Gestionnaire administratif F/H(Nouvelle fenêtre)

Contexte

Le gestionnaire administratif assure la gestion administrative et financière de marchés identifiés (prestations de ménage, gardiennage, d’affranchissement, etc…), de dossiers transverses (vêtements de représentation et vêtements techniques).

Il travaille en étroite collaboration avec le responsable administratif budget et pilotage.

Mission

Réception et étude des demandes de vêtements de représentation et de vêtements techniques :

• Analyse de la demande et de sa conformité par rapport aux délibérations
• Alimentation des tableaux de suivi
• Organisation et suivi des dotations

Gestion Des Commandes

• Contact et suivi des fournisseurs
• Vérification de la disponibilité des crédits et alerte son supérieur hiérarchique dans le cas de surconsommation
• Vérification des seuils des marchés
• Vérification des pièces utiles au pré-engagement (marchés, contrats, conventions…)
• Pré-engagement de la dépense
• Etablissement des bons de commande et envoi aux fournisseurs
• Contrôle de la cohérence entre la livraison et la commande
• Vérification de la conformité de la livraison – service fait
• Gestion des litiges et SAV
• Calcul du nombre de jours de retard
• Constitution du dossier des pièces à transmettre à la plateforme DF

Activités Complémentaires

• Pré-engagement des dépenses liées aux services marchés, politique achat et relation à l’usager et gère la partie administrative des dossiers concernés
• Gestion des contrats, conventions et autres des services marchés, politique achat et relation à l’usager
• Rédaction des procédures
• Missions de secrétariat

Profil

Technique

• Maîtriser les outils bureautiques
• Maîtriser le logiciel de gestion financière Grand Angle
• Maîtriser les règles de la comptabilité publique
• Rédiger des courriers

Relationnel

• Organiser et gérer des priorités
• Capacité à mener plusieurs dossiers de front
• Alerter sa hiérarchie
• Capacité d’analyse
• Dynamique
• Autonome et rigoureux : savoir être force de proposition
• Bonnes capacités relationnelles
• Sens du travail en équipe et en transversalité

Connaissances

• Connaissance de l'institution et de son organisation
• Connaissance de la réglementation des marchés publics

Spécificités

• Permis de conduire
• Déplacements possibles sur les sites extérieurs et les services du Campus et de la Palette