Gestionnaire administratif de parcours h/f

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Saint-Germain-en-Laye; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université à Saint-Germain-en-Laye recherche un gestionnaire administratif pour suivre un portefeuille de étudiants en licences. Le candidat sera responsable de l'administration, de l'inscription et du suivi des stages des élèves, ainsi que de la gestion des jurys et des avis de fin de stage. Une bonne connaissance des logiciels de gestion est nécessaire, ainsi qu'une capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Prestations

75% de remboursement du titre de transports

Participation à la mutuelle

Politique de formation interne

Jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine

Accès à des offres culturelles et sportives

Qualifications

• Doit connaître le système éducatif et les réglementations des masters.
• Aptitudes requises en gestion de projets et coordination.
• Sens de l'organisation et capacité à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des étudiants et professeurs stagiaires.
• Finaliser les inscriptions des candidats et gérer la documentation.
• Coordonner avec les responsables pédagogiques pour l'intégration des étudiants.

Connaissances

Connaissance du système éducatif

Organisation du travail

Communication

Formation

Diplôme de niveau Bac+2 minimum

Outils

WORD

EXCEL

APOGÉE

COMPAS

Description du poste

La personne recrutée est en charge du portefeuille «licences et mentions 1er, 2nd degré, EE» et est garant du suivi administratif des étudiants en licences 1, 2 et 3 ainsi que professeurs stagiaires lauréats des concours d’enseignement des 1er et 2nd degré ou concours de conseiller principal d’éducation (CPE).

Elle a donc la charge de veiller, sous la responsabilité du chef de service de la scolarité de l’INSPÉ, tout du long de la scolarité de chacun des étudiants en licence ou des professeurs stagiaires des mentions 1er, 2nd degré – EE et PIF» (Métiers de l’enseignement, de l’éducation et de la formation) à récolter et à traiter les données administratives les concernant.

Il doit apporter une aide lors de pics de travail auprès des autres collègues du service

Activités principales (6) :

1°) Veiller à la légitimité administrative des candidatures pour tous les parcours MEEF de l’INSPÉ :

- Vérifier les dossiers électroniques sur « e-CANDIDAT » et « Mon master » de toutes les candidatures de tous les parcours licences et MEEF :

= Accuser réception électroniquement de toutes les candidatures,

= Collationner les dossiers de chacune des candidatures,

= Réclamer le cas échéant aux candidats les documents complémentaires, les précisions, voire les corrections utiles,

= Suivre et veiller à la fabrication, aux ajouts et corrections des dossiers rédigés par les candidats,

- Savoir coordonner les dossiers de candidature aux « Responsables Pédagogiques » (RP) responsable du parcours licence ou MEEF idoine pour « avis finals » à l’intégration à l’INSPÉ.

2°) Finaliser les inscriptions des candidats ayant obtenu un avis favorable des RP :

- Valider administrativement les candidatures ayant eu un avis favorable des RP de la formation considérée,

- Envoyer par courriel la procédure d’inscription administrative » à chacun des candidats ayant obtenu un avis favorable des RP et ce dans le but de confirmer leur engagement,

- Achever administrativement l’inscription des candidats

- Incrémenter le logiciel « APOGÉE » de toutes les inscriptions finalisées,

- Éditer les cartes d’étudiants et les certificats de scolarité des candidats admis à l’INSPÉ.

3°) Accompagner et garantir les stages en situation des étudiants de licence ou des professeurs stagiaires de l’INSPÉ pour titularisation :

- Suivi des stages (édition, signature et dépôt et/ou envoi des conventions via la plateforme Colibri (pour les DIU)

4°) Suivre administrativement les avis de fin de stage des DIU :

- Effectuer les liens tuteurs/tutorés sur les plateformes COMPAS,

- Régénérer les profils électroniques « COMPAS » qui le nécessiteraient.

- Porter à la signature du directeur de l’INSPÉ chacun des avis de fin de stage des DIU,

- Incrémenter chaque profil électronique « COMPAS » de chacun des DIU/fonctionnaires stagiaires des avis pour titularisation émanant des universités idoines,

5°) Suivre administrativement les jurys :

- Etablir le calendrier, convoquer les membres du jury et préparer administrativement les PV d’examens (vérification des tableaux de notes, impression des PV de jury pour signature et envoi au bureau des diplômes)

- Participer à la CRD des DIU

6°) Participer aux CPER des DIU

- Etablir les invitations et

- Rédiger les comptes-rendus.

Activité annexe :

Aider sur d’autres missions en cas de nécessité de service.

Compétences :

- Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters

- Connaître l’organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l’académie de Versailles,

- Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook, ...) et de gestion (APOGÉE, COMPAS, e-CANDIDAT, Mon Master)

- Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités

Qualités :

- Savoir travailler en équipe et détenir le sens de la communication

- Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité et d'autonomie

- Être ponctuel

- Être disponible, et ce notamment pour répondre aux questionnements de tous les interlocuteurs cités ci-dessus

Conditions de travail :

Poste ouvert aux agents titulaires en détachement et contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)

️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

???? Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

Politique de formation interne développée

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

Poste basé sur le site de Saint Germain en Laye à pourvoir dès que possible

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.

Rémunération :

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B) : entre 1700€ et 1950€ net par mois.