Event Coordinator Assistant – Stage (6 mois) Janvier 2027 (F/H/NB)

Ubisoft Entertainment Inc.; Paris; On-site; EUR 6,700 - 10,000; Part time

Benefits offered by this job

Gratification de stage

Titres Restaurant Swile

Remboursement transport

RTT

Réduction billetterie

Accès salle de sport Ubisoft

Job summary

Ubisoft recherche un(e) stagiaire au sein de l’équipe Workplace pour prendre en charge la coordination logistique des évènements internes et externes, ainsi que des projets transverses. Vous accompagnerez les collaborateurs dans l’organisation d’évènements sur Saint-Mandé et Montreuil et contribuerez à la mise en place des espaces et à la communication interne.

Le poste requiert un bon relationnel, de la polyvalence et une appétence pour l’événementiel, avec une aisance en anglais.

Qualifications

• Première expérience dans l’événementiel souhaitée.
• Bon relationnel et travail en équipe.
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs missions.
• Rigueur et organisation.
• Anglais opérationnel.

Responsibilities

• Coordination logistique sur les évènements internes (séminaires, conférences) sur nos sites de Saint-Mandé et Montreuil.
• Mise en place des espaces et coordination avec Opération, IT, Exploitation et Food.
• Recherche et coordination sur les évènements externes (briefs, réservation, imprévus).
• Gestion de projets transverses: reporting, guides et outils de communication.
• Animation de l’équipe Workplace (40 personnes) et organisation d’Afterworks et Monthly Meetings.

Skills

Relationnel

Polyvalence

Rigueur

Anglais

Événementiel

Job description

Description du poste

Intégré·e à l’équipe Workplace d’Ubisoft, vos missions seront les suivantes :

Coordination logistique sur les évènements internes

• Accompagner les collaborateur·rices dans l’organisation de leurs évènements (séminaires, sorties de jeux, conférences…) sur nos sites de Saint-Mandé et de Montreuil ;
• Participer à la mise en place des espaces ;
• Coordonner les actions avec les différents pôles intervenant sur l’organisation d’un évènement sur site (Opération, IT, Exploitation et Food).

Recherche & coordination sur les évènements externes

• Prise de brief en amont avec les organisateur·rices pour identifier et comprendre leurs besoins ;
• Identifier les espaces de séminaires/réunions les plus adaptés aux demandes ;
• Traiter les demandes de réservation (restaurants, lieux de réunions…) ;
• Gérer les éventuels imprévus.

Projets transverses

• Collecter des feedbacks & de la data en vue de l’élaboration ou de la mise à jour de reportings ;
• Gestion de projet événementiels ponctuels (séminaires, journée Take your Dog…) ;
• Parallèlement à ces missions, vous pourrez être amené·e à intervenir en support de projets de l’équipe tels que la rédaction d’une guideline meetings, d’outils de communications visant à mieux informer les collaborateur·rices sur l’actualité Event (newsletters, …).
• Animation de l’équipe Workplace (40 personnes) : gestion des Afterwork, des Monthly Meeting, des évènements internes à l’équipe, etc.

Qualifications

• Vous disposez idéalement d’une première expérience dans l’événementiel ;
• Vous appréciez le travail en équipe et êtes doté·e d’un excellent relationnel ;
• Vous êtes polyvalent·e et appréciez pouvoir collaborer sur plusieurs missions à la fois ;
• Vous êtes rigoureux·euse, organisé·e et avez un intérêt marqué pour les problématiques de coordination événementielle ;
• Vous êtes à l’aise pour communiquer en Anglais.

Informations supplémentaires

Processus de recrutement

Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies.

Si cet échange est concluant, un entretien en présentiel ou en visio sera par la suite organisé avec votre futur·e tuteur·trice de stage et le/la représentant·e de l’équipe Campus.

Avantages en tant que stagiaire chez Ubisoft

• Gratification de stage selon le niveau d’études
• Carte Titres Restaurant Swile, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 RTT par mois
• Réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels

Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs dans ses équipes.

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge.

Boîte à questions Ubisoft

Comment préparer ma candidature chez Ubisoft ?

Dans un premier temps, lisez attentivement la job description afin de mettre en avant vos expériences et vos compétences qui vous semblent pertinentes pour cette opportunité ! Un CV personnalisé et détaillé vous permettra à coup sûr de vous démarquer

Lettre de motivation ou pas ? A choisir, nous préférerons toujours quelques lignes expliquant votre motivation à candidater, plutôt qu’un texte générique copié/collé ! Un encart est d’ailleurs spécifiquement prévu à cet effet lors de votre candidature.

N’hésitez pas à consulter notre article JobTeaser pour plus de conseils !

Je ne connais pas le secteur du jeu vidéo. Ai-je ma place chez Ubisoft ?

Nous comptons dans nos rangs de nombreux profils qui ne sont pas des férus de jeux vidéo. Chez Ubisoft, nous cherchons à nous entourer de personnes passionnées, que ce soit par leurs spécialités, leurs métiers ou par le divertissement en général.

A quoi m’attendre lors d’un stage ou d’une alternance chez Ubisoft ?

Dès vos premiers jours, vous bénéficierez d’une Welcome Session vous présentant Ubisoft, son organisation et votre environnement de travail pour les prochains mois. Votre tuteur·rice et votre équipe vous accompagneront au quotidien, dans les premières semaines comme tout au long de votre expérience !

Une fois autonome, vos missions seront responsabilisantes et variées, peu importe le type de contrat. Travailler chez Ubisoft signifie travailler sur de vrais projets à mener au jour le jour.

Un groupe Teams dédié vous permettra par ailleurs d’échanger avec les autres stagiaires et alternant·es.

Quels sont les engagements sociétaux d’Ubisoft ?

Nous cherchons à enrichir la vie des joueurs et joueuses par la création d’expériences de jeu originales et mémorables, et en nous appliquant à toujours améliorer l’impact positif de nos jeux. Afin d’y parvenir, nous créons un environnement de travail plus sûr et inclusif, nous soutenons les communautés dans lesquelles Ubisoft opère par le biais d’initiatives caritatives et nous nous efforçons de réduire l’impact environnemental de vos activités. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Impact Sociétal.

Je suis en situation de handicap, comment postuler ?

Toutes nos équipes recrutement ont été sensibilisées aux sujets du handicap. Vous pouvez donc postuler normalement via notre plateforme SmartRecruiters en joignant votre CV et lettre de motivation. Si vous avez besoin d'une adaptation du processus de recrutement, notamment lorsque celui-ci implique des entretiens vidéo, précisez-le lors de votre candidature et/ou contactez l’équipe Mission Handicap par mail ( [e-mail] ).

Description de l'entreprise

Ubisoft est une référence mondiale du jeu vidéo, avec des équipes réparties aux quatre coins du monde qui créent des expériences de jeu originales et mémorables, de Assassin’s Creed à Rainbow Six en passant par Just Dance et bien d’autres encore. Nous croyons que la diversité des points de vue fait progresser à la fois les joueurs et les équipes. Si vous êtes passionné·e par l’innovation et que vous souhaitez repousser les limites du divertissement, rejoignez notre aventure et aidez-nous à créer l’inconnu !