Encadrant administratif h/f à l'EHPAD d'Ambilly

Nous Recrutons; Contamine-sur-Arve; Sur place; EUR 26 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mobilité interne

Amicale du personnel

Conciergerie

CGOS

Primes d’intéressement

Forfait mobilité durable

Santé au travail

Compte Epargne Temps

Résumé du poste

Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) recherche un administrateur EHPAD pour assurer la gestion administrative, la facturation et le suivi des contentieux des résidents. Poste en CDI, avec collaboration étroite avec l’équipe soignante et les familles.

Le poste propose le télétravail ponctuel (1 journée par mois) et exige une connaissance des outils informatiques et des réglementations EHPAD.

Qualifications

• Connaissance et maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, lotus notes, logiciels de facturation).
• Prise de notes et sens de l’accueil dans l’accueil des résidents et familles.
• Connaissance de la réglementation des EHPAD et du temps de travail.
• Discrétion professionnelle et organisation.
• Esprit d’équipe et initiative dans le cadre hospitalier.

Responsabilités

• Gérer l’administration de l’EHPAD et du CVS et la facturation des séjours.
• Gérer l’absentéisme du personnel en l’absence du cadre de santé.
• Gérer l’admission des résidents et les échanges avec la direction et le médecin.
• Suivre les contentieux et les relances de paiement en coordination avec la trésorerie et l’Efficience.
• Maintenir les dossiers des résidents et coordonner les réunions CVS.
• Maintenir les fournitures et le matériel de bureau et assurer l’archivage des dossiers.

Connaissances

Prise de notes

Sens de l’accueil

Discrétion professionnelle

Esprit d’initiative

Esprit d’équipe

Sens de l’organisation

Rigueur dans le travail

Outils

Word

Excel

Lotus Notes

Logiciel de facturation

Clepsydre

Gesform

Easily/PSI

Description du poste

A propos de nous

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique.

Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d’activité tous secteurs confondus de 25%. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.

Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.

Votre mission, si vous l’acceptez

MISSIONS PRINCIPALES

Assurer la gestion administrative de l’EHPAD et du Conseil de la Vie Sociale, traiter et organiser l’ensemble des informations administratives, les relations internes et externes, assurer la facturation des séjours des résidents et la gestion des contentieux liés aux impayés.

En l’absence du cadre de santé, gérer l’absentéisme du personnel de l’EHPAD.

Activités principales:

• Participer à la dynamique de la procédure d’admission des nouveaux résidents en lien avec la Direction, l’IDEC et le médecin

• Gérer la facturation des séjours des résidents et mettre en place des mesures afin de limiter le contentieux : prélèvement automatique, surveillance mensuelle et alerte des impayés, traçabilité des relances en lien avec la Trésorerie, la Direction de l’Efficience et Economique, et la Direction déléguée de l’EHPAD

• Gérer les dossiers individuels des résidents

• Gérer l’instance du CVS en lien avec la Direction : élections, compte rendu, envoi convocation, tableau de suivi des affaires en cours

• Gérer l’équipe de bio nettoyage en collaboration avec le cadre de santé : suivi et contrôle de la prestation réalisée en lien avec le prestataire extérieur

• Participer à la mise en œuvre des objectifs du projet d’établissement et de la démarche qualité dans le cadre de son périmètre

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers

• Gère les fournitures de la structure et les matériels de bureau

• Distribuer le pécule aux résidents

Activités ponctuelles:

• Gérer l’absentéisme du personnel en l’absence du cadre de santé et les problématiques et divers imprévus (problèmes de stock, livraisons, …)

• Participer aux réunions trimestrielles des responsables administratifs organisées par la Direction du pôle de gériatrie afin d’améliorer les pratiques

• En l’absence de ses collègues encadrants administratifs des autres sites, gérer les dossiers administratifs (admission préparée) via l’accès à distance

EQUIPE, ENVIRONNEMENT

La résidence d’Ambilly est composée de 65 lits ouverts pour une capacité autorisée de 85 lits.

Vous travaillerez en lien avec l’équipe soignante, les résidents et leurs familles

CONDITIONS PARTICULIERES DE TRAVAIL

CDI, mutation ou détachement (grade d’Adjoint des cadres hospitaliers)

Poste accessible aux contractuels et titulaires

37h30 hebdomadaire, 25 CA, 15 RTT et 2 congés hors saison

Site de travail : EHPAD d’Ambilly

Télétravail : Possibilité de solliciter une journée de télétravail par mois pour gérer la facturation.

Prise de poste souhaitée: 16 novembre 2026

AVANTAGES

# Politique de mobilité interne et de formation

# Amicale du personnel, conciergerie, CGOS

# Primes d’intéressement aux projets collectifs

# Forfait mobilité durable

# Service interne de santé au travail

# Compte Epargne Temps

Le profil idéal

Connaissances, compétences et aptitudes requises :

• Connaissance et maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, lotus notes, logiciel de gestion de facturation, Clepsydre, Gesform, Easily/PSI)

• Prise de notes

• Connaissances de la réglementation relative aux EHPAD

• Connaissance de la réglementation du temps de travail

• Sens de l’accueil

• Discrétion professionnelle

• Esprit d’initiative

• Esprit d’équipe et de collaboration

• Sens de l’organisation et rigueur dans le travail

Salaire : De 2318 à 2350 € (Euros) par mois

Expérience : Tous niveaux d’expérience