GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE (Rodez)

Université Toulouse Capitole; Occitanie; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Toulouse Capitole recherche un gestionnaire pédagogique et administratif pour son département GEA. Ce poste nécessite une maîtrise des techniques administratives et des outils de gestion de la formation. Les interactions avec les étudiants sont nombreuses et une bonne gestion du temps et des ressources est essentielle. Ce poste offre une rémunération compétitive ainsi que des avantages tels que des congés et la possibilité de télétravail.

Prestations

41 jours de congés + 15 jours de RTT

Compte Epargne Temps

Aménagement du temps de travail possible

Prise en charge partielle des frais de transport

Forfait mobilité durable

Forfait mutuelle

Qualifications

• Maîtriser les techniques de gestion administrative.
• Expérience avec les logiciels éducatifs liés à l'enseignement supérieur appréciée.
• Capacité de travailler en équipe et d'interagir avec divers publics.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat et l'accueil des étudiants.
• S'assurer du bon suivi administratif des candidatures et des stages.
• Préparer les examens et gérer les emplois du temps.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Techniques rédactionnelles

Planification

Collaboration

Réactivité

Formation

Diplôme dans un domaine administratif

Outils

Pack Office

Apogée

Parcoursup

ADE

LEA

Ecandidat

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université Toulouse Capitole
• Localisation : 50 AVENUE DE BORDEAUX 12000 RODEZ

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1801€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires 1801 €

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Mission 1 : Spécifiques au département GEA

Secrétariat :
- accueil téléphonique et physique des étudiants, des personnels enseignants et des visiteurs ;
- gestion des mails, rédaction de courriers, élaboration et diffusion de tableaux statistiques ;
- participer aux conseils de départements et de perfectionnement, rédiger les comptes-rendus ;
- gérer la BDD des anciens étudiants et diffuser les offres d’emplois ;

Applications :
- Parcoursup (logiciel candidatures GEA1) ;
- Ecandidat (logiciel candidaturesGEA2) ;
- APOGEE (vérification dossier étudiant, saisie inscriptions pédagogiques, calculs…) ;
- Logiciel ADE (outil de suivi de l’emploi du temps) : en collaboration avec le responsable des
emplois du temps, traiter les mails du compte dédié à l’emploi du temps, contrôler avant
affichage, suivre et gérer les absences des étudiants, préparer les planning des contrôles ;
- Classroom : alimenter et suivre les informations pour les étudiants ;

Stages :
- suivre les recherches de stage ;
- préparer les soutenances, envoyer les fiches d’évaluation et attestations de stage ;

Ressources humaines du département :
- saisir et mettre à jour les données relatives aux enseignants vacataires ;
- extraire et transmettre l’emploi du temps prévisionnel d’un enseignant en arrêt de travail ;

Examens/contrôles :
- réserver, préparer les salles d’examens, les copies et feuilles d’émargement ;
- contrôler la saisie des notes, préparer les commissions, éditer les PV relevés de notes ;

* Mission 2 : Formation continue et alternance
Gestion administrative :
- diffuser des informations, collecter des documents auprès des différents publics (étudiants,
enseignants, employeurs) ;
- accompagner le responsable pédagogique alternance dans le suivi des candidatures ;
réaliser un suivi administratif des candidats à l'alternance et des employeurs démarchés ;
- saisir des informations sur le Livret Electronique de l'Apprenti (LEA) : dépôt du calendrier et de
la fiche mission, vérification des coordonnées, saisie des justificatifs d'absence, dépôt des
relevés de notes, vérification de la validation des fiches de visite ;

Mission 3: Communes et mutuelles

Inscriptions Administratives : participer à l’inscription des nouveaux étudiants;
Salons (Infosup et autres……) : participer aux différents salons et aux portes ouvertes;
Diplômes : préparer et participer à la journée de remise des diplômes;
Elections statutaires : participer à l’organisation des élections.

Profil recherché

Les savoirs:

- Maîtriser la connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative

Les savoir-faire:

- Maîtrise des principaux outils de bureautique (Pack office) et logiciels spécifiques (Apogée, Parcousup, ADE, LEA, Ecandidat, …)

- Maîtriser les techniques rédactionnelles

- Planifier son activité

- Rechercher l’information, la vérifier et la classer

- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Les savoir-être :

- Réactivité et sens du contact avec l’ensemble des interlocuteurs (administratifs, enseignants et professionnels…)

- Faire preuve de rigueur

- Confidentialité

- Travailler en équipe

- Devoir de réserve

Précisions particulières relatives au poste: Ce poste présente une multiplicité et diversité des tâches. Les interactions avec les étudiants sont nombreuses. Il exige disponibilité.

Localisation

Localisation : 50 AVENUE DE BORDEAUX 12000 RODEZ

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

L’IUT de Rodez accueille actuellement plus de 600 étudiants et propose des formations à Bac +3 :
5 BUT (bachelor universitaire de technologie), 2 licences professionnelles et 1 licence générale.
L‘encadrement administratif et pédagogique se compose de 23 personnels administratifs et
techniques, 70 personnels enseignants et 90 personnels enseignants vacataires professionnels.
L’IUT compte cinq départements de formations :
- Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),
- Informatique,
- Qualité, Logistique Industrielle et Organisation (QLIO),
- Information Communication,
- Carrières Juridiques.

Descriptif du service

Le gestionnaire pédagogique et administratif du Département GEA exerce ses missions au sein des services
administratifs de l’IUT sous l’autorité directe du responsable administratif et financier. Ce poste est placé
sous l’autorité fonctionnelle du Chef du département GEA.
Le gestionnaire pédagogique et administratif du Département GEA a des liens fonctionnels avec les différents
services de l’IUT (la logistique, la scolarité, la formation continue-alternance, la communication…), les
personnels enseignants et administratifs

Poste de catégorie C

Ouvert aux personnels titulaires par la voie de la mutation ou du détachement ainsi qu'aux personnels contractuels

En cas de recrutement par la voie contractuelle, le contrat sera à durée déterminée, de droit public, à temps complet, jusqu’au 31 août 2026, renouvelable sous conditions.

Rémunération : 1801 € Traitement indiciaire + régime indemnitaire pour les fonctionnaires titulaires.
Date de prise de fonctions : 01/09/2025

La candidature (lettre de motivation et curriculum vitae) sera envoyée par courriel avant le 13/07/2025 à la Direction des Ressources Humaines, à l’adresse : [e-mail] en indiquant la référence suivante en objet: IUT-GESTIONNAIRE PEDAGOGIQUE ET ADMINISTRATIF GEA-2025

- 41 jours de congés + 15 jours de RTT
- Compte Epargne Temps
- Aménagement du temps de travail possible
- Télétravail possible
- Forfait télétravail
- Prise en charge partielle des frais de transport
- Forfait mobilité durable
- Forfait mutuelle

Vacant à partir du 01/09/2025

Gestionnaire de scolarité

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