Gestionnaire administratif et logistique H/F

INSTITUT DE RECHERCHE POUR LE DEVELOPPEMENT; Arles; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Institut de Recherche pour le Développement est à la recherche d'un gestionnaire administratif et logistique pour organiser des événements et assurer la logistique des réunions. Le candidat idéal doit posséder des compétences en logistique, organisation et avoir une bonne connaissance de l'environnement institutionnel. Ce poste offre des possibilités de télétravail et des avantages sociaux attractifs.

Prestations

32 jours de congés + 13 RTT

Tickets restaurants ou restauration collective

Participation à la protection sociale

Qualifications

• Compétences en logistique événementielle et gestion de solutions de mobilité.
• Connaissance de l'environnement institutionnel.
• Sérieux, rigoureux, courtois, discret avec disponibilité.

Responsabilités

• Prévoir les opérations logistiques liées aux réunions.
• Assurer le bon déroulement des réunions et la logistique sur place.
• Réaliser l'archivage et le suivi administratif.

Connaissances

Logistique

Gestion de l'urgence

Accueillir et informer

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice de la MEPR, et en collaboration étroite avec l’assistante de direction, vous serez gestionnaire administratif et logistique du service. La MEPR organise les déplacements des membres des commissions, conseils et comités dont elle a la charge et la bonne tenue de leurs réunions (entre deux et trois par an pour chaque instance). Vous serez en charge de l’ensemble des opérations logistiques afférentes, traduirez les besoins explicités par les coordinateurs et coordinatrices des commissions et instances, anticiperez les modalités techniques, et vous assurerez de la bonne tenue de chaque réunion. Ces activités supposent d’établir des collaborations étroites avec les services de logistique du siège et de nos partenaires hébergeant ces réunions, ainsi qu’avec le service de gestion des missions et voyages de l’IRD. Vous réaliserez les archivages administratifs correspondant aux opérations de logistique et le suivi des missions des membres des commissions jusqu’à la clôture de leur dossier. Vous serez force de proposition de projets d'amélioration continue dans le domaine de la logistique, visant en particulier la diminution des coûts carbone et financiers de cette activité.

Vos Activités

• Prévoir avec les coordinateurs ou secrétaires collègues de la MEPR, les opérations logistiques liées aux réunions des instances, comités d’évaluation et jurys organiser.
• Réaliser les opérations de logistique en entretenant de bonnes relations avec les prestataires et fournisseurs
• Préparer les déplacements des membres invités en bonne connaissance des besoins, leur apporter conseil en lien avec les services et agences spécialisées,
• Anticiper et préparer la logistique sur place, veiller au bon déroulement des réunions, gérer les listes d’accueil, d’hébergement et de restauration
• Faire des points réguliers d’état des lieux des réalisations auprès des coordinateurs, coordinatrices et secrétaires des instances
• Contrôler la qualité des services rendus et le respect des règles d’hygiène et de sécurité (HACCP, ERP, HSCT)
• Réaliser l’archivage des pièces administratives afférentes à la logistique, maintenir à jour le fichier des données des membres des instances
• Proposer et mettre en œuvre des projets d'amélioration continue dans le domaine de la logistique, cherchant en particulier à réduire l’impact environnemental et financier, et à optimiser le service rendu
  
  

Conditions particulières d'exercice

L’IRD, au cours de votre parcours professionnel, vous accompagne dans le développement de vos compétences.

L’institut met à votre disposition un panel d’outils tel que le parcours digital d’intégration, l’accès à la formation permanente, à la promotion et la mobilité.

L’IRD offre, en fonction des activités, la possibilité de télétravailler de 1 à 3 jours hebdomadaires.

En Rejoignant L’IRD, Vous Bénéficierez

• De 32 jours de congés + 13 RTT (pour un temps plein à 38h30 hebdomadaire)
• Tickets restaurants OU d’une restauration collective (en fonction du site)
• Souscription annuelle (facultative) à l’Association des Œuvres Sociales : prestations vacances-loisirs et sportives-culturelles
• Participation à hauteur de 15€/mois pour la protection sociale
  
  

Le profil que nous recherchons

Vous Avez Développé Les Compétences Suivantes

• Logistique, manipulation des éléments de logistique événementielle ; gestion de solutions de mobilité des agents dans le cadre professionnel, accueil et information des usagers
• Organisation, méthode et processus, gestion de l’urgence, capacité à rendre compte
• Connaissance de l'environnement institutionnel : organisation, activités et fonctionnement des établissements publics et de la commande publique
• Connaissance des logiciels bureautiques de base
• Mise en œuvre et suivi administratif.
  
  

Vous Faites Preuve Des Qualités Humaines Suivantes

Vous justifiez de sérieuses qualités d’organisation, de rigueur et d’efficacité, vous démontrez de grandes capacités d’adaptation, courtoisie, discrétion, disponibilité et sens de la confidentialité font partie de vos qualités. Ce poste requiert une disponibilité particulière au moment des réunions des instances, peut demander de la flexibilité horaire.

Rémunération

Selon les grilles