Gestionnaire administratif

AgroParisTech; Palaiseau; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

AgroParisTech, un établissement d'enseignement supérieur, recherche un gestionnaire pour le suivi des doctorants au sein de sa Direction des Formations Doctorales. Le candidat idéal aura une connaissance approfondie des réglementations du doctorat et des compétences en outils informatiques, et devra gérer des tâches administratives ainsi que des interactions avec les doctorants et le personnel académique.

Prestations

Télétravail envisageable

Accès à la restauration collective

Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU...)

Qualifications

• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, ADUM, gestion de site internet).
• Connaissance du doctorat et de la réglementation associée.
• Autonomie et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Suivi des doctorants, gestion des inscriptions et validation des formations.
• Mise en place des nouveaux contrats doctoraux et communication avec les parties prenantes.
• Organisation des logistiques pour des réunions et évènements liés aux doctorants.

Connaissances

Autonomie

Rigueur

Bon relationnel

Compétences en communication

Capacité d’adaptation

Formation

Connaissances des outils informatiques

Outils

Word

Excel

ADUM

Description du poste

Présentation de l’environnement professionnel

AgroParisTech est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l’agriculture. Ses domaines de compétence s’adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l’environnement, les innovations et l’intégration de la bioéconomie, l’alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.

L’établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».

AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.

AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l’unité de recherche et développement ABI à Reims et l’antenne d’Orléans.

L’École Doctorale ABIES est une école doctorale portée par l’Université Paris-Saclay et co-accréditée avec AgroParisTech, l’Université Reims Champagne-Ardenne (URCA), l’Ecole Nationale Vétérinaire d’Alfort (ENVA) et Paris-Est-Sup, comprenant environ 320 doctorants.

Le poste est basé sur le campus de Palaiseau au sein de la Direction des Formations Doctorales (DFD) et de l’École Doctorale (ED) ABIES, sous la co-responsabilité de la directrice des Formations Doctorales d’AgroParisTech (trois Ecoles Doctorales co-accréditées : ABIES basée à Palaiseau, SIReNa à Nancy et GAIA à Montpellier) et du directeur de l’ED ABIES. La personne recrutée travaillera en binôme avec une autre gestionnaire déjà en poste au sein des deux directions.

L’Ecole Doctorale ABIES s’appuie de plus sur quatre directeur-rice-s adjoint-e-s dont trois sur Palaiseau et la DFD sur un directeur-adjoint.

Conditions Spécifiques

• Des navettes depuis Paris (Porte d’Orléans) et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
• Le télétravail est envisageable pour ce poste.
• Différentes options de temps de travail sont possibles
• Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
• Accès à la restauration collective - parking

Objectifs du poste

Contribuer aux activités de gestion et de bon fonctionnement de la Direction des Formations Doctorales d’AgroParisTech et de l’ED ABIES.

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter

Suivi d’une partie des doctorants de l’ED ABIES (environ 280) et d’une vingtaine de doctorants SIReNa et GAIA, de leur inscription à leur soutenance : vérification des demandes et des dossiers d’inscription et de réinscription, aide à l’utilisation de la plateforme ADUM de gestion des doctorants, suivi des déplacements internationaux, contrôle des informations et documents de soutenance, édition des attestations, lien avec les bibliothèques pour les dépôts de thèse, archivage des dossiers :

• Gestion de l’offre de formation : mise en ligne du catalogue de formations, gestion des inscriptions et validation des formations, appui à la logistique des formations
• Mise en place des nouveaux contrats doctoraux : gestion de la partie administrative des concours d’allocations doctorales, édition de documents pour les membres du jury, transmission des informations à la DRH pour l’édition des contrats, suivi du processus de signatures des documents.
• Communication : mise à jour de la base ADUM de gestion des doctorants et des encadrants, extraction de données pour répondre aux enquêtes, participation à la mise à jour du site web d’AgroParisTech et de l’ED ABIES.
• Evènements : organisation de la logistique de réunions telles que le Conseil scientifique et pédagogique de l’ED ABIES, participation ponctuelle aux autres évènements (journées des doctorants ABIES, Forum professionnel Doc’Avenir…)
• Interaction avec les gestionnaires des ED SIReNa et GAIA ainsi que des établissements co-accrédités de l’ED ABIES et suivi des actualités sur le doctorat (réunions d’information ADUM, réseau des gestionnaires en charge du doctorat de l’Université Paris-Saclay, Bibliothèques…)

Champ relationnel du poste

• Travail en collaboration sous la co-responsabilité de la directrice des Formations Doctorales d’AgroParisTech et du directeur de l’ED ABIES ainsi que de leurs directeur-rice-s adjoint-e-s, en forte interaction avec la deuxième gestionnaire des mêmes directions.
• Echanges avec les doctorants et leurs encadrants, les candidats postulant à une thèse, les formatrices et formateurs et les membres du conseil scientifique et pédagogique de l’ED ABIES.
• Lien avec les établissements co-accréditeurs, notamment les différentes directions d’AgroParisTech telles que la direction de la documentation, la direction des ressources humaines ou la direction de la recherche, de l’innovation et du transfert technologique ainsi que les services correspondant des autres établissements co-accrédités, notamment l’université Paris-Saclay et les bibliothèques universitaires

Compétences liées au poste

Savoirs

Savoir-faire / Savoir-être

• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, ADUM, gestion de site internet)
• Connaissance du doctorat et de la réglementation associée
• Une connaissance de la base ADUM serait un plus
• Autonomie
• Sens de l’organisation et hiérarchie des priorités tout au long de l’année
• Rigueur et polyvalence
• Bon relationnel et bonne communication (y compris en anglais)
• Capacité d’adaptation et réactivité et avec le sens du partage de ses connaissances, esprit d’équipe