ENCADRANT DES SECRETARIATS MEDICAUX - H/F

FHF; Bordeaux; Sur place; EUR 45 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Le CHU de Bordeaux recherche un chef de secrétariats médicaux pour planifier, organiser et piloter l'activité de plusieurs secrétariats médicaux au sein d'une équipe de 10 coordinateurs.

Rattaché à la Direction des Ressources Humaines, vous encadrez des assistants médico-administratifs et assurez le suivi des plannings, des outils et des projets qualité. Vous garantissez la qualité des prestations et l'optimisation du parcours patient.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 à Bac+5 en gestion, management, administration, santé.
• Expérience confirmée en management d'équipe et gestion de projets.
• Connaissance du métier de secrétaire médical(e).
• Maîtrise de l'organisation du système de santé hospitalier et des outils bureautiques/logiciels métiers.
• Conduite de projet et conduite du changement.
• Concevoir, formaliser et adapter des procédures relatives à son domaine.
• Construire et utiliser des outils de pilotage.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations.
• Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation.

Responsabilités

• Management et animation d'équipe des secrétaires médicaux.
• Suivi des organisations, plannings et moyens du service.
• Gestion, évaluations et développement des agents.
• Analyse des indicateurs d'activité et actions d'amélioration.
• Participation aux comités qualité et groupes de travail.

Connaissances

Leadership

Gestion de projets

Management d'équipe

Organisation

Gestion du temps

Communication

Conduite du changement

Formation

Diplôme Bac+2 à Bac+5 en gestion, management, administration, santé

Description du poste

Descriptif du poste :Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies Missions générales :Rattaché(é) à la Direction des Ressources Humaine, l'encadrant des secrétariats médicaux a pour mission de planifier, organiser et piloter l'activité des secrétariats médicaux, en animant une équipe de professionnels et en garantissant la qualité de la prise en charge.Il encadre les assistants médico-administratifs et les adjoints administratifs affectés à un pôle, en assurant le suivi des organisations, des plannings et des moyens nécessaires au bon fonctionnement du service.Il est garant de la qualité du service rendu et de l'optimisation du parcours patient.Son périmètre d'intervention peut être multisite, notamment sur les sites de Pellegrin, Haut-Lévêque et Xavier Arnozan, Saint-André et Lormont.Il s'inscrit dans une équipe de 10 coordinateurs, placée sous la responsabilité de la Responsable de la Coordination des secrétariats médicaux.Il est également appuyé par des secrétaires médicales référentes pour la gestion du temps, l'organisation et le suivi des projets liés aux activités du secrétariat médical.Principales activités Management des ressources humaines :Management et animation d'équipe :Encadrer, motiver et fédérer les secrétaires médicales.Analyse et gestion du Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés Recrutement et sourcing Accueil des nouveaux arrivants/stagiaires Gestion des demandes de paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité Gestion des plannings et du temps de travail en collaboration avec les référentes Gestion, Évaluations et Développement des agents Accompagnement des carrières Assurer une veille documentaire Transmission des informations Management de la qualité :Suivi des indicateurs d'activité et de performance des secrétariats/mise en place d'actions d'amélioration si nécessaire Analyse des modes de fonctionnement par secteur, diffusion des bonnes pratiques et accompagnement à leur mise en uvre Participation aux comités et groupes de travail qualité Contrôle et suivi de la qualité des prestations Management des organisations :Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité Organisation , suivi des organisations et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements Mise en uvre des politiques institutionnelles, accompagnement à la conduite de changement Mission(s) spécifique(s) Participation au Centre de Formation (CFAMA) du CHU de Bordeaux Profil recherché :Formation :Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+5 en gestion, management, administration, santé ou d'une solide expertise terrain.Expérience :Une expérience confirmée en management d'équipe et gestion de projets est fortement souhaitée pour réussir dans ces fonctions.Connaissance du métier de secrétaire médical(e).Compétences techniques :Maîtrise de l'organisation du système de santé hospitalier (différent d'une structure sanitaire de ville ou médico-social), de la réglementation du dossier patient et des outils bureautiques/logiciels métiers.Expertise en conduite de projet et conduite du changement.Concevoir, formaliser et adapter des procédures relatives à son domaine de compétence.Construire et utiliser des outils de pilotage.Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations.Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer lesressources pour leur réalisation.Savoir-être :Vous faites preuve de leadership, d'autonomie et d'un sens aigu de l'organisation.Votre diplomatie et votre esprit d'équipe vous permettent de naviguer avec aisance entre les différents acteurs hospitaliers.Être force de proposition et synthétique.

Type de contrat CDI
Contrat travail

Expérience

• Expérience exigée Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Hôtels et hébergement similaire