Executive Assistant F/H (CDI)

JR France; Ivry-sur-Seine; Sur place; EUR 55 000 - 70 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Assistant de Direction Juridique pour rejoindre son équipe à Paris. Ce rôle clé implique la gestion proactive des agendas des avocats, le traitement des emails clients, et la coordination de la facturation. Le candidat idéal aura au moins 5 ans d'expérience dans un environnement juridique ou corporate, avec une maîtrise des outils bureautiques et un anglais bilingue. Rejoignez une équipe collaborative où votre attention aux détails et votre sens de l'organisation seront essentiels pour garantir un service de haute qualité.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Sens aigu du détail et compétences organisationnelles.

Responsabilités

• Gérer les agendas des avocats et les priorités avec discernement.
• Organiser des déplacements complexes et gérer les documents.

Connaissances

Gestion d'agenda

Gestion de la facturation

Compétences en communication

Maîtrise des outils bureautiques

Anglais Bilingue

Outils

iManage

InterAction

Intapp Time

Description du poste

Poste : Assistant de Direction Juridique F/H

Notre client, un cabinet d'avocats, recherche son futur Assistant de Direction Juridique F/H.

Dans le cadre de l'ouverture du bureau à Paris, vos missions seront :

1. Gérer proactivement les agendas des avocats, établir les priorités et résoudre les conflits de rendez-vous avec discernement.
2. Gérer les boîtes de réception des avocats et la sienne propre, en veillant à ce que les emails liés aux clients ou aux dossiers soient traités et classés dans iManage en temps opportun.
3. Gérer le processus de facturation en collaboration avec l'équipe Finance.
4. Assurer l'ouverture de nouveaux dossiers clients, effectuer les vérifications de conflits et rédiger/modifier les lettres de mission.
5. Organiser des déplacements complexes et préparer des itinéraires détaillés.
6. Assurer la gestion et la mise à jour des contacts des avocats dans InterAction.
7. Maximiser l'efficacité du classement, en veillant à ce que tous les dossiers clients, qu'ils soient électroniques ou physiques, soient complets et à jour.
8. Gérer le courrier entrant et sortant.
9. Saisir, si nécessaire, les feuilles de temps des avocats dans Intapp Time.
10. Modifier et formater des documents, tableaux et présentations, et effectuer une relecture minutieuse pour garantir une qualité optimale.
11. Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et rapide, prendre et transmettre des messages complets, vérifier régulièrement la messagerie vocale et répondre aux messages si nécessaire.
12. Remplir et soumettre les notes de frais en utilisant les codes de facturation appropriés (frais de déplacement et autres dépenses).
13. Effectuer diverses tâches administratives : dactylographie, photocopies, reliures, numérisation de documents, classement et soumission de rapports hebdomadaires sur le développement commercial.
14. Développer et entretenir des relations professionnelles avec les avocats, les clients et leurs homologues.
15. Anticiper les besoins des clients internes et externes, répondre aux attentes et garantir une qualité de service optimale.
16. Travailler en équipe, encourager un esprit collaboratif au sein du cabinet et partager ses connaissances avec ses collègues.

Profil :

• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire dans un environnement corporate, juridique ou bancaire.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Sens aigu du détail.
• Anglais Bilingue.

Rémunération : 55-70 kEUR selon profil.

Entreprise : Fyte Assistanat & ADV, spécialisée dans le sourcing, l'évaluation et le recrutement en CDI et CDD de talents en assistanat, administration des ventes et office management en France. Nos consultants sont ultra-spécialisés par fonctions et secteurs. Fyte accompagne ses clients dans leurs projets de recrutement avec des outils digitaux innovants.