Gestionnaire administratif (F/H)

Université de Technologie de Troyes; Troyes; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de technologie de Troyes recherche un gestionnaire administratif pour assurer la gestion et la coordination administrative en lien avec les responsables de service et de programmes de la DFP. Vous centraliserez les demandes de formation et contribuerez à la rédaction des comptes rendus.

Le poste implique l’organisation des ordres du jour, la diffusion des documents et le suivi des commissions pédagogiques (CE, CPP, CA).

Qualifications

• Bac/bac +2 secrétariat, gestion administrative
• Très bonne connaissance des affaires pédagogiques et administratives
• Techniques de communication

Responsabilités

• Centraliser et coordonner les demandes de création ou d’évolution des formations.
• Préparer les ordres du jour et diffuser les documents des séances.
• Suivre et archiver les documents issus des instances (CE, CPP, CA).
• Suivre les nominations et renouvellements des responsables de programmes et d’unités d’enseignement.
• Animer les réunions et assurer la traçabilité des informations.
• Assurer le suivi des échéances et des relances nécessaires.

Connaissances

Organisation et coordination

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur et confidentialité

Gestion du calendrier et priorisation

Formation

Bac+/2 secrétariat, gestion administrative

Outils

Outils métiers

Description du poste

Sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif et financier de la DFP, le gestionnaire administratif assure des missions de gestion, de coordination et de suivi administratif en lien avec l’ensemble des responsables de service et responsables de programmes de la DFP.

Il assure un rôle de centralisation et de coordination des demandes de création ou d’évolution des formations de l’UTT.

Il a notamment pour mission de construire et suivre le calendrier du Conseil des Etudes (CE) , des Comités de Pilotage Pédagogique (CPP) , d’organiser leur préparation ainsi que la rédaction des comptes rendus et la transmission des informations afférentes à l’ensemble des responsables de service et de programmes.

Il assure la préparation des ordres du jour, la mise à disposition des documents nécessaires aux séances, le suivi de leur validation ainsi que la diffusion et l’archivage des documents issus des instances.

Il a en charge la communication et le soutien sur les dossiers portés par la DFP aux séances du Conseil d’Administration (CA) ainsi que le suivi des mandats de responsabilité pédagogique.

Il assure notamment le suivi administratif des nominations et renouvellements des responsables de programmes et des responsables d’unités d’enseignement, le lancement des appels à candidatures, le recueil des candidatures et le suivi des différentes étapes jusqu’à la formalisation des nominations.

Enfin, il organise et veille au bon déroulement des comités pédagogiques et des réunions de service de la DFP. Dans l’ensemble de ses missions, il contribue à la fiabilisation, à la circulation et à la traçabilité des informations et constitue un interlocuteur administratif privilégié pour le suivi des dossiers relevant de son périmètre.

Descriptif des activités principales: https://www.utt.fr/carrieres-emplois/poste-administratif-ou-technique

Profil recherché

Bac/bac +2 secrétariat, gestion administrative

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Très bonne connaissance des affaires pédagogiques et administratives
• Techniques de communication

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l’activité du service
• Savoir anticiper et respecter les délais
• Savoir rendre compte
• Communiquer et assurer la bonne circulation de l’information au sein du service et au-delà ; Faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Rédiger des comptes rendus et divers supports écrits
• Organiser et coordonner des réunions et des instances impliquant différents interlocuteurs.
• Recueillir, centraliser, vérifier et transmettre des informations.
• Assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers et échéances.
• Assurer la traçabilité des dossiers et des actions réalisées.
• Préparer et mettre en forme des dossiers et documents administratifs.
• Utiliser les outils de gestion, de suivi et les applications métiers nécessaires aux activités du service.
• Effectuer les relances nécessaires et assurer le suivi des échéances.

Savoir-Être

• Autonomie et rigueur
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Sens de l’organisation et capacité à assurer plusieurs missions simultanément et à respecter les calendriers et les échéances.
• Bon sens relationnel et capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.
• Capacité d’adaptation et réactivité face aux imprévus et aux évolutions des activités.
• Esprit d’initiative, capacité d’anticipation et force de proposition dans son domaine d’activité.

Présentation de Université de Technologie de Troyes

L’Université de technologie de Troyes créée en 1994, est aujourd’hui classée parmi les 10 écoles d’ingénieurs les plus importantes en France et forme 3100 étudiants chaque année. Tournée vers l’excellence et en interaction permanente avec le monde économique, l’UTT s’inscrit durablement avec une stratégie d'ouverture et de construction du futur pour un avenir soutenable. En tant que leader du projet d’Université Européenne EUt+, alliance regroupant 9 partenaires, l’UTT est à la fois, à l’initiative, pilote et établissement expérimental pour le développement des nouvelles méthodes et orientations de l’EUt+.

Acteur du développement économique et social de son territoire, Aube, Champagne et Grand Est, l’UTT est implantée à Troyes, ville dynamique à taille humaine, riche d’histoire de patrimoine et de culture, ce qui permet à chacun de s’épanouir dans un cadre privilégié à proximité de la nature.

Descriptif du service

La Direction à la formation et à la pédagogie (DFP) est en charge de la gestion et du pilotage des formations. Elle joue un rôle central dans la préparation et le suivi de plusieurs comités et instances de l’UTT. Elle connaît actuellement une transformation importante autour du développement des financements sur projets qui va s’accentuer avec entre autres le développement de l’université européenne de technologie EUt+. Il y a ainsi un enjeu fort à développer une cellule de pilotage administratif et financier qui, d’une part, coordonne la construction et le suivi budgétaire et, d’autre part, accompagne le montage de réponses aux appels à projets et le suivi administratif et financier des projets lauréats.