Gestionnaire administratif (h/f) - Commune de Nice

Communes; Provence-Alpes-Côte d'Azur; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité locale recherche un Gestionnaire administratif pour la Direction de l'Éducation à Nice. Vous serez en charge de traiter les demandes d'intervention des écoles, de suivre les opérations de travaux et d'effectuer des tâches administratives. Un diplôme BAC à BAC+2 en secrétariat est requis. Ce poste implique de gérer plusieurs urgences et de travailler en étroite collaboration avec les équipes. Poste à pourvoir à partir du 01/09/2025.

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire en collectivité publique.
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels standards.

Responsabilités

• Traiter les demandes d'intervention des écoles.
• Assurer le suivi des interventions.
• Gérer les demandes et urgences par téléphone.

Connaissances

Saisie de données

Techniques de secrétariat

Travail en équipe

Formation

Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2

Description du poste

Gestionnaire administratif (h/f) - Commune de Nice

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Au sein de la Direction de l'Education, le service " Travaux " recueille les demandes d'interventions nécessaires dans les écoles maternelles et élémentaires publiques de la Ville de Nice. Il programme les travaux à réaliser, assure le suivi des opérations de travaux effectuées par des prestataires extérieurs et gère en régie les travaux de maintenance.

Vous serez en charge de la création et/ou du traitement des demandes d'intervention des écoles sur le logiciel dédié, du suivi des interventions ainsi que de l'exécution de certaines tâches administratives.

Vos missions principales seront :

* Le traitement des mails :
- Vous effectuerez une relecture rapide des mails et identifierez les urgences (création des fiches d'intervention) ;
- Vous réaffecterez les demandes non concernées par le service et assurerez leur suivi (travaux en régie / externalisés).

* Le traitement des autres demandes :
- Vous saisirez les informations nécessaires dans l'outil dédié et imprimerez les fiches d'intervention ;
- Vous répondrez aux demandes formulées par les écoles ;
- Vous classerez les dossiers dans les espaces de stockage dédiés à la messagerie

* Le traitement des demandes formulées via le logiciel interne :
- Vous visualiserez les demandes en attente ;
- Vous vérifierez l'existence de demandes similaires dans l'outil dédié ;
- Vous compléterez les informations nécessaires (ou refuserez selon les cas) et réaffecterez les demandes si besoin.

* La réception des appels téléphonique pour le traitement des urgences :
- Vous créerez la fiche d'intervention sur le logiciel dédié et la transmettrez au responsable d'unité concerné ;
- Vous renseignerez les différents interlocuteurs sur le suivi des demandes.

* Le traitement des fiches journalières :
- Vous pointerez et suivrez les fiches journalières des agents de chaque unité
- Vous saisirez les fiches journalières dans le logiciel métier.

Vos missions secondaires seront :
- Vous tiendrez à jour les tableaux de suivi (intempéries, prestataires, etc...) ;
- Vous classerez et archiverez les documents ;
- Vous préparerez les réponses liées au suivi des interventions pour les divers correspondants ;
- Vous assurerez la suppléance pour la tenue des statistiques du service.

Profil recherché

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou établissement public.

Compétences :
- Vous savez recueillir et insérer des données dans la base existante ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité ;
- Vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous êtes rapide d'exécution ;
- Vous savez gérez les urgences ;
- Vous savez travailler en équipe.

Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Agent de maîtrise, Agent de maîtrise principal

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 01/09/2025

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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