Event Coordinator Assistant – Stage (6 mois) Janvier 2027 (F/H/NB)

SmartRecruiters, Inc.; Paris; Sur place; EUR 6 700 - 10 000; Plein temps

Résumé du poste

Ubisoft recherche un stagiaire Assistant Coordinateur Événementiel pour 6 mois, basé à Saint-Mandé/Montreuil. Vous accompagnerez les collaborateurs dans l’organisation d’événements, participerez à la mise en place des espaces et assurerez le lien avec les pôles Opération, IT, Exploitation et Food sur site.

Vous aurez idéalement une première expérience, un bon esprit d’équipe et un très bon relationnel. Un anglais courant est souhaité pour la coordination multi-sites.

Qualifications

• Expérience ou stage en organisation d’événements recommandés.
• Bon relationnel et travail en équipe.
• Aisance en coordination entre plusieurs pôles et interlocuteurs.

Responsabilités

• Coordination logistique sur les évènements internes (séminaires, sorties, conférences) sur Saint-Mandé et Montreuil.
• Recherche et coordination pour les évènements externes (briefing, réservation, logistique).
• Collecte de feedbacks et data pour reporting.
• Animation et soutien de projets de l’équipe Campus et Workplace.

Connaissances

Coordination logistique

Événementiel

Anglais courant

Formation

Bac+2/3

Description du poste

Event Coordinator Assistant – Stage (6 mois) Janvier 2027 (F/H/NB)

Ubisoft est une référence mondiale du jeu vidéo, avec des équipes réparties aux quatre coins du monde qui créent des expériences de jeu originales et mémorables, de Assassin’s Creed à Rainbow Six en passant par Just Dance et bien d’autres encore. Nous croyons que la diversité des points de vue fait progresser à la fois les joueurs et les équipes. Si vous êtes passionné·e par l’innovation et que vous souhaitez repousser les limites du divertissement, rejoignez notre aventure et aide-nous à créer l’inconnu !

Intégré·e à l’équipe Workplace d’Ubisoft, vos missions seront les suivantes :

Coordination logistique sur les évènements internes

• Accompagner les collaborateur·rices dans l’organisation de leurs évènements (séminaires, sorties de jeux, conférences…) sur nos sites de Saint-Mandé et de Montreuil;
• Participer à la mise en place des espaces;
• Coordonner les actions avec les différents pôles intervenant sur l’organisation d’un évènement sur site (Opération, IT, Exploitation et Food).

Recherche & coordination sur les évènements externes

• Prise de brief en amont avec les organisateur·rices pour identifier et comprendre leurs besoins;
• Identifier les espaces de séminaires/réunions les plus adaptés aux demandes;
• Traiter les demandes de réservation (restaurants, lieux de réunions…);
• Gérer les éventuels imprévus.
• Collecter des feedbacks & de la data en vue de l’élaboration ou de la mise à jour de reportings;
• Gestion de projet événementiels ponctuels (séminaires, journée Take your Dog…);
• Parallèlement à ces missions, vous pourrez être amené·e à intervenir en support de projets de l’équipe tels que la rédaction d’une guideline meetings, d’outils de communications visant à mieux informer les collaborateur·rices sur l’actualité Event (newsletters, …).
• Animation de l’équipe Workplace (40 personnes) : gestion des Afterwork, des Monthly Meeting, des évènements internes à l’équipe, etc.
• Vous disposez idéalement d’une première expérience dans l’événementiel;
• Vous appréciez le travail en équipe et êtes doté·e d’un excellent relationnel ;
• Vous êtes polyvalent·e et appréciez pouvoir collaborer sur plusieurs missions à la fois;
• Vous êtes rigoureux·euse, organisé·e et avez un intérêt marqué pour les problématiques de coordination événementielle ;
• Vous êtes à l’aise pour communiquer en Anglais.

Processus de recrutement

Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies.

Si cet échange est concluant, un entretien en présentiel ou en visio sera par la suite organisé avec votre futur·e tuteur·trice de stage et le/la représentant·e de l’équipe Campus.

Avantages en tant que stagiaire chez Ubisoft

• Gratification de stage selon le niveau d’études
• Carte Titres Restaurant Swile, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 RTT par mois
• Réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels

Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs dans ses équipes.

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge.

Quels sont les engagements sociétaux d’Ubisoft?

Nous cherchons à enrichir la vie des joueurs et joueuses par la création d’expériences de jeu originales et mémorables, et en nous appliquant à toujours améliorer l’impact positif de nos jeux. Afin d’y parvenir, nous créons un environnement de travail plus sûr et inclusif, nous soutenons les communautés dans lesquelles Ubisoft opère par le biais d’initiatives caritatives et nous nous efforçons de réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Impact Sociétal .