Gestionnaire administratif – Assistant de département 80% F.H

Université Jean Monnet Saint‑Étienne; Saint-Étienne; Sur place; EUR 22 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Université Jean Monnet Saint-Étienne recherche un(e) secrétaire administratif et pédagogique pour le département Génie Mécanique et Productique (GMP). Vous assurerez l’accueil, la gestion de la scolarité et des emplois du temps, ainsi que l’organisation des jurys et des évaluations.

Vous travaillerez en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs, gérerez les inscriptions, les absences et les historiques administratifs, et veillerez au respect des procédures internes et des

Qualifications

• Maîtrise des techniques d'accueil et de communication.
• Bonne connaissance de la gestion administrative et de la scolarité.
• Maîtrise des logiciels bureautiques et des outils de gestion
• Connaissance des plateformes APOGEE, ADE, OSE et Parcoursup serait un plus
• Capacité à travailler en équipe et respecter les calendriers.

Responsabilités

• Accueillir les usagers (physique et téléphonique).
• Gérer la scolarité et les inscriptions des étudiants et alternants.
• Élaborer les emplois du temps et suivre les modifications.
• Gérer les salles et le matériel pédagogique.
• Organiser les devoirs surveillés et les jurys du département.
• Établir des statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants.
• Suivre l’assiduité et les justificatifs.
• Saisir les notes des étudiants et stagiaires.
• Gérer les dossiers des personnels vacataires et le budget du département.
• Organiser les courriers et communications.
• Veiller au respect de la réglementation et archiver les documents.

Connaissances

Communication orale et écrite

Esprit d'équipe

Gestion des demandes d'informations

Rigueur administrative

Organisation et priorisation

Relationnel et discrétion

Adaptabilité

Outils

Excel et Word

APOGEE

ADE

OSE

Description du poste

L’IUT de Saint-Etienne, composante de l’Université Jean Monnet, représente 2000 étudiants, 135 personnels enseignants, 65 personnels administratifs et environ 400 vacataires. Les 7 départements de l’IUT de St Étienne accueillent chaque année 1600 étudiants et 400 alternants en vue de la délivrance de Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) ou de licences professionnelles (LP). L’IUT est engagé dans une démarche active de certification qualité globale.

Le département Génie Mécanique et Productique (GMP) de l’IUT de Saint-Étienne accueille environ 240 étudiants au sein du BUT GMP et de la LP TC. L’équipe titulaire est composée de 19 enseignants, 2 assistantes de département et 1 adjoint technique. GMP fait appel à environ 95 enseignants vacataires.

POSITIONNEMENT

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.

MISSION PRINCIPALE : Secrétariat administratif et pédagogique du département Génie Mécanique et Productique (GMP)

• Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
• Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs :
  • Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant
  • Participer à l’élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
  • Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
  • Organiser la partie administrative des devoirs surveillés
  • Participer à l’organisation des jurys du département…
  • Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants
  • Suivre l’assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs…)
  • Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires
• Gérer les services d’enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
• Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
• Organiser les courriers et mailings, gérer l’affichage des informations
• Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant…)
• Informer et veiller à l’application de la règlementation, des directives et consignes
• Classer et archiver tous les documents

Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l’accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

Connaissances

• Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l’enseignement supérieur
• Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
• Connaitre les techniques de gestion administrative
• Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word…)
• Connaitre si possible des logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité, des emplois du temps, des services d’enseignement, à la plate-forme pédagogique. (APOGEE, SCODOC, ADE, e_candidat, Ose, Parcoursup, Studéa…)
• Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure

Compétences

• Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
• Savoir travailler en équipe
• Savoir analyser et gérer les demandes d'informations
• Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC
• Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
• Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
• Savoir mettre en œuvre les consignes données
• Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
• Savoir organiser et gérer un système de classement
• Savoir rendre compte

Qualités attendues

• Sens du contact et qualité d'écoute
• Sens du travail en équipe
• Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
• Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs
• Bon relationnel et esprit d'équipe
• Discrétion
• Respect de l'usager
• Faire preuve de polyvalence et de disponibilité

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

• Télétravail non adapté la 1ère année
• Permanence d’ouverture du secrétariat