Gestionnaire adminitratif.ve et pédagogique en formation continue – F / H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD; Villetaneuse; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Sorbonne Paris Nord recherche un gestionnaire administratif en formation continue pour son département. Le rôle inclut la gestion des secrétariats pédagogiques et la planification des formations, ainsi que l'accueil des usagers. Les candidats doivent avoir au moins un baccalauréat et démontrer de solides compétences organisationnelles et interpersonnelles. La mission commence le 1er septembre 2025 avec une rémunération compétitive.

Qualifications

• Maîtriser l'expression écrite et orale.
• Avoir une connaissance générale de la gestion administrative.
• Savoir respecter la confidentialité.

Responsabilités

• Gérer et organiser les secrétariats pédagogiques.
• Planifier la formation et assurer la gestion des dossiers.
• Accueillir et informer les usagers.

Connaissances

Rigueur

Communication

Organisation

Formation

Baccalauréat

Outils

Apogée

Pegase

Moodle

Excel

Word

Description du poste

• lt;p>L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.< / p>

  Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.< / p>

  L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.< / p>

  Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.< / p>

  La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.< / p>

  Intitulé du poste : Gestionnaire adminitratif.ve et pédagogique en formation continue – F / H
  Catégorie : B
  Quotité d’affectation sur le poste : 100%
  Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
  Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
  Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
  Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3< / p>

   < / p>

  Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
  Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)
  Composition du service (effectifs) : 28
  Fonction d’encadrement : non
  Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Formation Professionnelle< / p>

  Description du poste : missions et activités
  - Assistance à l’enseignement : Gérer et organiser les secrétariats pédagogiques du Diplôme d’Université
  Organisation pour l'harmonisation en Afrique du droit des affaires (OHADA) ; de la Licence Droit et des Masters Droit des Affaires dans le cadre de la convention avec l’Institution d’Etudes Francophones en Grèce (IDEF)
  - Accueillir et informer les étudiants et les stagiaires
  Missions Activités
  • Gérer et organiser le secrétariat pédagogique en formation professionnelle
  A destination des stagiaires, enseignants, établissements et organismes de formation partenaires :
  -Planifier la formation : sélection, examens, soutenances
  -Assurer la gestion des dossiers : campagne de candidatures (e-candidat), inscription, arborescence sur Apogée / Pegase, saisie des notes, attestations de réussite, attestations de présence
  - Accompagner les partenaires et les stagiaires sur la démarche d’inscription
  -Gérer les aspects logistiques : locaux, matériel, fournitures, reproduction de sujets
  -Gérer les modifications d’emploi du temps
  -Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants : saisir les éléments pédagogiques sur Apogée / Pegase
  -Organiser les sessions d’examens, d’entretiens et les jurys : sélection, convocation, VAP, diplôme
  -Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, convoquer le jury, saisir les notes et établir les procès- verbaux d’examens
  -Gérer les réclamations éventuelles (report des notes)
  -Editer et transmettre aux intéressés et aux partenaires les certificats de scolarité, relevés de notes, l’attestation de réussite et le supplément au diplôme, et demander une apostille si nécessaire
  -Classer et archiver les documents (copies d’examens, des procès- verbaux...)
  -Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur
  Apogée
  -Modéliser et suivre l’évolution des maquettes sur Apogée / Pegase
  -Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
  -Participer aux différentes enquêtes statistiques
  - S’assurer du paiement des frais de formations et d’inscriptions des stagiaires
  - Gérer le Moodle pour les formations en distanciel
  • Accueillir et informer les usagers
  -Accueillir de l’ensemble des publics
  -Renseigner et informer les usagers sur les cursus et les dispositifs de financement
  -Accompagner les publics dans la constitution des dossiers de candidatures, d’inscription et de financement
  -Répondre aux demandes de renseignements (téléphone, courriel, courrier postal)< / p>

   < / p>

  Outils spécifiques à l’activité
  Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée / Pegase, E-candidat, Hyperplanning, Fca
  manager, Moodle et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams…< / p>

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  Poste à pourvoir au 1er septembre 2025.
  Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an renouvelable).
  Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
  Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.< / p>

  Contacts
  Nom – Prénom : VERSAVEAUD Lidwine
  Fonction : Directrice administrative de l’UFR DSPS
  Adresse administrative : 99 avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 VILLETANEUSE
  Téléphone : 01 49 40 33 08 < / p>

  Nom – Prénom : MAGOT Marine
  Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité
  carrière de l’université
  Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
  Téléphone : 01.49.40.36.96 < / p>

  Connaissances / Savoir
  Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur
  Connaître les règles de scolarité
  Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
  Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion
  administrative de la fonction publique
  Savoir faire
  Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil
  Savoir rechercher l’information et la transmettre
  Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion
  pédagogique (Apogée / Pegase, Hyperplanning, ecandidat, Moodle …)
  Savoir être
  Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y
  répondre de manière courtoise)
  Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe
  Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe
  Savoir respecter la confidentialité
  Savoir prendre des initiatives
  Savoir travailler en autonomie< / p>

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