Gestionnaire administratif – Direction petite enfance F/H

Meudon; Meudon; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de fin d’année

RIFSEEP

Mutuelles labellisées

Frais de transport en commun

Compte épargne temps monétisé

Job summary

Ville de Meudon recherche un gestionnaire administratif pour assurer l’accueil, l’accompagnement des familles et le secrétariat au sein de la Direction de la Petite Enfance.

Le poste implique la gestion des inscriptions, des tarifs et des contrats, le suivi des commandes et la facturation, ainsi que la préparation des commissions d’attribution et le reporting financier.

Qualifications

• BEP/Bac Pro/BTS des métiers des services administratifs indispensables.
• Bon relationnel et travail en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, publipostage).
• Connaissance des procédures internes et réglementations liées à la petite enfance et à la collectivité.

Responsibilities

• Accueil et accompagnement des familles et partenaires.
• Suivi des demandes et orientation vers les interlocuteurs concernés.
• Rédaction de courriers, notes et comptes rendus.
• Gestion des dossiers familles (inscriptions, calculs de tarifs, contrats).
• Suivi administratif et budgétaire; facturation et commandes.
• Préparation et suivi des commissions d’attribution; mise à jour des listes d’attente.

Skills

Relationnel excellent

Travail en équipe

Rigueur

Organisation

Discrétion

Education

BEP, Bac Pro ou BTS des métiers des services administratifs

Tools

Word

Excel

Outlook

Publipostage

Logiciels métiers

Job description

En tant que gestionnaire administratif, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement de la Direction de la Petite Enfance. Vous assurez l’accueil et l’accompagnement des familles, le traitement des inscriptions, la gestion des commandes, ainsi que le suivi des commissions d’attribution.Vous contribuez à la qualité du service rendu en lien étroit avec les structures, les partenaires et les services de la Ville.

Activités

• Accueil et accompagnement des usagers :
• Accueil physique et téléphonique des familles et partenaires
• Suivi des demandes et orientation vers les interlocuteurs concernés
• Réponse par mail et courrier, en lien avec la réglementation et les procédures internes
• Secrétariat :
• Rédaction de courriers, notes, comptes rendus
• Préparation logistique et administrative de réunions
• Gestion des dossiers familles (inscriptions, calculs de tarifs, contrats…)
• Suivi administratif en lien avec les structures d’accueil
• Gestion administrative et budgétaire :
• Suivi des commandes, besoins en matériel, et facturation
• Utilisation des logiciels métiers (finances, petite enfance…)
• Tenue de tableaux de bord, reporting, suivi budgétaire et réponses aux sollicitations (CAF…)
• Commissions d’attribution :
• Préparation et suivi des commissions d’attribution de places
• Mise à jour des listes d’attente et vérification des disponibilités
• Envoi des réponses aux familles et suivi des attributions

A Meudon, outre un cadre de travail agréable, la gestion personnalisée et optimale de votre carrière ainsi qu’un plan de formation dynamique, vous permettront de développer vos compétences et d’évoluer professionnellement.

De nombreux avantages s’offriront à vous : une prime de fin d’année, un RIFSEEP, la participation aux mutuelles labellisées et aux frais de transport en commun depuis votre domicile complèteront votre rémunération. S’ajoutent l’accès aux prestations sociales et la possibilité de bénéficier d’un compte épargne temps monétisé si vous ne souhaitez pas utiliser l’ensemble de vos jours de congés et RTT.

• une prime de fin d’année
• un RIFSEEP
• la participation aux mutuelles labellisées
• les frais de transport en commun depuis votre domicile
• l’accès aux prestations sociales
• la possibilité de bénéficier d’un compte épargne temps monétisé

Formations et Diplômes

Vous êtes titulaire d’un BEP, Bac Pro ou BTS des métiers des services administratifs, ou vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans sur un poste équivalent.Doté d’un excellent relationnel, vous aimez le travail en équipe et faites preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion. Vous savez gérer les priorités, respecter les délais et anticiper les besoins. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, publipostage…) et êtes à l’aise avec les logiciels métiers. La connaissance des modes d’accueil de la petite enfance et du fonctionnement des collectivités territoriales est un atout.