Gestionnaire administratif de formation F/H (réf. FDL2)

Sorbonne Université– Services Universitaires; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Rejoignez une université engagée dans le développement durable et l'innovation en tant que Gestionnaire administratif de formation. Dans ce rôle, vous serez au cœur de l'organisation et de la planification des sessions de formation, garantissant un soutien efficace aux personnels de l'université. Vous travaillerez en étroite collaboration avec divers acteurs, tout en ayant l'opportunité de proposer des améliorations aux dispositifs existants. Si vous avez le sens de l'organisation et un fort esprit d'équipe, cette position est faite pour vous. Faites partie d'une institution qui valorise la qualité de vie au travail et l'égalité des chances.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement professionnel et de l'organisation de la Fonction publique.
• Maîtrise des outils bureautiques et agilité avec les outils informatiques.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec divers interlocuteurs.

Responsabilités

• Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique.
• Assurer le suivi des inscriptions et des évaluations des sessions.
• Gérer les communications avec les organismes de formation et les agents.

Connaissances

Organisation

Planification

Outils bureautiques

Rédaction

Communication

Formation

Baccalauréat

Outils

Logiciel de gestion de formation

Système d’inscription dématérialisé

Description du poste

Gestionnaire administratif de formation F/H (réf. FDL2)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Sorbonne Université– Services Universitaires
• Localisation : 4 place Jussieu, 75005 Paris

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat Non renseigné
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

• Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Fonctions : Gestionnaire administratif de formation F/H
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 6 mois.

Prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2025 .

Mission :
Rattaché.e à la responsable du service, le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par la programmation, l’organisation et le déploiement d’actions de formation à destination de l’ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Activités principales :

Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique

- Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d’inscriptions
- Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paperboard, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance
- Envoi des convocations par mail
- Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires
- Lien avec le service financier pour les engagements financiers
- Évaluation des sessions
- Saisie des présences et envoi des attestations de présence

• Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l’établissement
• Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l’interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation
• Gérer et suivre la boite mail partagée du bureau
• Gérer quotidiennement le système d’inscription dématérialisé
• Mettre à jour le site intranet selon l’actualité formation

Participation aux activités transverses du service :

• Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l’activité du bureau
• Proposition d’amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)
• Accueil et conseil auprès des agents et des responsables de service
• Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs
• Diffusion des informations en relation avec l’activité de formation auprès de la communauté

Interactions avec notamment :

• Les responsables de structure de l’université et des facultés
• Les agents de Sorbonne Université

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l’environnement professionnel, de l’organisation de la Fonction publique, de l’Enseignement supérieur et de l’université
• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur
• Savoir situer les activités du bureau au sein de la DGSA Ressources humaines, financières et fonctions supports, de l’université et des facultés

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l'organisation et de la planification
• Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
• Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation (LAGAF)
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Maîtriser des aspects techniques et réglementaires lié à l’activité du service
• Savoir prendre en compte les demandes et y apporter les réponses appropriées

Savoir-être :

• Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de disponibilité
• Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
• Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l’organisation
• Savoir travailler en équipe, sens relationnel
• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Être polyvalent et posséder des capacités d’adaptation

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Localisation

Localisation : 4 place Jussieu, 75005 Paris

• Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
• Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
• Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
• Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Descriptif du service

Le poste est à pourvoir à la Direction du Développement des Compétences (DDC).

Le service de la formation des personnels soutient la politique RH déployée par Sorbonne Université et s’inscrit dans les objectifs de la direction du développement des compétences afin de construire et déployer une offre de formation dynamique et innovante s’adressant à tous les publics de l’Université.

Le service de la formation des personnels a pour mission de soutenir la politique RH déployée par l’Université et notamment de s’inscrire dans les objectifs de la Direction du développement des compétences. C’est dans ce cadre que les axes de travail privilégiés sont :

• De construire et déployer une offre de formation dynamique et innovante s’adressant à tous les publics de l’Université
• De mettre en place et déployer un accompagnement spécifiquement dédié aux publics prioritaires à savoir les agents en difficulté
  et les enseignants chercheurs

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, 75005 Paris

CDD de 6 mois.

Prise de fonctions souhaitée : 1er septembre 2025 .

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence FDL2 à l'adresse mail : [e-mail]

Vacant à partir du 01/09/2025

Assistante / Assistant de formation

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