Executive Assistant / Office Manager (H/F)

P/mint; Paris; Sur place; Confidentiel; Plein temps

Résumé du poste

Une société de stratégie et d'exécution à Paris recherche un assistant de direction expérimenté. Le candidat idéal possède 8 à 10 ans d'expérience et des compétences clés en gestion des priorités et en communication. Le poste requiert une présence sur site et offre un package salarial avantageux, y compris des tickets restaurant et une mutuelle prise en charge à 100%.

Prestations

Carte ticket restaurant Swile

Mutuelle prise en charge à 100%

Remboursement de l'abonnement de transport

Qualifications

• Expérience de 8-10 ans minimum en assistanat de direction.
• Capacité à respecter les délais et à gérer les priorités.
• Excellente communication verbale et écrite.

Responsabilités

• Assurer la coordination et la direction administrative.
• Suivi des contrats des prestataires et gestion opérationnelle du site.
• Contribution à l'organisation des séminaires et événements.

Connaissances

Gestion des priorités

Rigueur et organisation

Discrétion

Excellentes communications orales et écrites

Anglais courant

Outils

Suite MS Office

Google tools

Description du poste

P/mint Brand Activation Hub est l’endroit où la stratégie rencontre l’exécution en point de vente. Nous réunissons la réflexion d’agence et la puissance opérationnelle pour créer des activations multicanales cohérentes, en ligne et hors ligne, de l’idée jusqu’au rayon. En combinant stratégie et exécution, nous apportons plus de valeur que chacune ne pourrait le faire séparément.

Nous recherchons actuellement une personne pour rejoindre notre équipe dans notre bureau de Paris.

Tasks

Missions principales

Direction & coordination:

• Assurer en délégation certaines tâches administratives de votre N+1.
• Organisation des réunions (agendas, logistique, supports), préparation/rédaction/diffusion des comptes rendus.
• Planification des entretiens de recrutement et des entretiens d’évaluation (RH).
• Réservations de voyages et autres déplacements.

Prestataires, contrats & site

• Suivi des contrats prestataires (DHL, La Poste, ménage…), interface avec le bailleur.
• Gestion opérationnelle du site : maintenance des locaux, coordination des interventions (plomberie, climatisation, serrurerie, etc.), propreté et bonne tenue des espaces.
• Entretien du véhicule de société.
• Achats & commandes : consommables, fournitures, goodies.

Vie d’équipe & événements

• Contribution à l’organisation des séminaires, événements internes/externes et réunions d’équipe.
• Onboarding des nouveaux salariés (fournitures, accès, postes de travail…).
• Bien-être au quotidien : veiller à la convivialité, à la qualité de service et aux besoins des équipes (services généraux).

Accueil & relationnel

• Accueil physique et téléphonique, accueil des visiteurs.
• Interface quotidienne avec les collaborateurs et les partenaires externes.

Gestion financière courante

• Notes de frais : collecte, vérification et suivi.

Requirements

Profil & prérequis

• Expérience : 8–10 ans minimum en assistanat de direction.

Compétences clés :

• Gestion des priorités, respect des délais, rigueur et organisation.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Sens du service, adaptabilité, souplesse et proactivité/prise d’initiative.
• Excellentes communications orales et écrites ; sens de la convivialité, enthousiasme, dynamisme.
• Curiosité, ouverture d’esprit ; appétence outils informatiques (suite MS Office/Google, agendas, outils de réservation…).
• Anglais courant (parlé et écrit) requis.

Présence au bureau obligatoire (poste sur site à Paris).

Benefits

• Un package salarial avantageux : carte ticket restaurant Swile, mutuelle prise en charge à 100%, remboursement de la moitié de ton abonnement de transport en commun et mise en place de l’Indemnité Kilométrique Vélo
• Des moments partagés entre collègues : onboarding avec l’ensemble des équipes, rituels d’équipe, organisation de pique-nique, évènements festifs
• Un(e) parrain ou marraine référent(e) pour te permettre de t’intégrer et de t’épanouir chez nous

Si vous êtes intéressé(e), nous vous invitons à nous envoyer votre CV. Nous vous informons par ailleurs que nous contacterons uniquement les candidat(e)s sélectionné(e)s.