Gestionnaire administratif des services techniques H/F - Mairie de VILLABE

Communes; Les Ulis; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

La ville de Villabé recherche un Gestionnaire administratif motivé pour gérer l'accueil et l'administration des Services Techniques. Le poste implique des missions variées allant de la coordination administrative à la gestion budgétaire, dans une équipe dynamique au sein d'une commune en pleine expansion.

Qualifications

• Expérience souhaitée : Confirmé.
• Maîtrise des outils bureautiques et systèmes de gestion.
• Aptitude à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.

Responsabilités

• Gestion administrative des Services Techniques, y compris accueil, secrétariat et gestion des courriers.
• Suivi administratif du parc automobile et des interventions techniques.
• Gestion comptable du service et suivi budgétaire.

Connaissances

Compétences rédactionnelles

Organisation

Rigueur

Gestion administrative et budgétaire

Connaissance des collectivités territoriales

Outils

Word

Excel

Outlook

FLUXNET

BLUSPARK

Description du poste

Gestionnaire administratif des services techniques H/F - Mairie de VILLABE

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Confirmé

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels variable selon profil€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie C (employé)
• Télétravail possible Non

La ville de Villabé recherche un Gestionnaire administratif motivé(e) et organisé(e) pour assurer l'accueil et la gestion administrative des Services Techniques.

Sous la direction du Directeur des Services Techniques, vous serez un point de contact essentiel.

1. Coordination administrative et fonctionnement du service
- Assistance administrative de la direction et des chefs d'équipes en relation avec l'intendance générale et le bon fonctionnement quotidien des Service Techniques
- Gère l'accueil physique et téléphonique des administrés, fournisseurs, prestataires et partenaires institutionnels
- Assure le secrétariat du service : gestion des agendas, organisation de réunions, rédaction et diffusion des comptes-rendus
- Rédige les courriers officiels, notes de service, arrêtés municipaux, documents à destination des riverains et partenaires (papier ou dématérialisé)
- Suit les congés, absences (via le logiciel FLUXNET)
- Participe à l'archivage annuel des documents du Centre Technique

2. Suivi technique et logistique
- Assure le suivi administratif du parc automobile en lien avec l'agent technique : plannings d'entretien, contrôles techniques, gestion des prêts (minibus, clés, équipements)
- Réceptionne et vérifie les livraisons, valide les bons d'intervention et de livraison
- Organise l'accueil des prestataires (ex. ESV, IDVERDE, SEMAER, GPS, etc.)
- Coordination et suivi des demandes d'interventions des logiciels BLUSPARK (GPS) et FLUXNET (logiciel interne à la ville)
- Réception et suivi des demandes concessionnaires (ENEDIS, GRDF...)

3. Suivi de la planification des travaux et demandes riverains
- Recensement et reporting des demandes de riverain, élus et du rapport d'intervention journalier du veilleur de nuit
- Assure la rédaction et le suivi des réponses aux courriers administrés
- Rédige et diffuse les arrêtés de voirie et arrêtés temporaires liés aux chantiers et interventions techniques

4. Suivi budgétaire et gestion comptable
- Gestion comptable du service en tenant à jour le tableau de bord de dépenses et de suivi budgétaire du service
- Suivi des engagements budgétaires du service (engagements, commandes, validations de factures) en lien avec le service finance
- Établit les bons de commande (BDC) en lien avec le service financier
- Transmission des bons de commandes aux prestataires pour planification travaux
- Assure le suivi de la facturation fournisseurs (liée aux prestations, carburants, consommables, etc.)

5. Missions annexes
- Gestion de la distribution des cartes de déchetterie aux administrés
- Suit le tableau d'astreinte du personnel technique
- Assure le lien avec SACPA pour la gestion des animaux errants, décédés ou perdus

Profil recherché

SAVOIR FAIRE :
- Compétences rédactionnelles solides : capacité à rédiger avec clarté et précision des courriers administratifs, arrêtés municipaux, notes de service et comptes rendus.
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques : parfaite connaissance de Word, Excel, Outlook, et des logiciels de gestion comme FLUXNET (RH, véhicules) et BLUSPARK (suivi des interventions techniques).
- Gestion administrative et budgétaire : savoir établir et suivre les bons de commande, gérer les engagements de dépenses, contrôler la facturation et tenir des tableaux de bord.
- Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter les échéances, hiérarchiser les priorités, et assurer un suivi fiable des demandes et des procédures.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales : compréhension des circuits administratifs, des relations avec les concessionnaires, et des spécificités des services techniques.
- Notions en réglementation liée aux travaux publics : aptitude à rédiger et suivre les arrêtés de circulation et les déclarations de travaux, en lien avec les obligations légales.

SAVOIR ETRE :
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle, et devoir de réserve
- Être capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs
- Sens du contact et du dialogue, capacité d'écoute et de communication
- Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, réactif, rigoureux et méthodique (priorisation des dossiers)
- Autonomie dans l'organisation du travail au quotidien
Relations fonctionnelles :
* En interne : Relations diverses avec la direction et les services.
* En externe : Relations avec les partenaires privés ou publics (fournisseurs...) et avec les usagers (le public).

Qui sommes-nous?

Dans l'Essonne, entre Evry et Corbeil-Essonnes, Villabé est une commune dynamique de 5525 habitants avec 2 zones commerciales et une zone logistique et de nombreux projets, au sein de l'agglomération Grand Paris Sud Seine Essonne Sénart.
La commune compte une centaine d'agents permanents, de nombreux équipements publics, un budget de fonctionnement de 10.5 M¤ et d'investissement de 2 M¤.
Le territoire peut être découvert sur le site www.villabe.fr

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