Gestionnaire administratif(ve) H/F

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : IRA de Lille
  IRA de Lille - Secrétariat général - Site de Nanterre
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Télétravail possible Oui

Responsabilités

1. Gestion administrative courante
   - Recevoir, orienter et informer les usagers du site de Nanterre (accueil physique de second niveau en lien avec l’accueil général, accueil téléphonique et mail)
   - Traiter et suivre des demandes administratives internes et externes
   - Tenir des agendas et organiser les réunions (déplacements de la directrice et des chefs de services centraux sur le site de Nanterre)
   - Rédiger les comptes-rendus de réunions
   - Archiver et mettre à jour les documents administratifs (intervenants / élèves) en lien avec les acteurs concernés des services centraux (gestionnaire administrative élèves, gestionnaires financières, agent comptable) selon la nature des documents
   - Elaborer différentes bases de données (institutions locales, prestataires)
   - Suivre les différents contrats spécifiques et les services faits des interventions sur le site de Nanterre
   - Suivre les différentes conventions partenariales avec des institutions
   - Assurer le relais de tous les documents financiers vers le service financier site de Lille
   - Apporter son soutien dans la gestion administrative des élèves notamment dans les opérations de rentrée et de sortie des promotions
2. Gestion des frais de déplacements
   - Recueillir, instruire les demandes de frais de déplacement dans les délais prescrits, des intervenants et des élèves dans le cadre de leurs missions et de leurs formations, conformément à la réglementation en vigueur et aux procédures (service fait, instruction, visa de l’adjoint, liquidation, transmission à l’agent comptable pour mise en paiement, dématérialisation des documents)
   - Remplir le tableau de bord prévu et partagé avec les services pour un suivi précis des dépenses de déplacements.
   - Elle recueille, classe et vérifie les abonnements domicile travail transmis par les élèves du site de Nanterre en étroite collaboration avec les gestionnaires financières
3. Gestion et suivi des événements, temps forts sur le site de Nanterre
   - Préparer logistiquement en lien avec l’assistant logistique et les services concernés les différents évènements organisés sur le site de Nanterre (rentrée des élèves, regroupement de la promotion sur le site de Nanterre, déplacements de la direction ou des équipes du site de Lille vers Nanterre, réunions de partenaires)
   - Identifier les besoins en termes d’espaces, identifier les prestataires locaux pour répondre aux besoins (transport, restauration, hébergement)
   - Faire des devis et transmettre aux services centraux pour établissement des bons de commande
   - Elaboration de tableaux de bord partagés pour les suivis spécifiques site de Nanterre
   - Assurer la continuité de service en l’absence de l’assistant logistique
4. Participer au contrôle interne comptable et financier
   - Participer à l’élaboration ou à l’actualisation de procédures
   - Veiller à l’application harmonisée des procédures

Profil recherché

Connaissances : Environnement administratif, institutionnel / Droit, réglementation / Connaissance du décret et des procédures GBCP / Réglementation des frais de déplacement dans la fonction publique d'Etat / Hygiène, sécurité et conditions de travail / Achats et marchés publics
Savoir-Faire : Savoir planifier et organiser sa charge de travail / Savoir effectuer une recherche réglementaire ou documentaire / Utiliser et produire des restitutions d'information / Appliquer des procédures et des règles administratives / Appliquer les règles de traçabilité / Qualités rédactionnelles : niveau maîtrise / Bureautique : maîtrise de Word et Excel, Adobe, messagerie)
Savoir-Etre : Savoir s’adapter et se positionner dans son environnement / Savoir inscrire son travail dans une organisation collective en bi-site / Adaptabilité accrue notamment acceptation des évolutions organisationnelles / Travail en autonomie, en rendant compte de manière formalisée / Avoir le sens de l’initiative / Savoir analyser et synthétiser / Savoir écouter / Faire preuve de capacités relationnelles et de communication / Savoir gérer des échéances / Savoir travailler en équipe et en mode projet / Goût pour exercer dans une école de formation

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Éléments de candidature

Personnes à contacter

Zahra BROCHOT, Secrétaire générale 06.83.69.35.07

Qui sommes-nous?

L'Institut régional d'administration de Lille est l'un des cinq instituts chargés d'assurer la formation initiale des attachés de la fonction publique de l'Etat. Il contribue également à la formation professionnelle tout au long de la vie des agents publics français ou étrangers. Il participe à l'organisation des concours d'accès aux IRA et à la mise en oeuvre des préparations à ces concours. Il met également en œuvre des dispositifs d'accompagnement des transitions professionnelles.
Il participe aux relations partenariales et de coopération européenne et internationale dans le domaine de l'administration publique.
Sous la tutelle de la direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP), l'IRA de Lille est un établissement public administratif composé de 33 agents, sous l’autorité d’une directrice avec cinq services : la direction de la formation initiale, la direction de la formation continue, la communication et les partenariats, le service informatique et le secrétariat général. En 2025, l’IRA de Lille aura à gérer deux sites de formation l’un à Lille et un site pilote à Nanterre, installé sur le campus de l’université de Paris Nanterre.