Gestionnaire administratif et financier

ECOLE NORMALE SUPERIEURE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution prestigieuse recherche un gestionnaire administratif et financier pour soutenir les départements Lettres. Ce rôle clé implique la gestion des contrats de recherche et l'accompagnement des équipes dans leurs démarches administratives. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers interlocuteurs, garantissant le bon déroulement des projets pédagogiques et de recherche. Si vous êtes organisé, méthodique, et possédez un bon sens du relationnel, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez un environnement dynamique où votre contribution sera essentielle au succès des initiatives académiques.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation de la recherche et de l'enseignement supérieur en France.
• Capacité à gérer des lignes budgétaires et à suivre des dossiers de recrutement.

Responsabilités

• Gérer des lignes budgétaires de contrats de recherche et traiter les factures.
• Conseiller et soutenir les secrétaires et chercheurs dans leurs démarches administratives.

Connaissances

Gestion de contrats de recherche

Connaissance de la réglementation budgétaire

Travail en équipe

Rédaction de notes techniques

Sens du relationnel

Formation

Baccalauréat

Outils

Logiciels bureautiques courants

Description du poste

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

Accompagner les départements Lettres dans leurs démarches administratives et assurer la gestion financière et administrative de contrats de recherche du périmètre du PRL.

Département ou service de la structure : Pôle Ressources Lettres
Corps / Grade : Catégorie B – Gestionnaire administratif et financier – jc42

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Créé en 2015, le Pôle Ressources Lettres est un service où sont rassemblées des activités de suivi administratif et financier de projets pédagogiques et de recherche de l'École Lettres. Le PRL est à la disposition de la communauté : membres des départements (secrétaires, enseignants, chercheurs et étudiants) et personnels administratifs des autres services ; il se donne pour mission de les aider et de les accompagner dans leurs démarches au sein de l'ENS-PSL.
Le PRL est également un service de gestion de contrat de recherche. En lien avec le SAAP de PSL, l'équipe est en mesure d'accompagner un candidat à un appel à projet pour monter son dossier, établir son budget et, le cas échéant, assurer la mise en place des crédits obtenus, engager les dépenses, traiter les factures, assurer les recrutements ainsi que les opérations de reporting nécessaires. Actuellement le service gère plus de 2M€ / an.
La responsable du Pôle Ressources Lettres cherche un(e) adjoint(e) pour l'aider dans ces missions de service public, au sens noble du terme.

PLACE DU POSTE DANS L'ORGANISATION
Poste sous l'autorité directe de la responsable de pôle, et en étroite collaboration avec les 2 autres membres du PRL.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Gérer des lignes budgétaires de contrats de recherche (établir les commandes, traiter les factures, mettre en place les missions), en en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (à date, 35 projets différents) ;
2. Suivre les dossiers de recrutement du périmètre du PRL, en lien avec le Service des ressources humaines ;
3. Conseiller et soutenir les secrétaires, enseignants, chercheurs et étudiants Lettres dans leurs démarches administratives ;
4. Assurer l'accueil physique et téléphonique des divers interlocuteurs (usagers, personnels, fournisseurs...) ;
5. Accompagner les montages de projets, les suivis de convention, les mises en place de crédits et les opérations de reporting financier en lien étroit avec les services de l'ENS ;
6. Assurer une veille réglementaire et s'informer sur les possibilités de financements ; diffuser les informations auprès des usagers du pôle ;
7. Participer à l'animation du réseau des secrétaires Lettres ;
8. Assurer un soutien ponctuel pour les secrétaires du périmètre (Départements et unités de recherche Lettres), soit en assurant une partie des tâches soit en organisant le relais inter-départements ; former les nouveaux arrivants sur ces postes.

SPECIFICITES DU POSTE
• Gestion de contrats de recherches
• Contacts permanents avec les Départements Lettres
• Contacts permanents avec les services de l'ENS

CHAMPS DES RELATIONS
Interne : membres et secrétariat des départements, des services centraux, élèves, étudiant.e.s, doctorant.e.s, post-doc...
Externe : visiteurs (conférencier.e.s, professeur.e.s invité.e.s, étudiant.e.s), fournisseurs, collègues des autres institutions (dont PSL)...

COMPÉTENCES PRINCIPALES
Diplôme : Baccalauréat minimum
Connaissances
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Connaissance de base de la réglementation budgétaire et comptable
• Connaissance de base de la réglementation en ressources humaines
Savoir-faire opérationnels
• Savoir travailler en équipe
• Savoir mettre en œuvre et respecter les délais d'un calendrier d'opération
• Savoir jouer un rôle de conseil, d'aide ou de décision
• Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
• Savoir rédiger des notes techniques ou d'information, savoir expliquer les textes réglementaires
Savoir-être
• Être fiable
• Être organisé et méthodique
• Posséder le sens du relationnel et de la confidentialité
• Être réactif
• Être pédagogue et patient