Gestionnaire administratif et financier de laboratoires de recherche (Titulaire/contractuel)(H/F)

La Gazette des Communes; Saint-Denis; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Description du poste

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit, Économie, Gestion, Lettres et Langues, Sciences et Techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues chaque année.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Le gestionnaire de laboratoire assure la coordination administrative et financière de l'unité dont il relève, notamment en ce qui concerne le suivi des conventions, l'élaboration et le suivi du budget et des dépenses de la structure. Il met en œuvre, à l'intérieur de la structure, des outils de pilotage de l'activité : tableaux de bord, production de bilans. Il assure et coordonne l'assistance technique, logistique de la structure où il exerce et / ou réalise des actes administratifs nécessaires à son bon fonctionnement. Selon son profil, il peut contribuer à l'appui à la recherche.

Gestion financière

• Elaborer un suivi des recettes,
• Etablir des bilans financiers et tableaux de bord périodiques sur les projets et leur exécution,
• Assister les responsables scientifiques de projets pour la maîtrise des dépenses. Avoir un rôle d'alerte si nécessaire,
• Participer à l'élaboration des budgets,
• Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations comptables par laboratoire,
• Effectuer des actes de gestion financière, devis, précommandes, fiche d'inventaire, etc.
• Contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion,
• Certifier le service fait,
• Classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières et comptables.

Accueil, renseignement, logistique

• Assurer la circulation de l'information, répondre et communiquer (accueil téléphonique, mailing et physique) avec les enseignants-chercheurs, chercheurs associés, doctorants, personnel de la structure, autres services, partenaires extérieurs,
• Assister les activités des équipes de recherche, apporter un soutien logistique : locaux, matériels, fournitures,
• Participer à l'organisation des colloques, séminaires, journées d'études et séminaires doctoraux.

Gestion des dossiers, rédactionnel

Selon Le Mode D'organisation Du Laboratoire

• Assurer des activités rédactionnelles (compte-rendu de réunion, courriers divers), mettre en forme et valoriser des supports écrits,
• Instruire des dossiers pour préparer les décisions courantes des unités de recherche.

Suivi des conventions

• Suivre les volets administratifs, RH et financiers des contrats et des conventions de recherche (appels et titrages de fonds), de la mise en place à la justification des dépenses ; finalisation auprès de l'agent comptable et des partenaires,

Interface, veille, gestion des outils

• Assurer l'interface avec la DAPBF, l'agence comptable et la DIPEFAS, et le suivi des relations extérieures (partenaires institutionnels et financeurs),
• Assurer une veille juridique et technique en rapport avec les activités du laboratoire,
• Utiliser les outils et logiciels : gestion financière, convention, précommande (OsTicket).

Communication

• Assurer la gestion et l'actualité des sites web,

Assurer la gestion de la communication interne et externe. Liens internes et externes forts, notamment avec les services budgétaires, comptables et RH. Formation de type BTS Comptabilité et gestion appréciée. Expérience dans le domaine de la gestion administrative, budgétaire et comptable appréciée. Compétences attendues : autonomie, capacité à rendre des comptes de son activité et à alerter sa hiérarchie, rigueur.