Gestionnaire administratif évènementiel (H / F)

DEPARTEMENT DES HAUTS DE SEINE; Île-de-France; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Département des Hauts-de-Seine recherche un agent de soutien logistique pour rejoindre leur équipe. Ce poste implique une gestion quotidienne des demandes logistiques pour des événements et le respect des réglementations internes. Si vous êtes rigoureux, organisé et capable de travailler en équipe, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

Équilibre vie professionnelle/vie privée

Projets innovants

Opportunités de carrière et de formation

Politique salariale attractive

Qualifications

• Rédacteur territorial titulaire ou contractuel.
• Expérience en gestion administrative.
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel.

Responsabilités

• Assurer la gestion quotidienne des demandes de soutien logistique.
• Gérer administrativement le service et assurer le suivi des indicateurs.
• Fournir une assistance à l'unité pour l'organisation de réunions.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Travail en équipe

Formation

Bac minimum

Outils

Word

Excel

Description du poste

Au sein du pôle finances, commande publique et logistique, la direction de la logistique et des moyens généraux inscrit son action dans les projets stratégiques du département. Elle assure une fonction transversale en interne en apportant une fonction d’appui, en gérant les ressources matérielles et les moyens généraux nécessaires au fonctionnement quotidien de la collectivité, afin de faciliter le bon déroulement de l’action départementale auprès du public. Elle participe activement à la mise en œuvre du projet de gestion de la relation citoyen.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.

Votre rôle :

• Auprès du chef du service évènementiel, assurer la gestion quotidienne des demandes de soutien logistique évènementiel et le suivi des réservations de salles recevant des évènements.
• Être le point d’entrée des autres directions et contribuer au respect de la réglementation et des process internes en vigueur.
• Gérer administrativement le service sous tous ses aspects et assurer la remontée d’informations via divers indicateurs.

Vos missions :

• Recenser et identifier les besoins en soutien logistique pour les événements, gérer la boîte de réception des demandes, traiter les formulaires, mettre à jour le planning événementiel, et informer les services concernés des évolutions.
• Suivre les demandes de réservation d’espaces, garantir le bon déroulement, anticiper les imprévus, et tenir à jour les plannings d’occupation.
• Gérer les fiches de programmation et de coordination pour l'organisation d'évènements, et informer les services des obligations réglementaires.
• Assurer le suivi administratif des heures supplémentaires, permanences, frais de déplacements, et traiter les anomalies RH via le logiciel de gestion du temps, en renseignant les tableaux de bord mensuels.
• Fournir une assistance à l’unité : accueil téléphonique, organisation de réunions, prise de notes, établissement de comptes rendus, gestion du matériel et des fournitures.

Profil recherché :

• Rédacteur territorial titulaire ou contractuel diplômé d’un bac minimum, avec expérience en gestion administrative (recrutement en CDD d’un an renouvelable).
• Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel.
• Maitrise des techniques de rédaction administrative et des outils bureautiques (Word, Excel, tableaux de bord).
• Aptitude à prioriser, respecter les délais, faire preuve de rigueur.
• Capacité à travailler en équipe, à établir et entretenir des relations positives.

Pourquoi nous rejoindre ?

Le Département valorise l’épanouissement de ses agents et l’équilibre vie professionnelle/vie privée. Rejoindre les Hauts-de-Seine, c’est bénéficier de projets innovants, d’un cadre moderne, d’une organisation équilibrée, d’une politique salariale attractive, d’opportunités de carrière et de formation, ainsi que d’un soutien à la parentalité. Et si vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?