Gestionnaire administrative

cdg69; Occitanie; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité recherche un Adjoint Administratif pour un remplacement. Le rôle inclut la gestion des accès, le secrétariat, et la coordination des divers dossiers administratifs. Le candidat devra faire preuve de rigueur, d'écoute et posséder une formation administrative, tout en étant capable de travailler en équipe.

Qualifications

• Connaissances en Finances Publiques et Commande Publique.
• Capacité de travailler en équipe.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Participer à la gestion de l’agenda des membres du Comité de Direction.
• Réaliser le secrétariat administratif et suivi documentaire.

Connaissances

Qualités relationnelles

Rigueur

Ouverture d’esprit

Formation

Formation à dominante administrative

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi La Gestionnaire Ressources Transverse concourt à la coordination générale de la structure.
Elle assure, en binôme, les fonctions d'accueil physique et téléphonique.
Elle est un appui de gestion administrative au sein des différentes directions (notamment sur le volet technique suivi administratif des dossiers notamment la gestion des différentes conventions, envoi des documents relatifs à la vie des dossiers, information des particuliers… ).
Elle participe à la gestion transversale des ressources.
Elle assure, en binôme avec la Gestionnaire Gestion des Assemblées et Protocole, le suivi des dossiers et la gestion de l’agenda de la Direction Générale et la mise en œuvre des fonctions de communication. Ensemble, elles participent à la transversalité et contribuent à la facilitation des relations internes au sein des services supports et opérationnels de la collectivité. Missions / conditions d'exercice Secrétariat général :
-Assure l’accueil physique et téléphonique, les renseignements divers,
- Participe à la gestion de l’agenda des membres du Comité de Direction,
- Assure le secrétariat administratif (courriers institutionnels, courriels, scan des courriers reçus et envoyés, suivi du courrier, enregistrement et distribution du courrier, envoi de documents…) et le suivi documentaire associé,
- Assure la rédaction de courriers et comptes rendus,
- Assure les différentes réponses aux collectivités et aux particuliers,
- Elabore et tient des documents types, modèles et indicateurs divers,
- Participe au dispositif d’information interne et garantit la bonne circulation de l’information,
- Renseigne, actualise et traite les différents documents et tableaux de bord,
- Participe au classement et à l’archivage.


Appui aux Directions :
- Co-organise les réunions ou commissions et gère les convocations associées,
- Prépare les dossiers pour les instances/commissions/réunions,
- Réalise les accusés de réception des demandes d’emploi,
- Elabore et tient des documents types, modèles et indicateurs divers (fiche de saisine du CST,…),
- Gérer les réponses négatives au demande d’emploi/stage,
- Appui rédactionnel Direction RH et Affaires juridiques (nouvelle procédure à créer ou uniformiser, …),
- Assure l’appui aux secrétariats des autres Directions, notamment en cas d’absence d'agent ou de surcharge ponctuelle notamment suivi documentaire et support à la gestion des dossiers. Profils recherchés Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement de l’Etat, des administrations et institutions,
- Connaissances basiques en matière de Finances Publiques et de Commande Publique.

Savoir être :
- Bonne écoute,
- Qualités relationnelles,
- Qualités rédactionnelles,
- Ouverture d’esprit,
- Curiosité,
- Rigueur.

Compétences requises :
- Sens du service public,
- De formation à dominante administrative,
- Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Maîtrise des outils bureautiques,
- Capacité de communiquer avec une certaine pédagogie,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Capacités d'organisation et autonomie.