Gestionnaire administratif et financier H/F au laboratoire Leesu

École nationale des ponts et chaussées; Champs-sur-Marne; Hybride; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de renom recherche un Gestionnaire Administratif et Financier pour soutenir ses activités de recherche. Ce poste clé implique la gestion des finances, le suivi des dépenses, et l'organisation d'événements scientifiques. Vous serez au cœur de l'innovation, collaborant avec des chercheurs et des étudiants dans un environnement dynamique. Si vous êtes méthodique, rigoureux, et passionné par le secteur public, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe engagée dans le développement durable et l'excellence académique.

Qualifications

• Bonne connaissance de l'organisation de la recherche en France.
• Capacité à gérer des tâches administratives complexes.
• Expérience dans le domaine public appréciée.

Responsabilités

• Gestion financière et comptable du laboratoire.
• Assurer le suivi des commandes et des dépenses.
• Organiser des manifestations scientifiques.

Connaissances

Connaissance des règles de la comptabilité publique

Connaissance des règles de l’achat public

Autonomie dans la rédaction de courriels

Méthodique et rigoureux

Capacité d’écoute et d’analyse

Formation

Bac ou Bac+2 en administration publique

Outils

Word

Excel

PowerPoint

ELAP

Notilus

Description du poste

L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Sous tutelle du Ministère de la transition écologique, de la biodiversité, de la forêt, de la mer et de la pêche et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Depuis juillet 2024, l’École est membre de l’Institut Polytechnique de Paris, institut de sciences et de technologies de rang mondial regroupant 6 prestigieuses écoles d'ingénieurs françaises : École polytechnique, ENSTA, École nationale des ponts et chaussées, ENSAE Paris, Télécom Paris, Télécom SudParis.

Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Présentation générale du service

Au sein de la Direction de la Recherche (DR), le Leesu est un des 12 laboratoires de recherche de l’École Nationale des Ponts et Chaussées. Il est sous la tutelle de l’École Nationale des Ponts et Chaussées (ENPC) et de l’Université Paris-Est-Créteil (UPEC).

Le Leesu est localisé sur 2 sites, à Champs-sur-Marne (ENPC)) et à Créteil (UPEC) ; il compte environ 80 collaborateurs dont environ 35 permanents, auxquels s’ajoutent des chercheurs CDD, des doctorants, post-docs et stagiaires en nombre variable au cours de l’année ; son activité de recherche implique des investissements réguliers en matériels expérimentaux, ainsi que leur gestion et leur maintenance, de nombreuses missions sur le terrain, des commandes de fonctionnement auprès d’un assez grand nombre de fournisseurs.

Rattaché(e) à la Secrétaire générale (SG) du Leesu, vous serez en charge l’ensemble des tâches liées à la gestion organisationnelle, administrative, financière et comptable du laboratoire dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables à l’ENPC.

Vos principales missions sont :

Gestion financière et comptable

informer les chercheurs sur les procédures,

• saisir et suivre les commandes sur l’outil déployé à l’ENPC,
• assurer la conformité réglementaire ainsi que l’éligibilité des dépenses;
• Suivi des dépenses en lien avec la SG de l’Unité ainsi que les services centraux de l’ENPC (service des affaires budgétaires et financières, comptable général adjoint, service facturier, etc.);

solde et clôture de fin d’année,

• mise en place et suivi d’une comptabilité interne,
• réalisation d’extractions pour reporting des projets,
• Archivage numérique des contrats et documents liés aux projets financés.
• Constitution et instruction des dossiers de recrutement des personnels en CDD (doctorants, postdocs, chercheurs contractuels, personnel administratif et technique) en lien avec les services RH (constitution des dossiers, ouverture de compte informatique, badge d’accès, etc.) et gestion de leur accueil administratif et logistique;
• Constitution et instruction des dossiers de recrutement des stagiaires en lien avec les services RH (constitution des dossiers, ouverture de compte informatique, badge d’accès, etc.) et gestion de leur accueiladministratif et logistique;
• Contrôle des échéances pour anticiper les fins de contrats et relancer les encadrants pour les renouvellements;
• Archivage numérique des dossiers RH de l’ensemble du personnel;
• Mise à jour des bases de données de gestion (RH, matériel, etc.);
• Gestion et mise à jour des listes de diffusion;
• Gestion des missions complexes (réservations, saisie des OM, suivi des frais, etc)
• Tenue de tableaux de bord pour les remontées attendues par les services de l’ENPC (Direction de la Recherche, Secrétariat Général) et l’Hcéres :

des personnels (permanents, contractuels, doctorants, chercheurs invités),

• des formations assurées par les personnels,
• des stagiaires;
• Préparation et participation aux réunions de suivi de la cellule administrative du laboratoire;
• Mise à jour de procédures de référence : recrutement, convention d’accueil, convention de stage, frais de mission, livret d’accueil, etc.

Soutien à l’organisation du laboratoire

• Accueillir physiquement et orienter les personnes extérieures;
• Orienter et répondre aux demandes d’information des membres du laboratoire et des autres services;
• Assurer le soutien logistique; gestion des clés, bons cantines, fournitures de bureau, consommables impression, collecte du courrier au service poste de l’école;
• Organiser les manifestations scientifiques relatives aux projets et à la vie du laboratoire : coordination des aspects logistiques tels que commandes, réservation des salles pour les moments collectifs du laboratoire (conseil de laboratoire, séminaires, Leesuriales, soutenances de thèse et HDR…);
• Organiser le séminaire annuel du laboratoire et l’assemblée générale.

Poste de catégorie B. Fonctionnaire (possibilité d’accueil en détachement) ou contractuel. Poste à temps plein.

Niveau d'études minimum requis : Bac ou Bac+2 en administration publique, gestion administrative, économie, ou tout autre parcours pertinent pour le poste

Connaissances / compétences exigées

• Une bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France serait appréciée;

Sont demandées :

• Connaissance des règles de la comptabilité publique,
• Connaissance des règles de l’achat public,
• Connaissance des statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche,
• Autonomie dans la rédaction de courriels et la réalisation des tâches imparties.

Qualités recherchées

• Savoir être méthodique, rigoureux et avoir un grand sens de l’organisation;
• Savoir hiérarchiser et prioriser et être réactif;
• Avoir l’esprit d’équipe, la capacité à s’adapter et à travailler dans un contexte multiculturel;
• Avoir le sens du contact et un bon relationnel;
• Capacité d’écoute, d’analyse, sens de l’initiative et force de propositions;
• Capacité à communiquer et à reporter l’information auprès de ses collègues et de la hiérarchie;
• Disponibilité, discrétion et confidentialité;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe;
• Appliquer et faire appliquer des textes réglementaires.

Connaissances informatiques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint);
• Connaissance des outils de gestion internes (ELAP, Notilus, etc.).

Langues étrangères

• La pratique occasionnelle de l’anglais fait partie du poste. Aussi une maîtrise sommaire de l’anglais serait un plus.

Une expérience dans le domaine public (décret GBCP) et une appétence pour les nouvelles technologies et les systèmes d’information seraient fortement appréciées.

Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.

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Gestionnaire Administratif Et Financier • Champs-sur-Marne, FR, FR