Gestionnaire administratif (H/F)

Gestionnaire administratif (H/F), Rennes, Bretagne / Pays de la Loire

Rennes, Bretagne / Pays de la Loire, France

Informations générales

• Intitulé de l'offre : Gestionnaire administratif (H/F)
• Référence : UMR6074-ANNBUZ-028
• Nombre de Postes : 1
• Lieu de travail : RENNES
• Date de publication : vendredi 18 avril 2025
• Type de contrat : CDD
• Durée du contrat : 13 mois
• Date d'embauche prévue : 16 juin 2025
• Quotité de travail : Complet
• Rémunération : Entre 2 159,74 € et 2 255,27 € bruts mensuels selon expérience
• Niveau d'études souhaité : BAC
• Expérience souhaitée : Indifférent
• BAP : J - Gestion et Pilotage
• Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

Les missions consistent à assister la responsable du Pôle Gestion des Usagers (PGU) du Service des Affaires Générales (SAG) de l'IRISA, dans la gestion administrative des usagers, ainsi que dans ses missions d'assistante de direction. Le poste peut également renforcer ponctuellement les Pôles des Ressources Financières (PRF) et des Ressources Humaines (PRH).
Le poste est affecté au PGU et placé hiérarchiquement auprès de sa responsable.

Activités

1. Au titre du PGU :
   • Instruire les projets de convention pour l'accueil d'usagers et personnels extérieurs à l'unité (stagiaires, collaborateurs, bénévoles, etc.).
   • Gérer les gratifications de stage.
   • Organiser l'accueil des personnalités invitées par l'unité.
   • Mettre à jour les bases dédiées à ces accueils.
2. Au titre de l'assistance de service :
   • Organiser la logistique de séminaires internes.
   • Prendre en charge l'instruction des déplacements.
   • Assurer l'intérim du secrétariat de direction.
3. Au titre du PRF :
   • Prendre en charge, à titre de renfort ponctuel, la gestion des commandes de l'unité.
   • Mettre à jour les bases dédiées à la gestion des déplacements.
4. Au titre du PRH :
   • Participer à la mise à jour des bases RH.

Compétences

Domaine de formation souhaité : Secrétariat, gestion administrative.

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques.
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.
• Techniques d'élaboration de documents.
• Culture internet.
• Techniques de communication.
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen).

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre complexe.
• Savoir rendre compte.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Travailler en équipe.
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation.
• Polyvalence / adaptabilité.
• Rigueur / fiabilité.
• Sens relationnel.

Contexte de travail

Ce poste est partagé entre plusieurs pôles du Service des Affaires Générales de l'IRISA, situé sur le Campus de Beaulieu à Rennes. L'IRISA, l'un des plus grands laboratoires français en informatique, est structuré en sept départements scientifiques, avec des priorités en bio-informatique, sécurité, IA, etc. Il joue un rôle clé dans la transition numérique et l'innovation.

Contraintes et risques

Forte saisonnalité de la charge de travail, notamment lors de la campagne d'accueil des stagiaires au printemps et du versement de leurs gratifications.