Executive Assistant (H / F)

GROUPE WILLIAM SINCLAIR; Rueil-Malmaison; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un(e) assistant(e) commercial(e) pour soutenir les équipes de direction dans un environnement international. Vous serez responsable de l'assistance administrative, de l'organisation logistique des visites clients et de la coordination des appels d'offres. Ce rôle exige une excellente maîtrise des outils bureautiques et un bon niveau d'anglais pour interagir avec des collaborateurs et clients internationaux. Si vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et passionné(e) par le service client, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez une équipe où votre contribution sera valorisée et où vous pourrez évoluer dans un cadre stimulant.

Qualifications

• Diplôme BTS ou Licence en assistant commercial requis.
• Expérience significative en tant qu'assistant.e commercial.

Responsabilités

• Assurer l'assistanat et le support commercial pour les VP et EVP.
• Organiser logistique des visites clients et événements internes.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Service client

Anglais

Formation

BTS ou Licence en assistant commercial

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

SAP

Description du poste

Au sein de la Business Division Commercial, le rôle de l'assistant(e) commerciale est :

• Assurer l'assistanat et le support commercial nécessaire aux activités de l'Executive Vice President de la Commercial Business Unit, des Vice Presidents de la Commercial Business de la zone EMEA et de la zone APAC dans la plus grande confidentialité.
• Assister les Sales Managers des zones EMEA et APAC.

Vos principales activités seront les suivantes :

Support administratif et logistique

• Assistanat sur l'administratif de l'équipe EVP et VP CIAL (renouvellement passeport, demande de visas, commandes de fournitures etc...) et pour la venue de clients ou de représentants de nos filiales (lettres d'invitation).
• Support logistique pour la BD Cial :
• Organisation logistique des visites clients (réservations hôtels, taxis, organisation cérémonies de signature, buffets etc..).
• Réservations de salles pour réunion, pauses-café, taxi, restaurants.
• Aide à la préparation des séminaires.
• Organisation des événements internes (pots de succès ou remerciements, buffets).
• Collecte et mise en forme de rapport d'activités, veille et suivi des signatures des parafeurs.

Support aux Appels d'offres

• Elaboration des garanties bancaires (formulaire à compléter, réajustement pour les extensions...).
• Collecte des documents administratifs (demande auprès de chaque BP).
• Consolidation des documents (mise en page de la présentation, impression des originaux et copies, tamponnage et initialisation de chaque page).
• Dossier de pré-qualification (remplissage questionnaires, recherche information questions générales, collecte des documents administratifs et financiers).

Ponctuellement

• Coordonner les activités de l'assistant(e) des départements Sales Operations, Global Commercial Excellence et Equipements en fonction de la charge de travail.

Votre profil

Connaissances et Niveau Requis :

Vous êtes Diplômé.e d'un BTS ou Licence (Bac+2 / +3) en assistant commercial ou équivalent, avec une expérience significative en tant qu'assistant.e au sein d'une direction commerciale.

Vous maitrisez des outils de bureautique courants (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie outlook), portails clients et d'un ERP (idéalement SAP).

Vous disposez d'un bon niveau d'anglais pour pouvoir dialoguer avec les collaborateurs étrangers et / ou clients et / ou fournisseurs.

Compétences Associées :

Votre sens de l'organisation et votre rigueur vous permettent de fournir un service de qualité, en respectant les délais et en assurant la confidentialité des informations.

Grâce à votre disponibilité et à votre sens du service, vous êtes en mesure de répondre aux besoins des clients de manière efficace et professionnelle, en vous adaptant aux différentes demandes et en assurant la satisfaction de chacun.

Rémunération : 30-35k