Gestionnaire administratif et pédagogique des formations doctorales - F / H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD; Villetaneuse; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Sorbonne Paris Nord recherche un Gestionnaire des formations doctorales et HDR pour gérer l'administratif et pédagogique des doctorants. Le poste implique la planification des activités, l'accueil des usagers, et l'utilisation de divers logiciels spécifiques au domaine. Vous travaillerez dans un environnement dynamique avec une équipe dédiée au soutien des étudiants en doctorat.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement des études doctorales.
• Maîtrise des logiciels administratifs nécessaires.
• Capacité à gérer les activités logistiques et administratives.

Responsabilités

• Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et HDR.
• Gérer les aspects logistiques des formations.
• Accueillir et informer les doctorants, candidats à l'HDR et formateurs.

Connaissances

Planification

Communication écrite

Gestion administrative

Sens du relationnel

Autonomie

Formation

Bac +2/3 dans un domaine pertinent

Outils

Sirius

Apogée

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

• lt;p>Intitulé du poste : Gestionnaire des formations doctorales et HDR – F / H
  Catégorie : B
  Quotité d’affectation sur le poste : 100%
  Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage »
  Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
  Correspondance statutaire : Technicien.ne
  Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3< / p>

  Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
  Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctorales
  Composition du service (effectifs) : 32 / 7
  Fonction d’encadrement : non
  Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctorales
  Service central de l’université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :
  Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société.< / p>

  Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.
  
  Gestion pédagogique des formations doctorales et HDR
  - Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et des HDR sur Sirius : inscription aux formations du catalogue, vérification des listes d’émargement, attribution des ECTS, vérification et validation des formations doctorales externes
  - Gérer les aspects logistiques : réservation des salles sur Hyperplanning, matériel, fournitures, listes d’émargement
  - Gérer les modifications d’emploi du temps via Hyperplanning
  - Assurer le suivi des inscriptions aux formations des doctorants et des HDR
  - Transmettre les listes d’émargement aux formateurs
  - Gérer les demandes des doctorants et des HDR y compris les réclamations
  - Participer à la construction de tableaux de bord pour les formations doctorales et HDR
  - Saisir et mettre à jour les bases de données des formations doctorales et HDR
  - Mise en œuvre des procédures relatives aux formations doctorales dans le respect de la règlementation sur Sirius et Hyperplanning
  - Participation aux réunions et conseils ayant trait aux formations doctorales et HDR
  - Préparation, mise en place et gestion des formations en coordination avec la responsable du pôle
  - Gérer l’évaluation des formations doctorales par les doctorants : saisie des questionnaires dans Sphinx, envoi aux doctorants, relances, analyses, transmissions des résultats.
  - Contribuer à l’amélioration continue des formations doctorales
  - Suivre l’évolution de la réglementation sur l’ensemble des domaines de gestion
  
  Accueil et information des doctorants, des candidats à l’HDR et des formateurs
  - Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers
  - Renseigner et informer les doctorants sur les formations doctorales et les candidats à l’HDR (calendrier, catalogue des formations, validation des ECTS ou heures pour les HDR, …)
  - Accompagner les formateurs pour le bon déroulement de leurs sessions de formations
  - Répondre aux demandes de renseignement (téléphone, courriel, courrier)
  - Collaboration étroite avec les directrices adjointes des écoles doctorales en charge des formations doctorales pour la validation des formations externes
  - Information et communication auprès des doctorants et des candidats à l’HDR
  
  Qualité
  - Appliquer la réglementation (les statuts de l’Université, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national
  de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié par l’arrêté du 26 août 2022)
  - Participer au bon fonctionnement du service
  - Appliquer la politique de qualité
  - Respecter les procédures qualité
  - Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service
  - Pilote du process formations doctorales
  Les missions et activités peuvent être amenées à évoluer.< / p>

   < / p>

  Outils et contraintes spécifiques à l’activité
  Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : plateforme des doctorants, SIRIUS, APOGEE,
  Hyperplanning, Sphinx et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint< / p>

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  Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
  Poste réservé aux contractuels (CDD d’un an).
  Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le formulaire dans les meilleurs délais.
  Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
  recruteur et d’un représentant de la DRH.< / p>

   < / p>

  Contacts
  Nom – Prénom : GIROD Séverine
  Fonction : Responsable du pôle études doctorales
  Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
  Téléphone : 01.49.40.39.83
  
  Nom – Prénom : LÉPINE Alexandra
  Fonction : Directrice de la recherche
  Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
  Téléphone : 01.49.40.31.00< / p>

  Nom – Prénom : MAGOT Marine
  Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité
  carrière de l’université
  Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
  Téléphone : 01.49.40.36.96< / p>

   < / p>

• lt;p>Connaissances / Savoir
  Connaissance de l’environnement professionnel (études doctorales)
  Structures de l’établissement< / p>

  Savoir faire
  Planifier les activités et les échéances
  Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
  Appliquer et faire appliquer les textes règlementaires
  Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative
  Maîtrise du logiciel Apogée, plateforme des doctorants, Sirius formation
  Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel)
  Elaborer des tableaux de suivi
  Participer aux évènements organisés par le pôle études doctorales< / p>

  Savoir être
  Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
  Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
  Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique
  Être disponible lors des pics d’activités et être réactif
  Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
  Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
  Être force de propositions< / p>

• lt;p>L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.< / p>

  Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.< / p>

  L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.< / p>

  Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.< / p>

  La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.< / p>

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Gestionnaire Administratif • Villetaneuse, FR