EMPLOYE(E) BACK OFFICE

S&You est un cabinet de recrutement faisant partie du groupe RH français Synergie. Nous sommes spécialisés dans la sélection et la recherche par approche directe de profils cadres ou expérimentés.

Nous sommes à la recherche d'un(e) employé(e) Back office.

1. Responsabilités

1. Assiste administrativement les équipes commerciale et exécution.
2. Assure la centralisation et le suivi des documents de chantier.

2. Finalités

1. En tant que chargé(e) administratif(ive), l’employé(e) Back Office assure la coordination des approvisionnements fournisseurs afin que les ressources en matériaux soient bien disponibles dans les délais souhaités.
2. En tant que chargé(e) administratif(ive), l’employé(e) B. O. assure la centralisation des données de tout chantier de A à Z, et permet la documentation de l’évolution du projet.
3. En tant que chargé(e) administratif(ive), l’employé(e) B.O. supporte la création de documents qui jalonnent la relation commerciale avec les clients de la société afin de sécuriser nos transactions commerciales (de l’offre au paiement).
4. En tant que chargé(e) administratif(ive), l’employé(e) B.O. supporte la création de documents qui jalonnent la relation entre la société, donneur d’ordre et les sous-traitants afin de sécuriser les ressources nécessaires à l’exécution des travaux dans des conditions établies.
5. En tant que chargé(e) administratif(ive), l’employé(e) B. O. contrôle les ressources matérielles stockées au bureau de perlé.

3. Tâches spécifiques

1. Lance les demandes d’offres chez les fournisseurs:
   • Prépare un comparatif des offres à partager auprès de l’ensemble des équipes commerciale et exécution.
   • Traite informatiquement les commandes d’achats.
   • Contrôle le bon suivi des livraisons des fournisseurs en relation avec les différents chantiers.
2. Prépare des dossiers chantiers (commande acier et transport):
   • Crée les documents de base des états d’avancement pour les PMs.
   • Classe tous les documents dans les onglets adhoc des classeurs chantier.
3. Prépare des dossiers d’offres et courriers aux clients:
   • Génère les factures clients.
   • Relance les paiements clients.
4. Prépare les courriers et contrats des sous-traitants:
   • Suis avec les PMs les états d’avancement des sous-traitants.
   • Crée des plateformes d’échange sous-traitants via Google Drive, suis et sauvegarde ceux-ci.
5. En collaboration avec les PMs, gère et fait l’inventaire du parc machines et ses consommables.

4. Compétences

1. Est formé(e) à gestion administrative et dispose d’une rigueur organisationnelle.
2. Maîtrise la suite Office et les autres outils informatiques de gestion.
3. Connait les procédures internes à l’organisation et celles entourant les chantiers.
4. Travaille avec méthode, collabore et communique avec tous les membres de l’équipe.

5. Indicateurs de compétences

1. Garantir la fluidité et l’efficacité dans la génération des documents commerciaux.
2. Tenir à jour des dossiers de chantier.
3. Garantir le respect des règles internes et celles du département exécution.
4. Prendre un rôle central dans les équipes exécution et sales.

L’employé(e) Back Office fonctionne sous la supervision des responsables des équipes commerciale et exécution.