Gestionnaire administratif et financier tous dispositifs F/H – Service de la Formation Continue[...]

Université Toulouse - Jean Jaurès; Toulouse; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée à Toulouse recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les opérations de dépenses liées aux alternances. Le candidat idéal devra assurer le suivi administratif des formations, gérer les demandes de devis et les factures, et accueillir divers publics. Une bonne maîtrise d'outils informatiques et une organisation rigoureuse sont requises. Ce poste offre une occasion unique de contribuer à l'éducation supérieure en milieu dynamique.

Qualifications

• Connaissance des procédures administratives.
• Capacité à travailler en équipe avec divers interlocuteurs.
• Rigueur et fiabilité dans l'exécution des tâches.

Responsabilités

• Faire les demandes de devis et émettre des commandes.
• Assurer le suivi des dossiers de paiement et des factures.
• Accueillir et informer divers publics sur les formations.
• Gérer la facturation des contrats d'alternance.

Connaissances

Fonctionnement d'un établissement public d'enseignement supérieur

Techniques de communication écrite et orale

Polyvalence dans la gestion des tâches

Outils

FCA Manager

SIFAC

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

Riche, plurielle et diverse, l’Université Toulouse - Jean Jaurès figure dans les meilleures universités françaises d’arts, lettres et langues et de sciences humaines et sociales, tant du point de vue de la formation que de la recherche…

Elle compte plus de 30 000 étudiants, plus de 2 100 personnels, 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT), 1 école interne et 1 INSPE et est présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).

La mission du Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage ( est de coordonner et d’animer pour l’université la mission de formation continue et d’apprentissage déclinée dans toutes ses composantes Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université accompagner tout au long de la vie les actifs vers l’obtention d’un diplôme ou d’une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi Par ailleurs, le développement de l’apprentissage propose une véritable alternative de formation Le SFCA est constitué de 35 agents il accueille plus de 5000 stagiaires et auditeurs par an

Vous serez rattaché e hiérarchiquement au Responsable du pôle financier/ Responsable du pôle alternance

Mission

1/ Etre un appui aux opérations de dépenses :

• Faire les demandes de devis en respectant les règles des marchés publics
• Emettre les bons de commande, attester les services faits et émettre les demandes de paiement dans le logiciel de gestion financière (SIFAC)
• Assurer le suivi des dossiers de paiement avec l'agence comptable de l'université
• Mettre à jour les tableaux de suivi des dépenses et suivre le budget
• Assurer le suivi des factures reçues sur Chorus Pro
  
  

2/ Procéder Aux Opérations De Recettes

• Réceptionner les conventions, contrats, prises en charges financières et fiches d'inscriptions
• Enregistrer les contrats dans le tableau de bord de suivi facturation
• Contrôler et faire mettre à jour le fichier clients dans SIFAC
• Mettre à jour FCA au niveau des codes tiers
• Assurer la saisie des commandes de vente et l’émission des recettes
• Mettre à jour le tableau de bord de suivi des factures émises
  
  

3/ Assurer La Gestion Administrative Des Formations En Alternance

• Accueillir, orienter et informer les divers publics ( étudiants, stagiaires, alternants, partenaires extérieurs, Opco)
• Mettre en œuvre des procédures de gestion (alternant/entreprises/ création, contrôle et mise à jour des calendriers en lien avec les emplois du temps, envoi et traitement des fiches mission, conventionnement, mise en place et récupération des émargements, réalisation des attestations de suivi et d’assiduité, utilisation de l'outil de gestion dédié, alimenter des bases de données.
  
  

4/ Réaliser La Facturation Des Contrats D'alternance

• Suivre et saisir les émargements dans l'outil de gestion produire les éléments nécessaires à la facturation (détails de prestation) et travailler en transversalité avec le service financier Saisir les données dans les différents tableaux de bord et les mettre à jour.
• Constituer les dossiers dématérialisés dans un fichier numérique partagé.
  
  

LISTE NON EXHAUSTIVE

Profil

Savoirs

• Fonctionnement d'un établissement public d'enseignement supérieur
• Techniques de communication écrite et orale
• Techniques d'élaboration de document
• Culture administrative et compréhension des procédures
  
  

Savoirs Faire

• Rédiger des rapports ou des documents et assurer une traçabilité fiable
• Savoir rendre compte de son activité et respecter les échéances
• Travailler en équipe et coordination avec différents interlocuteurs internes et externes
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (FCA Manager, SIFAC)
• Utiliser les outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Polyvalence dans la gestion des tâches
  
  

Savoir-être

• Sens de l'organisation et de la planification
• Rigueur et fiabilité dans l'exécution des tâches
• Discrétion
• Qualités relationnelles affirmées : écoute, diplomatie, sens du service
  
  

Référence de l'offre : vfwx4w91r5