Executive assistant

LINAGORA; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise innovante recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) pour soutenir son Directeur Général dans un environnement dynamique. Ce rôle clé implique la gestion d'un agenda complexe, la coordination des communications internes et externes, ainsi que l'organisation de déplacements professionnels. Le candidat idéal apportera une loyauté et une discrétion absolues, avec une capacité à travailler de manière autonome tout en s'adaptant aux défis quotidiens. Rejoignez une équipe qui valorise l'intelligence émotionnelle et l'excellence opérationnelle, et qui offre une opportunité unique d'avoir un impact significatif sur la réussite de l'entreprise.

Qualifications

• 3 ans d'expérience minimum en tant qu'assistant(e) exécutif(ve).
• Maîtrise de l'anglais et du français (minimum B2).

Responsabilités

• Gérer un agenda complexe et organiser des réunions.
• Assurer une communication fluide entre la direction et les équipes.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion des priorités

Autonomie

Adaptabilité

Discrétion

Formation

Diplôme de niveau Bac +2 minimum

Outils

Outils bureautiques Open Source

Logiciels de gestion

Description du poste

Présentation du poste :

Dans un environnement dynamique et en constante évolution, nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) talentueux(se) et engagé(e) pour assister notre Directeur Général, Michel-Marie Maudet. Vous pouvez découvrir son profil ici : LinkedIn - Michel-Marie Maudet.

Ce poste d'Executive Assistant est une opportunité pour un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui souhaite contribuer de manière significative au bon fonctionnement d'une équipe dirigeante dynamique. Grâce à l'organisation, la proactivité et un sens aigu de la communication, le candidat(e) idéal(e) contribuera au succès de l’équipe tout en développant ses compétences au sein d'un environnement stimulant.

Au côté de notre directeur général, vous occuperez un rôle important. Vous aurez la charge de gérer un agenda complexe qui nécessite une attention particulière et minutieuse, notamment en tenant compte des multiples parties prenantes impliquées.

Véritable partenaire stratégique, vous jouerez un rôle clé dans l’organisation et l’optimisation de ses activités quotidiennes, garantissant ainsi une gestion fluide et efficace de ses opérations. Ce poste représente une opportunité unique d’avoir un impact significatif sur la réussite de l’entreprise, au sein d’un environnement valorisant l’intelligence émotionnelle, la proactivité et l’excellence opérationnelle.

Ce rôle est une invitation à prendre des initiatives et à se projeter dans une organisation à la pointe des technologies, et dans un environnement Open Source.

Présentation des missions :

Le rôle d'Executive Assistant est fondamental pour assurer un soutien efficace à notre Directeur Général et optimiser la gestion quotidienne de ces activités. Ce poste requiert un niveau élevé d’organisation, de discrétion, de communication et une capacité à travailler en étroite collaboration avec divers acteurs internes et externes.

Pour réussir dans ce poste, le candidat(e) sera responsable des missions suivantes :

1. Gestion d’agenda et organisation :
   Gérer un agenda complexe en organisant et coordonnant les réunions, en tenant compte des priorités et disponibilités des parties prenantes ;
   Préparer les dossiers en amont des réunions et assurer le suivi des actions décidées.
2. Communication et coordination interne / externe :
   Rédiger et gérer des courriers, emails et documents officiels en français et en anglais pour garantir une communication fluide et professionnelle ;
   Assurer un rôle d’interface entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes.
3. Organisation des déplacements professionnels :
   Planifier et gérer les voyages (réservations de transport, hébergement, logistique), en optimisant les coûts et en respectant les préférences de voyage.
4. Gestion administrative et contractuelle :
   Assurer le suivi administratif quotidien (traitement des contrats, documents légaux) en garantissant la conformité et la confidentialité ;
   Gérer les notes de frais et assurer un suivi budgétaire simple.
5. Reporting et suivi des activités :
   Concevoir et présenter des rapports hebdomadaires et mensuels sur les activités et projets en cours, incluant des indicateurs clés pour un suivi efficace.
6. Optimisation des processus et outils :
   Identifier et mettre en place des améliorations dans les processus administratifs et chercher à automatiser les tâches répétitives via des outils technologiques (intelligence artificielle, logiciels de gestion).
7. Collaboration proactive et gestion des urgences :
   Travailler en étroite collaboration avec les différents services pour fluidifier les opérations et apporter une réponse rapide et efficace aux imprévus ;
   Coordonner des événements internes et soutenir la gestion de projets transversaux.

Profil recherché :

Nous recherchons une personne d’une loyauté et d’une discrétion absolues, capable de communiquer de façon claire et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais (minimum B2).

Fort(e) de 3 années d’expérience minimum dans un poste similaire, vous allez vous immerger dans notre culture d’entreprise orientée résultats, tout en démontrant un esprit critique et une capacité d'adaptation face aux défis quotidiens.

Vous serez également encouragé(e) à travailler avec nos outils collaboratifs et bureautiques Open Source, et à explorer des solutions d'automatisation, y compris l'intelligence artificielle, afin d'optimiser tous les processus éligibles.

Compétences clés : Organisation, rigueur, gestion des priorités, autonomie, adaptabilité, sens de la confidentialité, maîtrise des outils bureautiques et technologiques.

Le plus : avoir déjà travaillé dans un secteur similaire (ESN, éditeur de logiciel, etc.).

Ce poste stratégique exige un excellent relationnel et une grande capacité à gérer des missions variées avec réactivité et efficacité !