Gestionnaire administratif et pédagogique du Service des sports H / F

UNIVERSITE PARIS 2; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recherche une personne pour le service des sports à Paris. Le rôle implique des responsabilités variées telles que le secrétariat, la gestion des demandes et l'organisation d'événements sportifs. Les candidats doivent avoir une bonne maîtrise des outils numériques et des compétences en communication. Un CV et une lettre de motivation sont requis pour postuler.

Qualifications

• Gestion des demandes et des activités du service.
• Maîtrise de la rédaction administrative pour la communication.
• Sens du service et disponibilité envers les usagers.

Responsabilités

• Appui quotidien au Directeur dans la gestion des activités.
• Coordination de l’outil collaboratif APSOLU.
• Mise à jour du site internet et diffusion d’informations.

Connaissances

Capacité à assister la direction

Gestion multitâche

Maîtrise des outils numériques

Résolution de problèmes

Savoir-faire en communication

Outils

APSOLU

APOGEE

OSE

Description du poste

Affectation

Affectation

Service

Service des sports

Localisation

92 rue d’Assas 75006 Paris / 83 bis rue Notre-Dame-des-Champs

Missions

• Assistance à la direction : appui quotidien au Directeur dans la gestion des activités du service
• Secrétariat : prise en charge du secrétariat du service des sports et de l’association sportive
• Gestion des demandes : réception, hiérarchisation, traitement et transmission des sollicitations adressées à la direction
• Gestion pédagogique : coordination de l’outil collaboratif APSOLU, formation des nouveaux enseignants et personnels administratifs (Assas Paris et Melun), organisation annuelle des inscriptions sportives et du suivi pédagogique
• Formation interne : accompagnement des vacataires sur les outils et procédures (APSOLU, APOGEE, fonctionnement du service)

Activités principales

Pédagogie

• Référent de l’outil APSOLU
• Saisie et paramétrage du planning semestriel des APSA
• Enregistrement manuel des inscriptions du personnel (Excel, APSOLU)
• Paramétrage des campagnes d’inscription pédagogique sur APOGEE
• Importation et saisie des notes sur APOGEE

Administration

• Rédaction de notices d’utilisation pour les enseignants et personnels
• Gestion et suivi des dossiers de paiement des enseignants titulaires et vacataires
• Recrutement et gestion des vacataires administratifs (engagements, états d’heures)
• Saisie du service prévisionnel et réalisé des enseignants titulaires et vacataires sur OSE
• Suivi des conventions de location des installations sportives et de la facturation
• Référent Inter-Universitaire (Sorbonne, Sorbonne-Nouvelle, Panthéon-Assas)
• Gestion des demandes d’intervention DSI
• Commandes de matériel pour les sites d’Assas et Melun
• Suivi des dossiers L3 SHN en apprentissage (commission et envoi de la liste à la DEF)
• Traitement des courriels de la boîte commune du service

Communication

• Accueil physique des étudiants, personnels, enseignants et extérieurs
• Interface entre le SUAPS et les structures extérieures
• Coordination avec les services de l’université et établissements associés
• Mise à jour du site internet
• Diffusion d’informations aux usagers et membres de l’association sportive
• Élaboration et envoi des cartons d’invitation

Gestion de la salle de sport

• Élaboration du planning d’utilisation
• Coordination avec la DSI pour la configuration des réservations
• Enregistrement des utilisateurs dans la base d’accès

Association sportive et événements

• Participation à l’organisation des événements du SUAPS et de l’AS
• Gestion des sections sportives compétitives sans professeur titulaire (demande de licence, engagement sur les compétitions, traitement des demandes de paiement ou de remboursement)
• Organisation logistique des déplacements en Championnat de France Universitaire (transport, hébergement, repas…)

Exprimez votre potentiel

• Capacité à assister la direction et à suivre la politique du SUAPS
• Gestion multitâche sous contraintes temporelles
• Sens du service et disponibilité envers les usagers
• Adaptabilité, écoute active et sens de la décision
• Anticipation et réactivité face aux imprévus
• Maîtrise de la rédaction administrative (comptes rendus, convocations…)
• Connaissance du fonctionnement du SUAPS, de l’Association Sportive, de la LIDFSU et de la FFSU
• Maîtrise des outils numériques (APSOLU, APOGEE, OSE, site web, messagerie, réseaux sociaux)
• Connaissance des spécificités liées à la pratique sportive universitaire
• Respect des horaires et flexibilité

Candidature

Pour postuler, envoyez un CV accompagné d’une lettre de motivation par courriel.