Gestionnaire administratif (h/f)

Université Paris Cité; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un assistant technique pour assurer des fonctions polyvalentes au sein de la Direction générale déléguée aux affaires Juridiques. Le candidat idéal possède une formation Bac+2 et des compétences en gestion administrative, communication et travail en équipe. Ce poste offre l'opportunité de contribuer à la sécurisation juridique et au bon fonctionnement d'une université dynamique au cœur de Paris, impliquée dans des projets innovants et responsables.

Qualifications

• Connaissances en fonctionnement institutionnel d’un établissement public.
• Compétences en élaboration de documents administratifs.
• Maîtrise des techniques de communication.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des instances centrales de l’établissement.
• Participer aux élections des conseils centraux et facultaires.
• Collaborer avec d'autres directions et membres pour les activités institutionnelles.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Capacité d’écoute

Aisance à l’oral

Formation

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent

Outils

Outils bureautiques

Outils de visioconférence

Description du poste

REJOINDRE UNIVERSITE PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omni disciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

RESUME DU POSTE

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique de la cellule régulation des

instances et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des

procédures, en lien avec, au sein du pôle des affaires institutionnelles et statutaires, la directrice du pôle et la chargée d’affaires institutionnelles.

PRESENTATION DE LA DIRECTION / STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

La Direction générale déléguée aux affaires Juridiques (DGDAJ) de l’Université Paris Cité a un

effectif cible de 22 agents, dont 13 juristes. Elle a pour mission d’assurer la sécurisation juridique

de l’activité de l’établissement. A ce titre, elle apporte un conseil juridique aux différents acteurs

de celui-ci, traite les contentieux et précontentieux, assure la rédaction et la validation juridique

des conventions hors recherche, des statuts et des règlements. Elle a également comme mission

d’assurer la veille juridique et le secrétariat des instances centrales et disciplinaires, et organise

les processus électoraux. Elle a enfin pour mission d’assurer la sécurisation des documents et

données. Elle se donne enfin pour mission de diffuser la culture juridique au sein de

l’établissement.

Engagée dans la démarche qualité de l’établissement, la DGDAJ appuie son projet de direction sur un collectif de travail solidaire. Enfin, elle valorise les complémentarités des profils de ses agents par des projets transversaux innovants au service de l’établissement.

Localisée au pied du métro Odéon, au cœur du Quartier Latin, dans un bâtiment classé aux

Monuments historiques, la direction est au plus proche de la présidence et de la direction de

l’université. Les personnels d’Université de Paris Cité bénéficient de l’accès aux services de restauration du CROUS Mabillon, aux abords immédiats du marché Saint-Germain, ainsi qu’aux infrastructures sportives de l’établissement sur l’ensemble de ses campus.

DESCRIPTIF DES ACTIVITES

Assurer le secrétariat des instances centrales de l’établissement en lien avec la chargée d’affaires

institutionnelles (organisation des réunions, tenue à jour des tableaux de suivi, archivage des

documents, suivi des prestataires, relations avec les autres directions, relations avec les membres…)

Assurer le secrétariat de la commission des conventions et des statuts en lien avec la chargée

d’affaires institutionnelles (organisation des réunions, tenue à jour des tableaux de suivi, archivage des documents, suivi des prestataires, relations avec les autres directions, relations avec les

membres…)

Participer aux autres activités de la cellule, notamment les élections des conseils centraux, facultaires et des conseils de gestion des composantes internes

L’agent pourra ainsi être amené à participer aux autres activités du pôle des affaires institutionnelles et statutaires ou de la direction.

PROFIL RECHERCHE

Connaissances :

- Fonctionnement institutionnel d’un établissement public fortement apprécié

- Techniques d’élaboration de documents (comptes rendus, notes, courriers administratifs)

- Techniques de communication

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Savoir respecter des délais

- Communiquer et faire preuve de pédagogie

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

- Travailler en équipe

- Rédiger des rapports et des documents

- Maîtrise des outils bureautiques et de visioconférence

Savoir être – Compétences comportementales :

- Polyvalence

- Autonomie

- Capacité d’écoute

- Rigueur / Fiabilité

- Sens de l’organisation

- Sens de la confidentialité

- Réactivité

- Aisance à l’oral

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :

Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent