Executive Assistant (H/F)

Executive Assistant (H/F), Rueil-Malmaison

Rueil-Malmaison, France

Votre mission

Au sein de la Business Division Commercial, le rôle de l'assistant(e) commerciale est :

• Assurer l'assistanat et le support commercial nécessaire aux activités de l'Executive Vice President de la Commercial Business Unit, des Vice Presidents de la Commercial Business de la zone EMEA et de la zone APAC dans la plus grande confidentialité.
• Assister les Sales Managers des zones EMEA et APAC.

Vos principales activités seront les suivantes :

Support administratif et logistique

• Support administratif :
  - Assistance pour l'administration de l'équipe EVP et VP CIAL (renouvellement passeport, demandes de visas, commandes de fournitures, etc.)
  - Organisation de la venue de clients ou de représentants de nos filiales (lettres d'invitation).
• Support logistique pour la Business Division Cial :
  - Organisation logistique des visites clients (réservations hôtels, taxis, organisation de cérémonies, buffets, etc.)
  - Réservations de salles pour réunions, pauses-café, taxis, restaurants.
  - Aide à la préparation des séminaires.
  - Organisation des événements internes (pots de succès, buffets).
• Collecte et mise en forme de rapports d'activités, veille et suivi des signatures des parafeurs.

Support aux Appels d'offres

• Elaboration des garanties bancaires (formulaires, réajustements pour extensions).
• Collecte des documents administratifs (demande auprès des BP).
• Consolidation des documents (mise en page, impression, tamponnage, initialisation).
• Dossier de pré-qualification (remplissage questionnaires, recherche d'informations, collecte de documents).

Ponctuellement

• Coordonner les activités de l'assistant(e) des départements Sales Operations, Global Commercial Excellence et Equipements selon la charge de travail.

Votre profil

Connaissances et Niveau Requis :

• Diplômé(e) d'un BTS ou Licence (Bac+2/+3) en assistance commerciale ou équivalent, avec une expérience significative dans une direction commerciale.
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, internet, messagerie Outlook), portails clients et ERP (idéalement SAP).
• Bon niveau d'anglais pour dialoguer avec des collaborateurs étrangers, clients et fournisseurs.

Compétences Associées :

• Organisation, rigueur, confidentialité, disponibilité, sens du service, capacité d'adaptation et professionnalisme pour assurer la satisfaction client.

Rémunération : 30-35k€