Gestionnaire administratif-ve

INRAE; Avignon; Sur place; EUR 22 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Jusqu’à 30 jours de congés

RTT 15 jours par an

Aide au développement des compétences

Multitude d’avantages sociaux et prise

Résumé du poste

INRAE Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche une personne pour assurer des activités d’assistance administrative et de gestion des ressources humaines au sein du centre. Vous interviendrez sous la direction du Directeur des Services d’Appui à la Recherche et de son adjointe, et serez l’interface entre la direction et les agents.

Vous assurerez des tâches variées: gestion d’agendas, organisation de réunions, suivi des dossiers, formation et vie de l’unité, et participation à l’accueil des

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac dans le domaine de la gestion administrative, des ressources humaines ou domaine similaire.
• Une première expérience dans la gestion administrative, les ressources humaines ou l’assistanat de direction est appréciée.

Responsabilités

• Assistance à la direction et coordination administrative.
• Gestion des agendas de la direction et organisation des réunions avec rédaction des comptes rendus.
• Suivi des dossiers administratifs et des échéances, gestion du suivi RH et formation.
• Mise à jour des bases de données et transmission des informations au centre.
• Préparation et mise en forme des documents unitaires et coordination avec le service communication.
• Organisation des elections locales et nationales et suivi des absences des personnels.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Fiabilité

Relationnel

Pédagogie

Esprit d'équipe

Formation

Baccalauréat (BAC)

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous rejoindrez le centre de recherche INRAE Provence-Alpes-Côte d’Azur, qui rassemble environ 1 200 agents répartis sur plusieurs sites. Vous intégrerez les Services d’Appui à la Recherche, qui regroupent les fonctions administratives et les moyens nécessaires au bon fonctionnement du centre.

Dans le cadre du remplacement temporaire de la gestionnaire actuellement en poste, pendant la durée de son congé maternité, vous travaillerez au sein de cette équipe, sous la responsabilité directe du Directeur des Services d’Appui à la Recherche et de son adjointe.

Vous aurez un rôle central dans la coordination de la vie de l’unité et serez l’interface entre la direction et les agents. Vous assurerez des activités variées d’assistance administrative, d’organisation et de soutien logistique, ainsi que le suivi de dossiers liés aux ressources humaines et à la formation.

Votre activité contribuera au bon fonctionnement quotidien de l’unité, à la circulation des informations et au suivi des échéances administratives. La diversité de vos missions vous permettra d’être au cœur des échanges entre la direction, les équipes et les différents services du centre.

Dans ce cadre, vous serez en charge des activités suivantes :

• Assistance à la direction et coordination administrative
• Vous gérez les agendas de la direction.
• Vous préparez et organisez les réunions, puis rédigez et diffusez les comptes rendus.
• Vous assurez le suivi des dossiers collectifs et contrôlez les échéances.
• Vous organisez les rencontres et manifestations en lien avec le service communication.
• Vous transmettez les informations au sein de l’unité et du centre.
• Vous mettez à jour les bases de données
• Gestion administrative des ressources humaines
• Vous participez à la gestion administrative des personnels en appliquant les procédures dédiées.
• Vous suivez les campagnes collectives, notamment les campagnes d’avancement et d’arbitrage.
• Vous préparez les dossiers de recrutement et contribuez à l’accueil des personnels non titulaires.
• Vous assurez le suivi des entretiens professionnels et des titularisations.
• Vous suivez les astreintes, les sujétions, les visites médicales et les évolutions de situation des agents.
• Vous mettez à jour les fichiers de suivi des personnels.
• Formation et vie de l’unité
• Vous recensez les besoins en formation de l’unité.
• Vous centralisez et synthétisez les demandes pour préparer le plan de formation annuel.
• Vous assurez le suivi des demandes et des inscriptions aux formations.
• Vous gérez la badgeuse et le suivi des absences.
• Vous contribuez à l’organisation des élections locales et nationales.
• Vous préparez et mettez en forme les documents nécessaires aux activités de l’unité.

Formations et compétences recherchées

BAC

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac dans le domaine de la gestion administrative, des ressources humaines ou dans un domaine similaire.

Une première expérience dans la gestion administrative, les ressources humaines ou l’assistanat de direction est appréciée.

Savoir-faire

• Vous gérez votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes.
• Vous appliquez des procédures et des règles administratives.
• Vous assurez le suivi des dossiers et anticipez les échéances.
• Vous rédigez et mettez en forme des documents administratifs.
• Vous utilisez les logiciels et outils bureautiques adaptés à votre activité.

Savoir-être

• Sens de l’organisation.
• Rigueur et fiabilité.
• Sens du relationnel.
• Capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie.
• Goût pour le travail en équipe.
• Capacité à rendre compte et à alerter sur les échéances.

Votre qualité de vie à INRAE

• jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
• d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
• de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
• d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
• de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
• d'activités sportives et culturelles ;
• d'une restauration collective.

Les personnes accueillies à INRAE, établissement public de recherche, sont soumises aux dispositions du Code de la fonction publique notamment en ce qui concerne l’obligation de neutralité et le respect du principe de laïcité. A ce titre, dans l’exercice de leurs fonctions, qu’elles soient ou non au contact du public, elles ne doivent pas manifester leurs convictions, par leur comportement ou leur tenue, qu’elles soient religieuses, philosophiques ou politiques. > En savoir plus : site fonction publique.gouv.fr