Chief of Staff / Executive assistant to the CIO - F/H

AXA Partners; France; Sur place; EUR 40 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) pour soutenir le Chief Information Officer dans un environnement dynamique et multiculturel. Ce rôle clé implique la gestion de priorités, la coordination de projets globaux et l'optimisation des opérations au sein de l'équipe. Vous serez chargé(e) de préparer des présentations stratégiques, de garantir l'efficacité des réunions et d'assurer la communication entre les équipes. Si vous êtes proactif(ve), doté(e) d'excellentes compétences en communication et que vous souhaitez évoluer dans un environnement technologique, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

Plantation d'un arbre pour chaque nouvelle recrue

Engagement pour la diversité et l'inclusion

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience dans un environnement informatique.
• Compétences en communication adaptées à des contextes multiculturels.

Responsabilités

• Soutien à la direction et gestion des priorités organisationnelles.
• Coordination des études et des projets au sein de la fonction informatique.

Connaissances

Compétences en communication

Gestion de programme/projet

Analyse et synthèse

Maîtrise de PowerPoint

Proactivité

Capacité d'écoute

Formation

Expérience dans le domaine IT

Expérience en conseil en management

Outils

PowerPoint

Méthodologie agile

Description du poste

Dans un contexte d'exécution et de transformation opérationnelles complexes et multi-pays, ce poste est essentiel afin d'aider le Chief Information Officer (CIO) à gérer et à maximiser les performances de la direction, conformément à notre stratégie SCALE UP, en respectant les délais, les coûts et en garantissant la qualité.

Le titulaire de ce poste apporte un soutien essentiel au directeur en travaillant en étroite collaboration avec lui sur les activités quotidiennes, en gérant certaines initiatives clés et en assurant une coordination efficace entre les équipes et avec les différents départements. L'Executive Assistant (EA) assure la liaison entre le directeur et les autres membres de l'équipe, aide à établir des priorités et est en charge des projets importants. L'EA joue un rôle essentiel dans la rationalisation des opérations, la gestion des priorités organisationnelles, la conduite d'études transversales, la coordination de projets globaux, la préparation de réunions et garantit l'efficacité de l'équipe.

Les principales responsabilités sont les suivantes:

Soutien à la direction

1. En partenariat avec l'assistant personnel, anticiper les besoins du directeur : s'assurer que le contenu de toutes les réunions est préparé, que les communications sont rédigées, que les priorités sont hiérarchisées et gérées, que les documents sont stockés et archivés.
2. Coordonner et gérer la gouvernance de l'équipe du Chief Information Officer, y compris la préparation des ordres du jour, des présentations, l'enregistrement et le suivi des actions, le suivi et la surveillance de la réalisation des objectifs, la transmission des informations, la coordination des demandes d'informations et tout autre soutien nécessaire.
3. En collaboration avec l'équipe de direction, préparer des notes stratégiques ou opérationnelles et des présentations pour divers publics, anticiper et revoir les documents présentés au Comité Exécutif d'AXA Partners ; Collaborer étroitement avec les équipes sur des sujets d'intérêt commun afin d'assurer une préparation efficace des réunions et des documents de présentation.
4. S'assurer que les décisions prises sont suivies et mises en œuvre efficacement et que toutes les parties prenantes sont tenues informées des décisions et des actions en temps opportun.
5. Fournir régulièrement des idées sur les moyens de clarifier la gouvernance et d'améliorer l'efficacité de la fonction.
6. S'assurer que les réunions se déroulent de manière efficace en termes de contenu, de calendrier et de résultats.

Etudes et analyses

1. Coordonner et mener des études au sein de la fonction informatique, chez AXA Partners et avec le Groupe et les équipes engagées, le cabinet de conseil lorsqu'il est désigné et toutes les parties prenantes internes et externes.
2. Contrôler et suivre les livrables en étroite collaboration avec l'équipe de direction.
3. Promouvoir la méthodologie agile et le projet OTOBOS - On Time, On Budget, On Scope.
4. Maintenir à jour l'organigramme de la fonction.
5. Contribuer à améliorer la communication sur nos activités de transformation et de business.

Qualifications requises:

• Au moins 5 ans d'expérience, idéalement dans le domaine IT ou dans un environnement informatique, au moins désireux d'évoluer dans un environnement technologique et avec un intérêt pour les sujets techniques, ou avec une première expérience dans le conseil en management.
• Compétences en communication très efficaces, avec la capacité de s'adapter aux différentes cultures et contextes locaux, et expérience de travail international avec des fonctions multiples dans une organisation matricielle.
• Niveau avancé d'analyse et de synthèse, expérience en gestion de programme/projet et capacités de gestion du changement, et haut niveau de maîtrise des présentations Powerpoint, Note, etc.
• Orientation vers la prestation de services avec la capacité d'apprendre et d'adopter l'amélioration continue des processus et de l'approche de mise en œuvre.
• Esprit proactif, anticipation des besoins et des actions.
• Excellente capacité d'écoute, humilité, pragmatisme et sens de la confidentialité.
• Anglais, français courants ou niveau bilingue.

AXA Partners s'engage, à compétences égales, pour la diversité & l'inclusion.

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