Executive Assistant C-level (x/f/m)

Doctolib; Levallois-Perret; On-site; EUR 80,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle prise en charge 100%

Congés payés 25 jours

RTT 14 jours/an

Santé mentale et coaching gratuit

Télétravail partiel 2 jours/semaine

Tickets restaurant 8,50€

Programme Doctolib Academy

Aide au déménagement

Job summary

Doctolib recherche un Executive Business Partner pour soutenir le Managing Director FR. Vous anticiperez les besoins, gérerez un agenda complexe et structuré, et assurerez une communication fluide et impactante en interne comme en externe.

Vous serez un véritable partenaire de confiance, capable d’anticiper les priorités, de fluidifier les interactions et de conduire les sujets stratégiques à fort enjeu au sein d’une organisation multi‑équipes en constante évolution.

Qualifications

• Expérience d’au moins 8 ans auprès de leaders senior (C-level, Managing Director) dans des environnements complexes et en forte croissance.
• Capacité à écrire et porter des messages clairs et adaptés à chaque interlocuteur.
• Gestion efficace de multiples interlocuteurs et priorités à tous les niveaux de séniorité.

Responsibilities

• Piloter et optimiser l’agenda et le temps de décision du MD, arbitrer et structurer les priorités.
• Préparer et orchestrer les réunions clés (comités, business reviews, réunions stratégiques) et assurer le suivi des actions.
• Garantir la qualité des supports et des communications du MD, préparer ses interventions internes et externes, et assurer la cohérence du message.
• Renforcer la cohésion de l’équipe et coordonner les sujets transverses, avec animation et suivi jusqu’au bout.

Skills

Gestion du temps

Communication écrite

Coordination multi-stakeholders

Proactivité

Autonomie

IA / utilisation de l'IA

Intelligence émotionnelle

Anglais courant

Job description

Vos missions

Au sein de l'organisation France, vous accompagnerez le Managing Director, responsable du P&L France ainsi que de l'ensemble des équipes Commerciales, Relation Client, Growth, Affaires Publiques et Communication.

En tant qu Executive Business Partner, votre rôle sera clé pour permettre au MD d'accélérer son impact sur le business. Il repose sur trois dimensions :

• Maîtriser son temps et son rythme de décision, pour qu'il puisse se concentrer sur la stratégie go to market, le pilotage du P&L, la gestion people, le management de sa leadership team et l'exécution des priorités business.
• Porter sa représentation, en interne comme en externe : qualité, ton et cohérence de ses prises de parole et des supports qui lui remontent.
• Renforcer la coordination et la cohésion de son équipe, sur l'animation d'équipe et des sujets transverses.

Vous serez un(e) véritable partenaire de confiance, capable d'anticiper les besoins du MD, de structurer les priorités dans un agenda dense et hautement visible, et de fluidifier les interactions au sein d'une organisation complexe, multi-équipes et en constante évolution.

Ce rôle est au cœur de l'organisation Doctolib et offre une exposition directe aux sujets stratégiques et aux décisions les plus impactantes.

Vos responsabilités

Piloter le temps et le rythme de décision du MD

• Piloter et optimiser la gestion de l'agenda (priorisation, arbitrage, construction d'une « time matrix » alignée avec les priorités business)
• Préparer et orchestrer les réunions clés : comités de direction, business reviews, all-hands, points stratégiques avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau
• Assurer le suivi des actions et des next steps issues de ces réunions, et s'assurer que rien ne reste en suspens
• Suivre et actualiser le follow up des sujets partagés avec les membres de son équipe en préparation de ses 1-1 meetings
• Anticiper les sujets critiques, résoudre les problèmes rapidement et apporter de la structure dans des situations à haute vélocité
• Gérer l'ensemble des sujets administratifs (notes de frais, déplacements, outils internes, validations)
• Automatiser cette charge par un usage avancé de l'IA, pour dégager du temps sur les dimensions à plus forte valeur

Porter la représentation et la communication du MD

• Garantir la qualité des documents et supports qui lui sont adressés
• Préparer ses interventions internes et externes : structure, ton, cohérence du message
• Veiller à la qualité et à la constance de sa communication écrite, y compris sa présence publique
• Être le garant du niveau d'exigence sur tout ce qui sort sous son nom

Coordonner et renforcer la cohésion de l'équipe

• Organiser et coordonner les moments d'équipe : team meetings, séminaires, etc.
• Contribuer aux sujets de développement et d'animation de l'équipe
• Prendre en charge la coordination de sujets transverses, en assurant le suivi jusqu'au bout

Les qualités attendues pour ce poste

Avant de poursuivre votre lecture, si vous n'avez pas le profil exact décrit ci-dessous mais que vous pensez que cette description correspond à vos compétences et à vos aspirations, nous vous encourageons tout de même à postuler.

Vous pourrez être notre prochain(e) Executive Business Partner si vous :

• Disposez d'au moins 8 ans d'expérience auprès de leaders senior (C-level, Managing Director) dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance
• Avez un sens aigu du business : vous comprenez les priorités stratégiques, distinguez l'urgent de l'important et savez connecter chaque sujet à l'impact business
• Écrivez remarquablement bien et savez porter la voix de quelqu'un d'autre : vous savez juger si un document est prêt, si un message est clair, si un ton est juste
• Maîtrisez la coordination multi-stakeholders : vous gérez plusieurs interlocuteurs simultanément avec fluidité, professionnalisme et diplomatie, à tous les niveaux de séniorité
• Êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions : vous anticipez les problèmes avant qu'ils surviennent et apportez structure et sérénité dans des situations mouvantes
• Savez avancer en autonomie, aller chercher l'information auprès des bonnes personnes et faire avancer les sujets sans attendre qu'on vous les confie
• Utilisez l'IA au quotidien comme un levier d'efficacité, et savez ce que vous pouvez en attendre comme ce que vous ne pouvez pas
• Faites preuve d'une grande intelligence émotionnelle et adaptez votre communication avec tact, clarté et justesse
• Maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral

Ce serait fantastique si vous aviez aussi :

• Une expérience dans un environnement tech, SaaS ou scale-up orienté business (Sales, Go-to-market, Growth)
• Une expérience de la coordination de projets transverses ou d'initiatives stratégiques (PMO)
• Une appétence pour améliorer les process et structurer des modes de fonctionnement au service de la performance collective

Notre offre

• Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100% par Doctolib pour les employés et leurs enfants
• 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an (hors équipes Customer Care)
• Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care
• 10 jours par an de télétravail à l’étranger possible
• Des tickets restaurant d'une valeur de 8,50€ par jour, dont 4,50€ pris en charge par Doctolib
• Un programme d'intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques)
• Une subvention du comité d’entreprise pour le remboursement d'une partie de l'inscription à un club de sport ou à une activité créative
• Un remboursement à 50 % de l'abonnement aux transports en commun
• Un mois de congé supplémentaire au congé parental légal grâce au programme "Parent Care"
• Pour les salariés en situation de handicap ou proches aidants, un package comprenant une adaptation du télétravail, des jours d'absence autorisée payés pour les rendez-vous médicaux et un soutien psychologique renforcé
• Aide au déménagement en cas de mobilité internationale

Le processus de recrutement

• Premier entretien avec les équipes de recrutement
• Deuxième entretien avec la Manager des équipes Executive Assistant
• Rencontre avec le MD FR/UK
• Cas pratique avec la Manager et une leader de l'équipe Business
• Au minimum deux prises de référence

Détails du poste

• CDI, Temps plein
• Lieu de travail : Levallois-Perret
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : fixe et variable sur objectifs (à définir selon profil)
• Poste éligible au télétravail partiel (2 jours / semaine)

Chez Doctolib, nous sommes convaincus que nous devons améliorer la santé pour tout le monde. Cela se reflète dans notre processus de recrutement. Nous évaluons les candidatures uniquement sur la base des qualifications et de la motivation, sans aucune forme de discrimination.

Plus les idées sont diverses, plus notre produit améliorera véritablement la santé pour tout le monde. Vous pouvez postuler chez Doctolib, quel que soit votre genre, religion, âge, orientation sexuelle, origine ethnique ou handicap.

Afin de garantir l'égalité des chances, nous vous invitons à exclure les informations personnelles (par exemple : photos, âgé) de vos candidatures. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers, merci de nous en informer pour que nous puissions adapter le processus de recrutement. Rejoignez-nous pour construire la santé dont nous rêvons tous !

Toutes les informations fournies sont traitées par Doctolib pour la gestion des candidatures. Pour plus de détails sur le traitement des données, cliquez ici. Veuillez contacter [e-mail] pour toute question ou pour exercer vos droits.