GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF À L'ÉTAT CIVIL

Vitry94; Vitry-sur-Seine; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant administratif

Comité des œuvres sociales

Associations sportives de lonction

Associations sportives de lonction

Résumé du poste

Vitry-sur-Seine recrute un agent administratif spécialisé pour le service État civil et Funéraire. Vous assurerez l’accueil des usagers, le traitement des demandes et le suivi des dossiers en lien avec les actes d’état civil.

Vous participerez aussi à l’organisation des célébrations de mariage et veillerez à la confidentialité, au respect du service public et à l’esprit d’équipe.

Qualifications

• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Techniques d’accueil et de communication.
• Capacités rédactionnelles et administratives.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et l’information des usagers.
• Traiter et orienter les demandes par courrier postal et électronique.
• Assurer le suivi administratif des dossiers en cours.
• Effectuer les opérations de classement, d’archivage et de mise sous pli.
• Participer au traitement des demandes d’actes d’état civil en ligne et via COMEDEC.
• Assurer l’enregistrement des livrets de famille et la convocation des usagers.
• Participer à l’apposition des mentions sur les registres d’état civil, sous l’autorité des officiers d’état civil.
• Apporter un appui administratif à l’organisation des célébrations de mariage.
• Participer ponctuellement aux célébrations de mariage le samedi.

Connaissances

Maîtrise du français

Accueil et communication

Rédaction administrative

Bureautique & logiciels métiers

Formation

Formation administrative

Outils

Outils bureautiques

Logiciels métiers

Description du poste

Présentation de la ville :

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) estla plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts etd’activités économiques.

Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en communstructurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une lignede bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dansle cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA.

Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

Missions principales

Assurer l’accueil téléphonique et l’information des usagers.

Traiter et orienter les demandes par courrier postal et électronique.

Assurer le suivi administratif des dossiers en cours.

Effectuer les opérations de classement, d’archivage et de mise sous pli.

Participer au traitement des demandes d’actes d’état civil en ligne et via COMEDEC.

Assurer l’enregistrement des livrets de famille et la convocation des usagers.

Participer à l’apposition des mentions sur les registres d’état civil, sous l’autorité des officiers d’état civil.

Apporter un appui administratif à l’organisation des célébrations de mariage.

Participer ponctuellement aux célébrations de mariage le samedi.

- Formation administrative souhaitée.

Savoir-faire :

Maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit.

Techniques d’accueil et de communication.

Capacités rédactionnelles administratives.

Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers.

Savoir-être :

Sens du service public et de l’accueil.

Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.

Capacité d’écoute et qualités relationnelles.

Esprit d’équipe et polyvalence.

Adaptabilité et curiosité professionnelle.

Intérêt pour le droit civil et le droit funéraire.

Conditions de travail

Lieu de travail : Hôtel de Ville, au sein du service État civil / Funéraire.

Environnement : travail en intérieur, en équipe et en contact direct avec le public.

Temps de travail : 36 h 45 hebdomadaires, dans le cadre des horaires d’ouverture de l’Hôtel de Ville.

Horaires spécifiques : travail le samedi matin par roulement, avec récupération des heures effectuées.

Contraintes particulières : participation ponctuelle aux célébrations de mariage et forte mobilisation lors des échéances électorales.

Matériel mis à disposition : poste informatique fixe et téléphone fixe individuel.

Risques et contraintes : manutention ponctuelle, accueil de publics parfois difficiles, stress et charge de travail variable.

Éléments de rémunération

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle
• Prime semestrielle de 1 126 € brut (versée en mai et novembre)

5 raisons de nous rejoindre :

• Accès au restaurant administratif
• Prestations du Comité des œuvres sociales
• Accès aux associations sportives de l’administration communale

L'ensemble de nos postes sont destinés prioritairement aux fonctionnaires ou lauréats de concours.

La collectivité est engagée pour l'égalité femmes-hommes et pour l'emploi des personnes en situation de handicap.