Gestionaire des enseignants vacataires

Université Bourgogne Europe (UBE); Bourgogne-Franche-Comté; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L'Université Bourgogne Europe (UBE) recrute un(e) chargé(e) de gestion administrative pour assurer l'instruction des dossiers des enseignants vacataires et la mise en paiement de leurs heures de vacation. Ce poste CDD d'un an, renouvelable, offre une rémunération avant impôts à partir de 1806 € brut mensuel selon l'expérience. Le candidat devra maîtriser les outils bureautiques et respecter les échéances administratives liées à la paie.

Prestations

Télétravail possible après intégration

Qualifications

• Diplôme minimum de niveau III requis.
• Compétences en logiciels bureautiques (WORD, EXCEL).
• Expérience non nécessaire mais appréciée.

Responsabilités

• Instruction des dossiers des enseignants vacataires.
• Mise en paiement des heures de vacation.
• Gestion administrative des vacataires.

Connaissances

Utilisation des logiciels bureautiques

Travail en équipe

Discrétion professionnelle

Connaissance des missions universitaires

Gestion des priorités

Compétences rédactionnelles

Formation

Diplôme minimum de niveau III

Description du poste

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université Bourgogne Europe (UBE)
  UNIVERSITE BOURGOGNE EUROPE

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat

  CDD d'1 an

• Expérience souhaitée Non renseigné
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Mission principale : Instruction des dossiers des enseignants-vacataires et mise en paiement des heures d’enseignement.

La gestion des dossiers des enseignants vacataires est dématérialisée. Toutes les opérations de gestion des dossiers se font via le logiciel SAGHE Dématérialisation (Système Automatisé de Gestion des Heures d’Enseignement).

Assurer l’instruction des dossiers

L’instruction du dossier consiste à vérifier que :

L’enseignant vacataire remplit les conditions réglementaires pour effectuer des vacations à l’université conformément à la réglementation en vigueur
La catégorie de recevabilité est la bonne (fonctionnaire ou non fonctionnaire, contractuel ou salarié, auto-entrepreneur, profession libérale, vacataires des disciplines médicales et odontologiques …)
Toutes les pièces justificatives demandées ont été téléchargées par le vacataire dans son dossier


Assurer la mise en paiement des heures de vacation

Vérifier l’existence d’une prise en charge financière du vacataire dans le logiciel RH SIHAM Préliquidation ainsi que les éléments de paie : identité, RIB, régime des cotisations sociales. Comparer ces données avec celles du logiciel SAGHE
Pour les nouveaux vacataires, effectuer la prise en charge du vacataire dans SIHAM Préliquidation : saisie de toutes les cartes indispensables (données état civil, RIB, situation professionnelle, adresse, etc…)
Vérifier les saisies, corriger les éventuelles erreurs, classer les pièces justificatives par ordre alphabétique pour le mois en cours et les transmettre au service de contrôle de la paie

Profil recherché

Les compétences attendues sont les suivantes :

Maîtriser l’utilisation des logiciels courants de bureautique (WORD, EXCEL, outils internet et messagerie)
Savoir travailler en équipe, en réseau et partager ses connaissances
Savoir respecter scrupuleusement l’obligation de discrétion professionnelle
Connaître les missions, l’organisation et le fonctionnement de l’université
Connaître la réglementation et les process liés à la paye (comprendre une fiche de paie, les imputations budgétaires…)
Savoir définir et gérer ses priorités de travail
Savoir s’organiser de façon à respecter les échéances fixées, calendrier paie notamment
Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit, en particulier savoir rédiger des mails destinés aux vacataires mais également aux correspondants des composantes

Les candidats auront un diplôme au minimum de niveau III.

Une expérience dans le domaine, si elle peut être appréciée, n’est pas nécessaire.

• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025

• Fin de contrat prévisible : 31/08/2026

• Contrat CDD 1 an renouvelable, catégorie C

• Télétravail possible après période d’intégration

• Rémunération : à partir de 1806 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Compétences attendues

voir profil recherché

Localisation

Localisation : Maison de l Université, Espl. Erasme 21078 Dijon

• Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
• Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
• Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
• Flèche haut : déplacer la carte vers le haut

Le service des personnels enseignants (SPE) constitué de 15 personnes est l'un des 4 services qui composent le Pôle RH, avec le service des personnels BIATSS, le service de développement des ressources humaines et le service prospective et qualité RH.

Le SPE assure la gestion administrative et financière des personnels enseignants-chercheurs et enseignants (titulaires et non titulaires). Il se divise en deux pôles: celui des personnels permanents (enseignants-chercheurs, enseignants, enseignants non titulaires) et celui des enseignants vacataires.

Sous la responsabilité du chef de bureau du pôle, la gestionnaire sera en charge d’assurer la gestion administrative et financière des enseignants vacataires de l'UBE.

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

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