Gestionnaire administratif-ve et moyens généraux

Service Civique Solidarité Seniors; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un poste d'Agent de maîtrise est proposé au sein d'une organisation, chargé de l'organisation des réunions et de la gestion d'outils internes. Les responsabilités incluent la planification, le suivi logistique et le soutien administratif. Ce rôle requiert rigueur, organisation et une expertise dans les outils bureautiques, avec une rémunération attractive.

Prestations

Mutuelle

Chèques déjeuner

Qualifications

• Minimum 1 an d’expérience requis.
• Expérience dans le milieu associatif est un plus.

Responsabilités

• Organiser les réunions, séminaires et gérer la logistique associée.
• Gérer la boîte mail nationale et le courrier.
• Assurer l’intégration et le départ des collaborateurs.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Capacité d’anticipation

Polyvalence

Gestion du stress

Outils

Outils informatiques et bureautiques

Description du poste

ASSISTER LA DIRECTION DANS L’ORGANISATION DE REUNIONS ET LA GESTION DES OUTILS ET DES RESSOURCES INTERNES

Organiser les réunions, les instances et les séminaires (coordination d’agenda, envoi des invitations, impression de supports et constitution de dossiers, réservation de salles, de transports, d’hôtels, suivi du coût réel des événements, commande de matériel ad hoc,

Organiser, planifier, classer et mettre à jour les ressources internes (documents, supports, organigramme)

Être le référent du bon fonctionnement et de l’administration des accès aux outils bureautiques utilisés en interne

Gérer la boîte mail «contact» nationale

Gérer le courrier arrivant au siège

Transmettre au service comptabilité et faire le suivi des factures et des paiements en CB

Etre en soutien des pôles nationaux en cas de besoin d’appui et en accord avec le manager

Assurer la commande, le suivi et la gestion de la flotte des téléphones mobiles, des ordinateurs portables, et du mobilier

Assurer le support aux salariés conducteurs et la gestion administrative relative au parc automobile, via notamment :

Suivi des livraisons et restitutions

Suivi des maintenances

Suivi des kilométrages

Gestion des contraventions

Gestion des sinistres

Assurer l’intégration et le départ des collaborateurs, en lien avec le pôle RH et les managers, via notamment :

Commande, paramétrage et envoi du matériel

Organisation des livraisons / restitutions véhicules, le cas échéant

Gestion des conventions de mise à disposition des véhicules et du matériel

Mettre à jour les procédures ayant trait aux moyens généraux

Savoir-être :

Organisation, rigueur et capacité d’anticipation

Polyvalence et capacité d’adaptation

Aisance relationnelle avec les collaborateurs en interne et les prestataires externes

Sens de l’initiative et autonomie

Gestion du stress

Discrétion

Savoir-faire :

Maîtriser les outils informatiques et bureautiques

Savoir gérer les priorités, les urgences et respecter les délais

Savoir travailler en réseau dans un environnement mouvant

Savoir rendre compte de son activité

Minimum 1 an d’expérience requis.

Expérience dans le milieu associatif est un plus.

Statut : Agent de maîtrise

Rémunération : 2463,44 € bruts mensuels + mutuelle + chèques déjeuner

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation

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