Logiciels métiers (GEF, BO)

Description du poste

Gestionnaire approvisionnement (H/F) – Service D.S.E. Lommelet

Description du contexte et de l’environnement du poste

Le périmètre d’intervention de la Direction des Services Economiques (D.S.E.) est large et comprend notamment les achats alimentaires, les achats en produits d’entretien, hôtelier et hygiène, les fournitures de bureau, les abonnements, ainsi que les achats de prestations de service (nettoyage, transports sanitaires, affranchissement, communication et entretien du parc automobile, etc.).

Missions et responsabilités

• Participer à l’organisation de la réponse aux besoins de l’établissement en matière d’achats et d’approvisionnement relevant du périmètre de la DSE, dans le respect des budgets dédiés et des conditions d’exécution des marchés concernés.
• Assurer ponctuellement des missions de secrétariat.
• Missions de gestionnaire
  • Assurer le suivi des dépenses de transports sanitaires : réponse aux questions des services de soins, suivi des EI, vérification des factures avant liquidation.
  • Assurer le volet administratif du suivi du parc automobile :
    • suivi des dépenses de carburant, vérification des factures avant liquidation,
    • suivi et mise à jour des listings (cartes carburant, véhicules enregistrés dans le logiciel de facturation des frais de stationnement),
    • interface avec les services et/ou les prestataires (carburant, frais de stationnement) en cas de dysfonctionnement,
    • gestion des réceptions de PV : démarches en lien avec les services pour identifier l’auteur si non connu, interface avec les organismes concernés, dans le respect des délais impartis
    • gestion des sinistres en lien avec l’assureur de l’établissement
  • Assurer la gestion des dépenses communication et culture : estimation et suivi des dépenses (fournitures, prestations) en lien avec la Direction de la Communication et de la Culture, passage des commandes dans le respect des conditions d’exécution des marchés concernés, vérification des factures avant liquidation.
  • Assurer la gestion des dépenses d’imprimés et des prestations intellectuelles relevant du périmètre DSE (honoraires d’avocat, interprètes, missions diverses, etc.).
  • Assurer le rôle de régisseur suppléant sur la régie de dépenses d’activités thérapeutiques : gestion de la liquidité remise aux sous-régisseurs, gestion des bons d’achat d’enseignes ciblées, gestion de bons de commande et suivi des dépenses correspondantes.
• Assurer la gestion des dépenses d’une part secrétariat et secrétariat du service en cas d’absence de la titulaire (planification de réunions, rédaction de comptes-rendus, centralisation de supports, mise à jour de tableaux de suivi).

Une polyvalence est attendue entre les différents gestionnaires de la DSE afin d’assurer une continuité du service.

Caractéristiques du poste

• Lieu d'exercice : EPSM de l’Agglomération Lilloise – Service D.S.E. - 1 rue de Lommelet - 59350 SAINT ANDRÉ LEZ LILLE
• Grade : Adjoint Administratif (Catégorie C)
• Temps de travail : 100%
• Horaires : variables en fonction des impératifs de service, sur la base de 38H20/semaine
• Risque professionnel :
  • travail sur écran et sur clavier en continu
  • déplacements possibles mais rares sur les différents sites de l’établissement (véhicule de service) – permis B en cours de validité exigé

Compétences attendues

Savoir Être

• Dynamisme
• Discrétion
• Autonomie
• Capacité à gérer les priorités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’écoute

Savoir-faire

• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils bureautiques et/ou logiciels métier
• Optimiser les dépenses relatives à son champ de compétence

Connaissances requises

• Marchés, produits et fournisseurs : connaissances opérationnelles
• Gestion budgétaire : connaissances opérationnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
• Utilisation des logiciels métiers (la GEF, BO) : connaissances opérationnelles

Remarque : ce descriptif est basé sur les informations fournies et peut contenir des éléments répétitifs ou superflus tirés du texte d’origine.