Gestionnaire administratif operateur de saisie H/F

Gestionnaire administratif operateur de saisie H/F, Nice

Contexte du recrutement et définition de poste

Au sein de la DGA Famille, Éducation, Sports et Loisirs, le service « Travaux » de la Direction Education recueille les demandes d’interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice.

Il programme les travaux à réaliser, gère en régie les travaux de maintenance et assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs.

En qualité de Gestionnaire administratif opérateur de saisie, vous assurerez :

- La création et/ou traitement des demandes d’intervention des écoles sur le logiciel dédié (ASTECH/OPUS).

- Le suivi des interventions.

- L'exécution de certaines tâches administratives.

Traitement des demandes formulées dans la boite mail générique du service :

*Lecture rapide des mails sur la boite générique pour identification des urgences :

- Création des fiches d’intervention sur AS-TECH.

- Réaffectation des demandes ne relevant pas des ateliers scolaires et opérer leur suivi (travaux en régie/ travaux externalisés).

* Traitement du reste des demandes figurant dans la boite générique :

- Saisie dans OPUS pour agréments dans AS-TECH et impression fiche d’intervention.

- Réponse aux écoles + copie ateliers scolaire pour classement « DOSSIERS ECOLE ».

Traitement des demandes formulées sur OPUS :

- Visualisation des demandes en attente sur OPUS.

- Vérification de l’existence des demandes dans AS-TECH.

- Agréments des demandes (ou refus selon le cas et réaffectations des demandes).

- Impression des fiches d’intervention.

Réception des appels téléphoniques pour traitement des urgences :

- Création de la fiche d’intervention en direct sur le logiciel AS-TECH pour transmission au responsable d’unité concerné.

- Renseignement sur le suivi des demandes aux différents interlocuteurs.

Traitement des fiches journalières :

- Pointage et suivi des fiches journalières des agents de chaque unité.

- Saisie des fiches journalières dans le logiciel AS-TECH.

Exécution de certaines missions administratives :

- Tenue de tableaux de suivi (intempéries, prestataires…).

- Classement et archivage de documents.

- Préparation de réponses des suivis d’interventions pour les divers correspondants.

- Suppléant pour la tenue des statistiques du service.

Conditions de travail :

- Travail de bureau.

- Activité principale sur écran informatique.

- Travail 37 heures 30 sur 5 j + 14 j RTT (journée de solidarité déduite).

- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT).25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés.

- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables.

- Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions…

- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif.

- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains.

- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine.

- Formations et perspectives d’évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Profil recherché

Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière Administrative ou Technique.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : Baccalauréat professionnel Secrétariat/Brevet d'Etudes Professionnelles Secrétariat.

Compétences :

- Recueillir et insérer des données dans la base existante.

- Savoir utiliser les logiciels mis à sa disposition.

- Se conformer aux procédures mises en place.

- Connaître l'organisation fonctionnelle de son service et en suivre les évolutions.

- Être capable de prioriser les demandes urgentes.

- Connaître les modes de classement et d'archivage des documents.

- Apporter sa contribution à un groupe de travail.

- Formation au logiciel de gestion interne OPUS et ASTECH.